RecruitとのWhatsApp統合

RecruitとのWhatsApp統合

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WhatsAppは最も広く使用されているテキストメッセージングアプリケーションの一つであり、高速かつ手軽なメッセージングサービスにより、ビジネスの間で非常に高い人気を誇っています。WhatsAppとZoho Recruitの連携により、採用プロセスに新たな利便性と効率性がもたらされます。

WhatsAppの高い普及率と直接的なコミュニケーション機能を活用することで、採用担当者は候補者と直接かつ即時に外部連携を図ることができます。この連携により、採用担当者は候補者とリアルタイムでやりとりし、最新情報の共有、面接のスケジュール調整、問い合わせへの回答などを、馴染みのあるWhatsAppインターフェイス上ですべて行うことが可能です。

利用可能範囲

必要な権限:本連携を有効にできるのは管理者権限を持つユーザーのみです。また、表示/返信権限を持つユーザーはMessagesタブを管理できます。
必要なエディション:プロフェッショナルおよびエンタープライズプランのStaffing Agency版とCorporate HR版、いずれのZoho Recruitにも対応しています。

事前準備

WhatsAppをZoho Recruitと連携するには、以下が必要です。
  1. Facebook法人マネージャーアカウント
  2. 認証済みの法人
  3. WhatsApp法人アカウント
  4. WhatsApp法人APIを利用するための登録済み電話番号
    電話番号は    こちらに記載の要件を満たしている必要があります。

WhatsAppアカウントをRecruitと接続するには？

採用担当者がRecruitアカウントから候補者や連絡先とインスタントメッセージでやりとりし、そのやりとりのデータを管理できるよう、Zoho RecruitはWhatsAppとのシームレスな連携を提供しています。

WhatsApp法人をZoho Recruitと連携する手順：
  1. 画面左メニューから設定 > Telephony > Instant Messagingへ進みます。
  2. 詳細 > 連携するをクリックします。
  3. 表示されたポップアップで開始するをクリックします。
  4. Meta法人アカウントの認証情報でログインします。
  5. 権限を確定するには続けるをクリックします。
  6. Meta 法人アカウントを選択し、事業情報を入力します。完了したら次をクリックしてください。
  7. アカウントと権限を選択します。次をクリックします。
  8. 完了するをクリックして続行します。
  9. 「設定する WhatsApp 法人 権限 in Recruit」のポップアップで：
    1. 権限のニックネームを入力します。
    2. 電話番号を選択して権限に関連付けます。
      WhatsApp 法人 Manager 権限にリンクされ、      事前準備セクションで記載された条件を満たす電話番号がここに表示されます。
    3. 完了したら次をクリックしてください。
  10. アカウント各種設定のポップアップで：
    1. 不明な送信者を候補者または連絡先として追加するか選択します。
    2. 受信者をユーザー、グループ、またはロールに割り当て、該当するユーザー・グループ・ロールを選択します。
  11. 保存をクリックして設定を完了します。
メモ:
  1. 法人の認証が完了すると、WhatsApp サービス規約およびWhatsApp コマース 規定への準拠が審査されます。
  2. すでに他のプラットフォームにリンクされているWhatsApp 電話番号は使用できません。使用したい場合は、まずそのプラットフォームから削除する必要があります。

WhatsApp連携を無効化するには

WhatsApp連携を無効化する手順:
  1. 設定 > Telephony > Instant Messagingへ移動します。
  2. WhatsApp 法人連携セクションで無効化ボタンをクリックします。
  3. 確認のポップアップではい, 削除をクリックして連携を無効化します。

インスタントメッセージの活用

候補者/連絡先との会話開始

Zoho Recruitでは、採用担当者が候補者とリアルタイムでやり取りし、求人情報の説明や面接のスケジュール調整、問い合わせへの即時対応が可能です。直感的なインターフェースにより、スムーズに会話を開始でき、採用担当者が手間なく有意義な外部連携を築くことができます。

候補者（または）連絡先とWhatsAppチャットを開始する手順:
  1. 候補者（または）連絡先のデータ詳細ページへ移動し、モバイル項目に表示されているWhatsAppアイコンをクリックします。
  2. Messagesタブが新しいブラウザタブで表示されます。
  3. メッセージウィンドウでテンプレートを選択をクリックし、WhatsApp承認済みテンプレートを選択してチャットを開始します。
  4. テンプレートを選択すると、テキストボックスに表示され、すべてのマージ項目には候補者/連絡先データから詳細が自動入力されます。内容を確認し、送信するをクリックします。

  5. メッセージは即時に候補者へ送信されます。

  6. 返信を受信した場合、カスタムテンプレートを利用して会話を継続できます。ただし、これは初回メッセージ送信から24時間以内のみ可能です。
返信なしで会話を継続する

WhatsApp 承認済み テンプレート メッセージを使用して、前回のチャットが期限切れ（最初のメッセージから24時間後）になった後に新しいチャットを開始できます。

自動化された WhatsApp メッセージ

Zoho Recruit のワークフルールールを利用すると、特定のトリガーや条件に基づき会話を自動的に開始できます。この方法により、時間を節約できるだけでなく、候補者や連絡先とのタイムリーなコミュニケーションも確保できます。パーソナライズされたメッセージの送信、重要な更新の共有、フォローアップの実施など、ワークフルールールを活用することで、手動操作なしで円滑に会話を始めることができ、エンゲージメントが向上します。

WhatsApp 通知をワークフロー操作として設定する方法：
  1. 「設定 > 自動化 > ワークフロー ルール」に移動し、ルール作成をクリックします。
  2. WHEN（ルールを実行するタイミング）を選択します（例：データ操作 - 作成時）。さらに、WHICH データ（ルールを適用するデータ）を選択します（例：すべてのデータ）。
  3. 定義した条件を満たした際に実行する操作として、インスタント処理 > 通知 > インスタントメッセージング経由を選択します。

    または、    スケジュール操作として同様の設定も可能です。スケジューリング条件（例：X 分/時間/日後や指定日時）に基づいて実行されます。
  4. 使用するテンプレートを選択し、保存をクリックします。WhatsApp 承認済み テンプレートのみがここで利用可能です。
  5. これで新規候補者データが作成されるたびに、指定したテンプレートメッセージで WhatsApp メッセージが送信されます。会話は24時間ウィンドウで開かれ、その後完了となります。
メモ:
  1. WhatsAppの会話を差出人ワークフローから開始するにはクレジットが必要です。スムーズに会話を行うため、十分なクレジットを購入しているかご確認ください。
  2. 候補者または連絡先のWhatsApp番号は、国コードとともにデータのモバイル項目に保存されている必要があります。未登録の場合は、国を国項目で別途指定できます。
  3. 料金と課金について
    1. Zoho Recruitユーザーによる会話の開始（法人発信）: WhatsAppの会話単位の料金体系に基づき課金されます。
    2. 候補者またはクライアント連絡先による会話の開始（ユーザー発信）: 毎月最初の1000件の会話は無料です。その後はWhatsAppの会話単位の料金体系に基づき課金されます。

フィルターとビュー

Messagesタブでは、組み込みのフィルターを使って会話を簡単に絞り込み、整理できます。また、指定した条件に基づくカスタムビューを作成してデータを一覧表示することも可能です。

フィルター


  1. x日／週間／月間で未返信
    指定した期間内で返信待ちのメッセージをすぐに特定できます。
  2. x日／週間／月間で返信済み
    指定した期間内に返信された会話を把握できます。
  3. メッセージ時間（x日／週間／月間）
    受信時間に基づいてメッセージを並べ替え、効率的に検索できます。
  4. データ担当者がxユーザーまたはログインユーザー
    担当者ごとにメッセージをフィルターし、関連する会話に集中できます。
  5. xユーザーまたはログインユーザーによる返信
    返信者に基づいてメッセージを特定し、的確な対応につなげます。

カスタムビュー

フィルター機能に加え、タブでは表示内容をカスタマイズして、より自分に合った体験が可能です。
  1. 未返信メッセージ
    宛先への返信が必要な会話へすばやくアクセスし、対応時間を短縮できます。
  2. 本日送信済みのすべてのメッセージ
    本日中に行われたやり取りを確認し、迅速な対応を心がけましょう。
  3. すべての未返信メッセージ
    保留中の会話に集中し、フォローアップを効率的に行えます。

リアルタイム通知

候補者や連絡先がWhatsApp法人番号宛にメッセージを送信すると、通知パネルで内容を確認し、すぐに返信できます。通知システムにより常に最新情報を把握でき、円滑なコミュニケーションを支援します。

動作方法

メッセージが法人WhatsApp番号に届いた瞬間、即座に通知が送信されます。常に情報を把握し、接続状態を維持できます。画面右上のベルアイコンをクリックしてください。すべての受信メッセージをまとめて確認でき、スムーズで効率的な対応が可能です。

メッセージ通知はデータ担当者に適切に振り分けられ、担当者が確実に把握できるようになっています。複数のメッセージが届いた場合は、通知に件数が表示されるため、ボリュームを即座に把握できます。

メッセージテンプレート

Zoho Recruitでは、WhatsApp連携専用の2種類のテンプレートを作成・管理できます。

WhatsApp承認済みテンプレート
カスタムテンプレート
このテンプレートを作成すると、WhatsAppへ承認申請が送信されます。承認されると、候補者や連絡先にWhatsApp上ですぐにメッセージを送信できます。
カスタムテンプレートでは、受信者の名前や面談詳細などの差し込み項目を使った標準化メッセージを作成できます。WhatsAppによる承認は不要です。
重要メモ：
  1. 候補者または連絡先と会話を開始する場合（または24時間ウィンドウ経過後に再開する場合）、WhatsApp 承認済み テンプレートのみを使用して行うことができます。返信を受信した後は、カスタム テンプレートを利用してフォローアップメッセージを送信できます。
  2. 候補者または連絡先がGDPRによるオプトアウトを行った場合、WhatsAppでメッセージを送信することはできません。
  3. テンプレートは合計で100件まで作成できます。これにはWhatsApp 承認済み テンプレートとカスタム テンプレートの両方が含まれます。

WhatsApp 承認済み テンプレート

新規のWhatsApp 承認済み テンプレートを作成するには：
  1. 移動先 設定 > カスタマイズ > テンプレート > Messaging テンプレートを選択し、WhatsApp 承認済み テンプレートをクリックします。
  2. 表示されるポップアップで、以下の詳細を入力します。
    1. テンプレートを利用するタブ（例：候補者または連絡先）を選択します。
    2. テンプレートのカテゴリー（例：ユーティリティまたはマーケティング）を選択します。
    3. テンプレートのテキストに使用する言語を選択します。（初期値：Japanese）
    4. テンプレートの件名を入力します（例：Initial Outrreach）。
    5. テンプレートで送信したいテキストメッセージを入力します。マージ項目を挿入する場合は「#」を入力してください。
    6. 「保存」をクリックします。
  3. テンプレートは承認のためWhatsAppに送信されます。ステータス欄で、テンプレートが承認されたか却下されたかを確認できます。
メモ:
  1. WhatsApp 承認済み テンプレートにおいて、Zoho Recruit は60以上の言語に対応しています。
  2. テンプレート作成時、「言語」項目の入力は必須です。
  3. 「件名」項目には複数言語、特殊文字、絵文字は使用できません。
  4. テンプレートは、ステータスが「承認済み」の場合のみ利用できます。
  5. テンプレート編集時にタブを変更することはできません。これは、マージ項目が利用されている場合のエラー防止のためです。

テンプレート ステータス


  1. 承認済み
    WhatsAppによって承認されました。リクエストは正常に処理されました。
  2. 保留中
    リクエストが作成され、WhatsAppに送信されました。現在、承認待ちです。
  3. 却下済み
    WhatsAppによって承認されませんでした。テンプレートは却下されました。

カスタム テンプレート

カスタム テンプレートを作成するには：
  1. 「設定 > カスタマイズ > テンプレート > Messaging テンプレート」に移動し、カスタム テンプレートをクリックします。
  2. 表示されたポップアップで、以下の詳細を入力します：
    1. テンプレートの用途に応じてタブを選択します。
    2. テンプレートの件名を入力します（例：初回連絡）
    3. テンプレートを使用して送信したいテキストメッセージを入力します。マージ項目を挿入するには「#」を入力します。
    4. 「保存」をクリックします。
  3. テンプレートが作成され、会話でいつでも使用できます。

メッセージへの返信

インスタントメッセージに対応する際、スムーズかつ効果的なやり取りを実現するための各種設定を用意しています。シンプルかつカスタマイズ性の高いコミュニケーションを重視し、効率的な返信のための多様な選択肢を提供しています。

メッセージ通知から直接返信するか、候補者データのモバイル項目にあるWhatsAppアイコンをタップして対応することができます。会話にすぐにアクセスでき、操作も簡単です。返信内容を入力するか、カスタム テンプレートを利用することも可能です。

メッセージに返信するには：
  1. 通知をクリックしてメッセージを表示します。
    または、Messagesタブに移動して、そこから確認できます。
  2. メッセージを入力するか、テンプレートをクリックして選択します。
  3. 送信するをクリックします。

Dynamic Messaging用のMerge項目

Merge項目を活用することで、メッセージに状況に応じた情報を組み込むことができ、パーソナライズや効率性を高められます。たとえば、候補者に「Hello, $[Candidates.名],」のような個別の挨拶メッセージを送ることができ、やり取りにパーソナルな印象を与えられます。

さらに、メッセージ送信前にマージされた情報をプレビューできるため、内容の正確性や適切性を事前に確認できます。これは様々な場面で非常に役立ちます。たとえば、採用担当者はメール内にMerge項目を使って状況情報を自動入力し、候補者やクライアント連絡先に対して、より魅力的かつパーソナライズされた体験を提供できます。
メッセージングテンプレートの作成や編集時に、#を入力するとMerge項目のポップアップが表示されます。ここから、以下のタブごとにMerge項目を選択できます。
  1. Candidates（候補者名、メールなど）
  2. ユーザー（ユーザー名、別名など）
  3. 組織（組織名、Webサイトなど）
  4. Job Openings（求人件名、採用担当者など）
  5. Interviews（面接時間、場所など）
  6. Clients/部署（クライアント名、部署名、部署リーダーなど）
  7. Calendar 予約（予約名、予約リンク）［アメリカ合衆国内で登録された取引先のみ利用可能］

WhatsAppメッセージを送信するテンプレートを選択すると、Merge項目は候補者や面接データから自動的に値が差し込まれます。ただし、Job Openings、Calendar 予約、InterviewsのようなMerge項目は、1人の候補者に対して複数の値を持つ場合があります。その場合は、Merge項目値の選択ポップアップから手動で選択してください。
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インスタントメッセージでの添付ファイルの共有：

Zoho Recruitのインスタントメッセージでは、チャットウィンドウからシームレスに添付ファイルを送信できます。最大5ファイルまで、2つの便利な方法でアップロードできます：
  1. コンピューターからアップロード：ユーザーは自身のコンピューターから直接ファイルを添付でき、迅速かつ簡単な共有が可能です。
  2. クラウドドライブから添付：RecruitはGoogle Drive、Sky Drive、Evernote、Dropboxなど各種クラウドドライブに対応しており、上記プラットフォームから直接ファイルを添付できます。
各会話表示タブは、「メッセージ」と「添付ファイル」の2つのセクションに整理されています。「メッセージ」にはテキストベースの会話が、「添付ファイル」セクションには共有されたすべてのファイル添付が表示されます。

制限事項

ファイルの種類
サイズ上限
画像
5MB（jpeg、jpg、png のみ）
ドキュメント
5MB（PDF のみ）
動画
5MB（3gp、mp4 のみ）
音声
5MB（mp3、mpeg、ogg、amr のみ）

メッセージ料金、貸方購入、および自動チャージ

メッセージ送信時には、会社に料金が適用されます。手続きを簡素化するため、ご利用頻度に合わせたユーザーフレンドリーな貸方システムをご用意しています。仕組みは以下の通りです。
  1. 貸方 購入:メッセージ利用状況に応じて、クレジットを柔軟に購入できます。クレジットは残高として機能し、差出人が発生するたびに自動的に差し引かれます。
  2. シームレスな取引のための自動チャージ:初回の貸方購入後、便利な自動チャージ機能を利用できます。アカウントに維持する最小貸方（クレジット）残高を設定してください。残高がこの設定値に達した際、自動的にチャージが行われ、クレジット不足による予期しない利用停止を防ぎます。また、設定値を下回った際に購入するクレジット数も指定でき、メッセージングサービスが中断なくご利用いただけます。
このようなクレジット管理の効率化により、残高不足を気にすることなく、快適に会話に集中できます。

追加クレジットの購入方法
  1. 設定 > Telephony > Instant Messaging へ移動します。
  2. 「クレジットを購入する」をクリックします。
    このオプションは、電話番号が有効化された後のみ利用可能です。
  3. 金額を入力し、「次へ」をクリックします。
  4. 「支払いをする」をクリックします。
クレジットの自動チャージを設定する方法
  1. 設定 > Telephony > Instant Messaging に移動します。
  2. 「Auto recharge」をクリックし、「Auto Rechargeを有効にする」を切り替えます。
  3. 維持する最小貸方残高を入力します。
  4. 残高が最小値を下回った場合に追加するクレジット数を入力します。
  5. 「保存」をクリックします。

シームレスな会話のための課金規定の更新

Metaの施策によりユーザー体験向上が図られ、今後は個別メッセージごとの課金ではなく、会話ごとに請求されます。新しいポリシーでは、それぞれの会話に24時間のメッセージウィンドウが設けられ、その間は候補者が無制限に返信できます。WhatsApp法人向けの会話単位課金の詳細や各種単価カードについては、こちらをクリックしてご確認ください。