Zoho Recruitの内蔵テレフォニーの設定

Zoho Recruitの内蔵テレフォニーの設定

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Zoho Recruitの組み込み電話連携はTwilioを通じて提供される通信インフラを利用しており、採用担当者は外部の電話連携ベンダーに依存せず、Recruitから直接通話を発信／受信できます。
このガイドでは、実際の利用シナリオに沿って設定方法を説明します。組み込み電話連携の設定方法だけでなく、各手順が重要な理由も理解できます。

利用条件

対象

エディション

人材紹介会社向けおよび企業人事向け

プラン

エンタープライズ（Zoho OneおよびPeople Plusを含む）

タブ

候補者、連絡先、クライアント

権限

この機能を設定できるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。

組み込み電話連携の設定

シナリオ：ジルカー株式会社が組み込み電話連携を設定する方法

ジルカー株式会社は、候補者を定期的に採用している成長中のソフトウェア企業です。ジルカーの採用担当者は、選考のための通話、面接日程の調整、フォローアップのために候補者へ連絡する作業に多くの時間を費やしています。
コミュニケーションを簡素化し、すべての通話アクティビティをZoho Recruit内に記録するため、ジルカーの人事管理者は組み込み電話連携を有効にすることにしました。目的は次のとおりです。
  1. 採用担当者がRecruit内から通話を発信／受信できるようにする
  2. どのユーザーがどの番号から発信できるかを管理する
  3. 着信が適切な採用担当者に転送されるようにする。
これを実現するため、管理者は5つのステップで設定を進めます

ステップ1：組み込み電話連携の設定

  1. ［設定］→［電話連携］→［PhoneBridge］に移動します
  2. ［どのように進めますか？］ページで、［組み込み電話連携］の下にある［今すぐ設定］をクリックします

ステップ2：電話番号の購入

ジルカーの次のステップは、採用担当者が候補者への連絡に使用できる業務用の電話番号を購入することです。
番号を購入する際、管理者は次の項目を選択する必要があります。
  1. 国
  2. 番号の種類（市内番号、携帯電話、またはフリーダイヤル）
  3. 地域または住所（利用可否と規制に基づく）
これらの選択内容によって、電話番号の利用可否と費用が決まります。

ジルカーで番号を購入するには

  1. ［はじめに］ページで、［番号の購入］をクリックします
  2. ［番号の購入］ポップアップで、次の操作を行います。
    国を選択します
    番号の種類（市内番号、携帯電話、またはフリーダイヤル）を選択します。注意：選択した国では、すべてのオプションを利用できるとは限りません。
  3. 求められた場合は、地域を選択するか住所を入力します
  4. 利用可能な電話番号の一覧から番号を選択し、［次へ］をクリックします。
  5. 購入の概要を確認し、［続ける］をクリックします
  6. 確認ポップアップで、［電話番号を購入する］をクリックします
Notes
メモ：
電話番号の価格の目安については、組み込み電話連携の音声通話料金を参照してください。
購入が完了すると、その番号をZoho Recruitで利用できるようになります。
電話番号にカーソルを合わせ、［その他のオプション］[]をクリックします。次のオプションが表示されます。
  1. 説明の追加／修正
  2. 既存の通話フローに関連付ける
  3. 新しい通話フローに関連付ける
  4. 電話番号の削除

ステップ3：採用担当者の電話連携ユーザーとしての追加および発信者IDの割り当て

次に、ジルカーの管理者は、購入した番号を使用して通話を発信／受信する必要がある採用担当者を追加します。

この手順では、次の内容を設定できます。

  • 発信通話を行えるユーザー

  • 各ユーザーが利用できる発信者ID

  • 通話を録音するかどうか

電話番号に関連付けられるユーザー数に上限はありません。

Notes
メモ：
ジルカーが発信通話時に実際の電話番号を表示したくない場合、管理者はカスタム発信者IDを有効にできます。これにより、折り返し電話は個々の採用担当者ではなく、専用のサポート用電話番号に転送されます。

ジルカーで電話連携ユーザーを追加するには

  1. ［電話連携ユーザー］タブに移動します

  2. ［ユーザーの追加］をクリックします

  3. ［電話連携ユーザーの作成］ポップアップで設定します。

    • Recruitのユーザーを選択します

    • （オプション）電話連携グループを割り当てます

    • 必要に応じて、［発信を許可］を有効にします

    • 通話の録音が必要な場合は、［発信通話を録音］を有効にします

    • ユーザーが使用できる［発信者ID］を選択します

    • （オプション）［カスタム発信者IDを許可］を有効にします

  1. ［保存］をクリックします

ジルカーの他の採用担当者を追加するには、管理者がこれらの手順を繰り返します。

発信者IDの割り当て

電話連携ユーザーを追加した後、管理者は発信者IDを割り当てます。発信者IDにより、採用担当者が発信したときに候補者やクライアントに表示される電話番号が決まります。

この手順により、ジルカーは次のことができます。

  • 発信時の電話番号の表示設定を管理する

  • 折り返し電話が適切なチームまたは番号につながるようにする

  • 発信者情報の一貫性を維持する

ジルカーでの発信者IDの割り当て方法

  1. Zoho Recruitの画面下部にある［電話］オプションをクリックします
  2. ［設定］を選択します
  3. ［+ 新しい発信者ID］をクリックします
  4. 国コードを含む電話番号を入力します
  5. ［認証］をクリックします
  6. 自動音声の通話に応答し、6桁の認証コードを入力します

ステップ4：着信用の通話フローの作成

ユーザーの準備ができたら、ジルカーは着信の処理方法を決定する必要があります。
候補者またはクライアントがジルカーの電話番号に電話をかけると、通話は関連付けられた通話フローに基づいてルーティングされます。通話フローにより、次のことができます。
  1. 保留時間を最小限に抑える
  2. 通話を適切な採用担当者またはチームに振り分ける
  3. アナウンスまたはIVRメニューを再生する
  4. 採用担当者が対応中の場合に通話をキューに入れる

ジルカーでの通話フローの作成方法  

  1. ［通話フロー］タブを開きます

  2. ［通話フローの作成］をクリックします

  3. 通話フローの［名前］と［説明］を入力します

  4. フローに関連付ける［電話番号］を選択します

  5. ［次へ］をクリックします

  6. 通話フロービルダーで、次の操作を行います。

    • 左のパネルから必要な状態をドラッグ＆ドロップします

    • 必要に応じて各状態を設定します

    • 状態を接続して通話経路を定義します

  1. ［公開］をクリックします

公開されると、通話フローは関連付けられた電話番号に対して有効になります。

ステップ5：Zoho Recruitからの通話の開始  

電話番号の購入、採用担当者の追加、通話フローの設定が完了すると、ジルカー向けの組み込み電話連携の設定はすべて完了です。

採用担当者は次のことができます。

  • 候補者およびクライアントのデータから直接発信する

  • 設定済みの通話フローに基づいて着信を受ける

  • Recruitに通話を自動で記録する

  • 通話の録音と通話履歴にアクセスする

すべての電話連携の活動はZoho Recruit内に保持されるため、ジルカーは採用担当者と候補者のコミュニケーションを完全に把握できます。