RecruitとのWhatsApp連携
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WhatsAppは、最も広く利用されているテキストメッセージアプリの1つです。迅速で手軽にメッセージをやりとりできるサービスとして、ビジネスでも高い人気を集めています。WhatsAppとZoho Recruitの連携により、採用業務の利便性と効率がさらに向上します。
WhatsAppの普及率と直接連絡できる機能を活用することで、採用担当者は候補者と直接、即時につながることができます。この連携により、使い慣れたWhatsAppの操作画面から、候補者とリアルタイムでやりとりし、最新情報の共有、面接の日程調整、質問への回答を行えます。
利用条件
必要な権限：管理者権限を持つユーザーのみがこの連携を有効にできます。また、表示／返信権限を持つユーザーは［メッセージ］タブを管理できます。
必要なプラン：Zoho RecruitのStaffing Agency版およびCorporate HR版の両方で、ProfessionalプランとEnterpriseプランで利用できます。
必要なプラン：Zoho RecruitのStaffing Agency版およびCorporate HR版の両方で、ProfessionalプランとEnterpriseプランで利用できます。
要件
WhatsAppをZoho Recruitと連携するには、次が必要です。
- Facebook Business Managerアカウント。
- 認証済みのビジネス。
- WhatsApp Businessアカウント。
- WhatsApp Business APIにアクセスするために登録済みの電話番号。
電話番号は、こちらに記載されている要件を満たしている必要があります。
WhatsAppアカウントをRecruitに接続するには
採用担当者がRecruitのアカウントから候補者や連絡先とインスタントメッセージでやりとりし、そのやりとりの記録を保持できるように、Zoho RecruitではWhatsAppとのシームレスな連携を提供しています。
WhatsApp BusinessをZoho Recruitと連携するには：
- ［設定］→［電話連携］→［インスタントメッセージ］に移動します。
- ［詳細］→［連携］をクリックします。
- 表示されたポップアップで、［開始する］をクリックします。
- Meta Businessアカウントの認証情報でサインインします。
- ［続ける］をクリックして、プロフィールを確認します。
- Meta Businessアカウントを選択し、ビジネスの詳細を入力します。完了したら、［次へ］をクリックします。
- アカウントとプロフィールを選択し、［次へ］をクリックします。
- ［完了］をクリックして続けます。
- RecruitでWhatsApp Businessプロフィールを設定するポップアップで：
- プロフィールの［ニックネーム］を入力します。
- プロフィールに関連付ける［電話番号］を選択します。
WhatsApp Business Managerプロフィールに関連付けられている電話番号のうち、要件セクションに記載されている条件を満たすものがここに表示されます。 - 完了したら、［次へ］をクリックします。
- アカウント設定のポップアップで：
- 不明な送信者を候補者または連絡先として追加するかを選択します
- 受信者を割り当てる対象（ユーザー、グループ、役職）を指定し、該当するユーザー、グループ、役職を選択します。
- ［保存］をクリックして設定を完了します。
メモ：
- ビジネスが認証されると、WhatsAppのサービス規約およびWhatsAppコマースポリシーへの準拠状況が審査されます。
- 別のプラットフォームにすでに関連付けられているWhatsAppの電話番号は使用できません。使用する場合は、まずそのプラットフォームから削除する必要があります。
WhatsApp連携を無効にするには
WhatsApp連携を無効にするには：
- ［設定］→［電話連携］→［インスタントメッセージ］に移動します。
- WhatsApp Business連携セクションにある［無効にする］ボタンをクリックします。
- 確認ポップアップで［はい、削除］をクリックし、連携を無効にします。
インスタントメッセージの使用
候補者／連絡先との会話の開始
Zoho Recruitでは、採用担当者が候補者とリアルタイムでやりとりし、求人について話し合ったり、面接の日程を調整したり、質問にすぐ回答したりできます。直感的な操作画面により、すばやく会話を開始できるため、手間なく有意義な関係を築けます。
候補者または連絡先とのWhatsAppチャットを開始するには：
- 候補者または連絡先のデータの詳細ページに移動し、［携帯電話］項目にある［WhatsAppアイコン］をクリックします。
- 新しいブラウザータブで［メッセージ］タブに移動します。
- メッセージウィンドウで、［テンプレートを選択］をクリックし、チャットを開始するWhatsAppで承認済みのテンプレートを選択します。
- テンプレートを選択すると、候補者／連絡先データの詳細がすべての差し込み項目に入力された状態で、テキストボックスに表示されます。テキストを確認し、［送信］をクリックします。
- メッセージはすぐに候補者に送信されます。
- 返信を受信したら、独自テンプレートを使用して会話を続けられます。これは、最初のメッセージを送信してから24時間以内にのみ可能です。
返信がない場合の会話の継続
前回のチャットが期限切れになった後（最初のメッセージから24時間後）に新しいチャットを開始するには、WhatsAppで承認済みのテンプレートメッセージを使用できます。
WhatsAppメッセージの自動送信
Zoho Recruitのワークフロールールを使用すると、特定のトリガーや条件に基づいて会話を自動的に開始できます。この方法により、時間を節約できるだけでなく、候補者や連絡先とタイムリーにコミュニケーションを取ることができます。個別のメッセージの送信、重要な更新情報の共有、フォローアップの実施など、ワークフロールールを使用すると、手動操作なしでスムーズに会話を開始し、エンゲージメントを高めることができます。
WhatsApp通知をワークフロー処理として設定するには：
- ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、［ルールの作成］をクリックします。
- ［実行タイミング］（例：データの操作時 - 作成）と、［対象データ］（例：すべてのデータ）を選択します。
- 定義した条件をデータが満たしたときに実行する処理として、［すぐに実行する処理］→［通知］→［インスタントメッセージ経由］を選択します。
また、予約処理として同じ処理を設定することもできます。スケジュール条件（例：X分／時間／日後、または設定した日時）に基づいて実行できます。 - 使用するテンプレートを選択し、［保存する］をクリックします。ここでは、WhatsAppで承認済みのテンプレートのみ使用できる点にご注意ください。
- これで、新しい候補者データが作成されるたびに、指定したテンプレートメッセージを使用したWhatsAppメッセージがその候補者に送信されます。会話は24時間枠の間開かれ、その後閉じられます。
メモ。
- ワークフローからWhatsAppの会話を開始するには、クレジットが必要です。スムーズに会話できるよう、十分なクレジットを購入していることを確認してください。
- 候補者／連絡先のWhatsApp番号は、国番号とともにデータの［携帯電話］項目に保存されている必要があります。国番号が保存されていない場合は、［国］項目で国を別途指定できます。
- 価格と料金
- Zoho Recruitユーザーが開始した会話（ビジネス主導）：WhatsAppの会話ベースの価格モデルに基づいて料金が発生します。
- 候補者またはクライアントの連絡先が開始した会話（ユーザー主導）：毎月、最初の1,000件の会話は無料です。それ以降は、WhatsAppの会話ベースの価格モデルに基づいて料金が発生します。
フィルターとデータ一覧
［メッセージ］タブでは、組み込みのフィルターを使用して会話を簡単に絞り込み、整理できます。また、指定した条件に基づいてデータを一覧表示するカスタムデータ一覧を作成できます。
フィルター
- x日／週／月以内に未返信
特定の期間内に返信が必要なメッセージをすぐに見つけられます。 - x日／週／月以内に返信済み
指定した期間内に返信が送信された会話を特定できます。 - x日／週／月以内のメッセージ日時
受信日時に基づいてメッセージを並べ替え、検索を効率化できます。 - 担当者がxユーザーまたはログイン中のユーザー
担当者に基づいてメッセージを絞り込み、関連する会話に集中できます。 - 返信者がxユーザーまたはログイン中のユーザー
返信したユーザーに基づいてメッセージを特定し、対象を絞ったやりとりを行えます。
カスタムデータ一覧
フィルターに加えて、このタブでは表示内容をカスタマイズし、用途に合わせた画面にできます。
- 未返信のメッセージ
対応が必要な会話にすばやくアクセスし、返信までの時間を短縮できます。 - 今日送信されたすべてのメッセージ
今日のすべてのやりとりを確認し、最新の状況を把握して、タイムリーに返信できます。 - すべての未返信メッセージ
保留中の会話に集中し、フォローを効率化できます。
リアルタイム通知
候補者または連絡先がWhatsApp Businessの電話番号にメッセージを送信すると、［通知］パネルで確認し、すばやく返信できます。通知システムにより、手間なく最新状況を把握し、会話を管理できます。
処理の流れ
ビジネス用のWhatsApp番号にメッセージが届くと、即座に通知が送信されます。常に状況を把握し、つながりを保てます。画面右上のベルアイコンをクリックするだけで、すべての受信メッセージを確認でき、コミュニケーションを効率化できます。
メッセージ通知は担当者に自動的に振り分けられるため、適切なユーザーが常に把握できます。複数のメッセージが届いた場合は、通知に件数が表示され、量をすぐに確認できます。
メッセージテンプレート
Zoho Recruitでは、WhatsApp連携専用の以下の2種類のテンプレートを作成、管理できます。
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WhatsAppで承認済みのテンプレート |
カスタムテンプレート |
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このテンプレートを作成すると、承認のためにWhatsAppへ送信されます。テンプレートが承認されると、WhatsAppで候補者や連絡先にすぐにメッセージを送信できます。 |
これらのテンプレートでは、採用担当者が受信者名、予約の詳細、その他の個別情報などの差し込み項目を使用して、標準化されたメッセージを作成できます。カスタムテンプレートはWhatsAppによる承認を受ける必要はありません。
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重要なお知らせ。
- 候補者または連絡先との会話を開始する場合（または24時間枠の終了後に会話を再開する場合）は、WhatsAppで承認済みのテンプレートのみ使用できます。返信を受信した後は、カスタムテンプレートを使用してフォローアップメッセージを送信できます。
- 候補者または連絡先が一般データ保護規則によりオプトアウトしている場合、WhatsAppでメッセージを送信できません。
- 合計で100件のテンプレートを作成できます。これには、WhatsAppで承認済みのテンプレートとカスタムテンプレートの両方が含まれます。
WhatsAppで承認済みのテンプレート
WhatsAppで承認済みの新しいテンプレートを作成するには
- まず［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メッセージテンプレート］に移動し、［WhatsAppで承認済みのテンプレート］をクリックします。
- 表示されたポップアップで、次の詳細を入力します。
- テンプレートの使用対象の［タブ］を選択します。例：候補者、連絡先。
- テンプレートの［カテゴリー］を選択します。例：ユーティリティ、マーケティング。
- テンプレートのテキストで使用する［言語］を選択します。（初期値：英語）
- テンプレートの［タイトル］を入力します（例：初回連絡）。
- テンプレートを使用して送信するテキストメッセージを入力します。差し込み項目を挿入するには、「#」を入力します。
- ［保存］をクリックします。
- その後、テンプレートは承認のためWhatsAppに送信されます。ステータスで、テンプレートが承認されたか却下されたかを確認できます。
メモ：
- WhatsAppで承認済みのテンプレートでは、Zoho Recruitは60以上の言語に対応しています。
- テンプレートの作成時、［言語］項目は必須です。
- ［タイトル］項目には、複数の言語、特殊文字、絵文字を含めることはできません。
- テンプレートは、ステータスが承認済みの場合にのみ使用できます。
- テンプレートの編集中にタブを変更することはできません。これは、差し込み項目が使用されている場合のエラーを防ぐためです。
テンプレートのステータス
- 承認済み
WhatsAppによる承認が確認済みです。要求は正常に処理されました。 - 保留中
要求が作成され、WhatsAppに送信されました。現在、承認待ちです。 - 却下
WhatsAppで承認されませんでした。テンプレートは却下されました。
カスタムテンプレート
カスタムテンプレートを作成するには：
- まず［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メッセージテンプレート］に移動し、［カスタムテンプレート］をクリックします。
- 表示されたポップアップで、次の詳細を入力します。
- テンプレートの対象となる［タブ］を選択します。
- テンプレートの［タイトル］を入力します（例：初回連絡）。
- テンプレートを使用して送信するテキストメッセージを入力します。差し込み項目を挿入するには、「#」を入力します。
- ［保存］をクリックします。
- テンプレートが作成され、会話ですぐに使用できるようになります。
メッセージへの返信
インスタントメッセージに対応する際、スムーズで有意義なやりとりを行えるよう、さまざまなオプションを用意しています。シンプルさとカスタマイズ性を重視し、効率的に返信できる多様な選択肢を提供します。
メッセージ通知から直接返信することも、候補者データの［携帯電話］項目にあるWhatsAppアイコンをタップして返信することもできます。会話にすぐアクセスでき、返信を入力するか、カスタムテンプレートを使用できます。
メッセージに返信するには：
- 通知をクリックしてメッセージを表示します。
または、［メッセージ］タブに移動して検索することもできます。 - メッセージを入力するか、［テンプレートを選択する］をクリックします。
- ［送信］をクリックします。
動的メッセージ用の差し込み項目
差し込み項目を利用すると、状況に応じた情報をメッセージに挿入でき、パーソナライズと効率化を実現できます。たとえば、候補者に「こんにちは、$[Candidates.First Name]さん、」のような個別メッセージで挨拶でき、やりとりにパーソナルな印象を加えられます。
さらに、メッセージを送信する前に、差し込まれた情報をプレビューできるため、コミュニケーションの正確さと関連度を確認できます。これはさまざまな場面で役立ちます。たとえば、採用担当者は差し込み項目を使用してメールに文脈に応じた情報を入力し、候補者やクライアントの連絡先に、より魅力的でパーソナライズされた体験を提供できます。
メッセージテンプレートの作成／編集中に「#」を入力すると、差し込み項目のポップアップが表示されます。ここから、次のタブの差し込み項目を選択できます。
- ［候補者］（候補者名、メールなど）
- ［ユーザー］（ユーザー名、別名など）
- ［組織］（組織名、Webサイトなど）
- ［求人］（求人名、採用管理者など）
- ［面接］（面接日時、場所など）
- ［クライアント／部門］（クライアント名、部門名、部門責任者など）
- ［カレンダー予約］（予約名、予約リンク）［米国で登録されたアカウントでのみ利用可能］
WhatsAppメッセージを送信するテンプレートを選択すると、差し込み項目は候補者／面接データの値に自動的に置き換えられます。ただし、求人、カレンダー予約、面接などの差し込み項目には、1人の候補者に対して複数の値がある場合があります。これらは、差し込み項目の値を選択ポップアップから手動で選択する必要があります。
インスタントメッセージでの添付ファイル共有
Zoho Recruitのインスタントメッセージでは、チャット画面から添付ファイルをスムーズに送信できます。次の2つの方法で、最大5件のファイルをアップロードできます。
- コンピューターからアップロード：ユーザーはコンピューターから直接ファイルを添付でき、すばやく簡単に共有できます。
- クラウドドライブから添付：Recruitは、Google Drive、Sky Drive、Evernote、Dropboxなどの各種クラウドドライブに対応しており、ユーザーはこれらのプラットフォームから直接ファイルを添付できます。
各会話ビューのタブは、［メッセージ］と［添付ファイル］の2つのセクションに整理されています。［メッセージ］にはテキストベースの会話が表示され、［添付ファイル］セクションには共有されたすべての添付ファイルが表示されます。
制限
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ファイルの種類 |
サイズ上限 |
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画像 |
5MB（jpeg、jpg、pngのみ） |
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ドキュメント |
5MB（PDFのみ） |
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動画 |
5MB（3gp、mp4のみ） |
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音声 |
5MB（mp3、mpeg、ogg、amrのみ）
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メッセージ料金、クレジットの購入、自動チャージ
企業から送信されるメッセージには料金が発生します。業務フローを簡素化するため、利用頻度に応じて使いやすいクレジットシステムを提供しています。処理の流れは次のとおりです。
- クレジットの購入：メッセージの利用状況に応じて、柔軟にクレジットを購入できます。これらのクレジットは残高として扱われ、料金が自動で差し引かれます。
- スムーズな取引のための自動チャージ：初回のクレジット購入後、便利な自動チャージ機能を任意で利用できます。アカウントで維持する基準クレジット数を設定します。残高がこの基準に達すると、自動チャージが実行されるため、予期せずクレジットが不足する心配がありません。また、残高が基準を下回ったときに購入するクレジット数も指定でき、メッセージサービスを中断なく利用できます。
このようにクレジット管理を簡素化することで、手間なく利用でき、残高不足を心配せずに会話に集中できます。
追加のクレジットを購入するには。
- ［設定］→［電話連携］→［インスタントメッセージ］に移動します。
- ［クレジットを購入する］をクリックします。
このオプションは、電話番号が有効になった後にのみ利用できます。 - 金額を入力し、［次へ］をクリックします。
- ［支払いを行う］をクリックします。
クレジットの自動チャージを設定するには。
- ［設定］→［電話連携］→［インスタントメッセージ］に移動します。
- ［自動チャージ］をクリックし、［自動チャージを有効にする］を切り替えて有効にします。
- ［基準クレジット数（常に維持するクレジット数）］を入力します。
- ［残高が基準を下回ったときに追加するクレジット数］を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
スムーズな会話のための料金ポリシーの更新
ユーザー体験の向上を目的としたMetaの変更により、候補者への個々のメッセージごとではなく、企業に対して会話単位で請求されるようになりました。新しいポリシーでは、各会話に24時間のメッセージ送信枠が設けられ、その間、候補者は無制限に返信できます。WhatsApp Businessの会話ベースの価格や各種料金表の詳細については、こちらをクリックしてください。