Zoho Recruitの組み込み電話機能の設定

Zoho Recruitの組み込み電話機能の設定

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Zoho Recruit の組み込み電話機能は Twilio の通信インフラを利用しており、リクルーターは外部の電話プロバイダーに依存せずに、Recruit から直接発信・着信できます。
このガイドでは、実際のシナリオを用いて設定方法を説明します。組み込み電話機能の設定手順だけでなく、それぞれの手順がなぜ重要なのかも理解できます。

 提供状況

対象

エディション

Staffing Agency および Corporate HR

プラン

エンタープライズ（Zoho One および People Plus を含む）

タブ

候補者、連絡先、クライアント

権限

この機能を設定できるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。

組み込み電話機能の設定

シナリオ: Zylker 社が組み込み電話機能を設定する方法

Zylker 社は成長中のソフトウェア企業で、日常的に多くの候補者を採用しています。Zylker のリクルーターは、スクリーニング通話、面接調整、フォローアップのために、候補者への連絡に多くの時間を費やしています。
コミュニケーションを簡素化し、すべての通話アクティビティを Zoho Recruit 内で完結させるため、Zylker の人事管理者は組み込み電話機能を有効化することにしました。目的は次のとおりです。
  1. リクルーターが Recruit 内から通話の発信・着信を行えるようにする
  2. どのユーザーがどの番号から発信できるかを制御する
  3. 着信通話が適切なリクルーターにルーティングされるようにする
これを実現するために、管理者は 5 つのステップからなる設定プロセスを実行します。

手順 1: 組み込み電話機能を有効にする

  1. ［設定］>［Telephony］>［PhoneBridge］に移動します。
  2. ［How 次をご希望ですか？ 続ける?］ページで、［組み込み電話機能］の［今すぐ設定］をクリックします。

手順 2: 電話番号を購入する

次に、Zylker はリクルーターが候補者への連絡に使用できる会社用の電話番号を購入します。
番号を購入する際、管理者は次の項目を選択する必要があります。
  1. 国
  2. 番号の種類（市外局番、モバイル、またはフリーダイヤル）
  3. 地域または住所（利用可能状況や規制に基づく）
これらの選択内容により、その電話番号の利用可否と料金が決まります。

Zylker が番号を購入する方法

  1. ［はじめに］ページで、［番号を購入］をクリックします。
  2. ［番号を購入］ポップアップで:
    国を選択します。
    番号の種類（市外局番、モバイル、またはフリーダイヤル）を選択します。選択した国によっては、すべてのオプションが利用できない場合があります。
  3. 案内に従って、地域を選択するか住所を入力します。
  4. ［利用可能な電話番号］リストから番号を選択し、［次へ］をクリックします。
  5. 購入内容を確認し、［続行］をクリックします。
  6. 確認ポップアップで［電話番号を購入］をクリックします。
Notes
メモ:
電話番号のおおよその料金については、「Built-in Telephony Voice Pricing」を参照してください。
購入が完了すると、その番号は Zoho Recruit で使用可能になります。
電話番号の上にカーソルを合わせ、［その他の設定］[] をクリックします。次の設定が表示されます。
  1. 説明を追加/変更
  2. 既存の通話フローに関連付け
  3. 新しい通話フローに関連付け
  4. 電話番号を削除

手順 3: リクルーターをテレフォニーユーザーとして追加し、発信者 ID を割り当てる  

次に、Zylker の管理者は、購入した番号を使って通話の発信・着信を行う必要があるリクルーターを追加します。

この手順で次の点を決定します。

  • 誰が外線発信を行えるか

  • 各ユーザーに利用可能な発信者 ID

  • 通話を録音するかどうか

1 つの電話番号に関連付けられるユーザー数に制限はありません。

Notes
メモ:
Zylker が外線発信時に実際の電話番号を表示したくない場合、管理者はカスタム発信者 ID を有効にできます。これにより、折り返し電話が個々のリクルーターではなく、専用のサポート番号に転送されるようになります。

Zylker がテレフォニーユーザーを追加する方法

  1. ［Telephony ユーザー］タブに移動します。

  2. ［ユーザーを追加］をクリックします。

  3. ［Telephony ユーザーの作成］ポップアップで次を行います。

    • Recruit のユーザーを選択します。

    • （任意）Telephony グループを割り当てます。

    • 必要に応じて、外線発信を許可を有効にします。

    • 通話録音が必要な場合は、通話録音を有効にするをオンにします。

    • ユーザーに利用させる発信者 IDを選択します。

    • （任意）カスタム発信者 ID を許可を有効にします。

  1. ［保存］をクリックします。

管理者は、他の Zylker のリクルーターについても同じ手順を繰り返して追加します。

発信者 ID の割り当て

テレフォニーユーザーを追加した後、管理者は発信者 ID を割り当てます。発信者 ID によって、リクルーターが外線発信を行った際に、候補者やクライアントに表示される電話番号が決まります。

この手順により、Zylker は次のことを実現できます。

  • 発信時の発信者番号表示を管理する

  • 折り返し電話が適切なチームまたは番号に届くようにする

  • 一貫した発信者情報を維持する

Zylker による発信者番号の割り当て方法

  1. Zoho Recruit 画面下部の「電話番号」オプションをクリックします
  2. ［各種設定］を選択します
  3. ［+ 新規発信者番号］をクリックします
  4. 国コードを含めて電話番号を入力します
  5. ［認証する］をクリックします
  6. 自動音声の電話に応答し、6 桁の認証コードを入力します

手順 4: 着信通話用のコールフローを作成する

ユーザーの設定が完了したら、次に Zylker は着信通話をどのように処理するかを決める必要があります。
候補者や顧客が Zylker の電話番号に発信すると、その通話は関連付けられたコールフローに基づいてルーティングされます。コールフローにより、次のことが可能になります。
  1. 保留時間を最小限に抑える
  2. 通話を適切なリクルーターまたはチームにルーティングする
  3. アナウンスや IVR メニューを再生する
  4. リクルーターが対応中の場合に通話をキューに入れる

Zylker によるコールフローの作成方法  

  1. ［コールフロー］タブを開きます

  2. ［コールフローを作成］をクリックします

  3. コールフローの名前と説明を入力します

  4. フローに対して関連付ける電話番号を選択します

  5. ［次へ］をクリックします

  6. コールフロービルダーで次の操作を行います。

    • 左側のパネルから必要なステップをドラッグ＆ドロップします

    • 各ステップを必要に応じて設定します

    • ステップ同士を接続して通話の経路を定義します

  1. ［公開］をクリックします

公開されると、そのコールフローは関連付けられた電話番号に対して有効になります。

手順 5: Zoho Recruit からの通話を開始する  

電話番号の購入、リクルーターの追加、コールフローの設定が完了すると、Zylker の組み込み電話機能の設定は完了です。

リクルーターは次のことができます。

  • 候補者や顧客のデータから直接発信する

  • 設定済みのコールフローに基づいて着信通話を受ける

  • 通話を Recruit に自動で記録する

  • 通話録音や通話履歴にアクセスする

すべての電話関連の操作は Zoho Recruit 内で完結するため、Zylker はリクルーターと候補者のコミュニケーションを完全に把握できます。