「DocuSignを使って文書の署名を取る方法」

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Zoho Recruitの拡張機能のDocuSignを使用すると、連絡先に文書を送信し、署名を取得することができます。この拡張機能は候補者と連絡先のモジュールに対応しています。候補者と連絡先以外のレコードについては、関連する連絡先に文書を送信します。これらのレコード用のテンプレートを作成し、拡張機能を使用して署名用の文書を送信することができます。

この拡張機能をインストールすると、3つのカスタムモジュールが作成されます。DocuSignで使用されている用語に基づいて、これらのモジュールは以下のように命名されています。

Envelops - これは、文書を顧客に送信して署名を取得する各プロセスを指します。
Envelop Events - このモジュールは、文書が署名のために送信された日時と署名された日時などの詳細を記録します。
Envelop Recipients - このモジュールは、文書の受信者、署名する順序などの詳細を記録します。

注意

インストールするには、管理者権限が必要です。
Zoho Recruit アカウントとDocuSignアカウントのサインイン用のメールアドレスは、同じものである必要があります。

DocuSignのインストール

DocuSignの拡張機能をインストールするには、 Zoho Marketplace にアクセスしてインストールするか、Zoho Recruitアカウントにログインしてインストールしてください。

DocuSignをインストールするには

「設定」→「マーケットプレイス」→「マーケットプレイス」に移動します。
インストールされたすべての拡張機能がリスト表示されます。「すべての拡張機能」の下にあるZoho Recruitでサポートされているすべての拡張機能を表示できます。
「全ての拡張機能」をクリックし、「DocuSign」を探してクリックしてください。
拡張機能の詳細が表示されます。
「今すぐインストール」をクリックしてください。
次の画面で、サービス利用規約に同意して、インストールを続行するために、続けるをクリックします。
以下から1つを選択し、確認をクリックしてください。
- 管理者のみインストール - 拡張機能は、管理者プロファイルを持つユーザーのみにZoho Recruitにインストールされます。
- すべてのユーザーにインストール - 拡張機能は、すべてのユーザーにZoho Recruitにインストールされます。この機能を使用するには、ユーザーはDocuSignアカウントを持つ必要があります。
- プロファイルを選択 - 拡張機能は、すべてのユーザーにZoho Recruitにインストールされます。このオプションを選択する必要がある場合は、続行をクリックしてプロファイルを選択します。
  指定されたユーザーには自動的に拡張機能がインストールされます。インストール後は、DocuSignログイン認証情報を使用して承認する必要があります。
「承認」をクリックします。
このステップで「スキップ」をクリックした場合は、後で「設定」＞「マーケットプレイス」＞「マーケットプレイス」から承認できます。
「DocuSign」拡張機能の詳細ページで、「承認」をクリックします。
ポップアップで、DocuSignアカウントのメールとパスワードを指定し、ログインをクリックします。
アカウントが承認され、拡張機能が使用可能になります。拡張機能をインストールすると、3つのカスタムモジュールが作成されます。

DocuSignを使用して文書を署名する

インストール時に、候補者および連絡先の詳細ページに、「DocuSignへ送信」という名前のボタンがあります。このボタンを使用して、連絡先に署名する必要のある書類を送信できます。各レコードには、封筒の詳細がリストされる関連リストがあります。

電子署名のための文書を送信する

「候補者」または「コンタクト」モジュールをクリックしてください。
文書を送信したいレコードをクリックしてください。
レコードの詳細ページで、「DocuSignで送信」をクリックしてください。
「DocuSignでの同意書の送信」ポップアップウィンドウで、以下の手順を行ってください：

「追加」をクリックして、デジタル署名が必要な文書をアップロードするオプションを選択するか、Zoho Recruitの「文書」モジュールにあるファイルから選択します。
複数のファイルが追加された場合は、すべてが1つのPDF文書として結合されます。
必要な場合は、署名順序の設定のチェックボックスを選択してください。
これを選択すると、各受信者に対応する順序を指定するオプションが表示されます。
署名を送る相手を選択してください。
複数の相手を追加した場合、追加した順番に全員が署名する必要があります。
デフォルトでは、選択した候補者/担当者が受信者として追加されます。
「全ての受信者へのメッセージ」の下に、受信者に送信されるメールに含まれるメッセージを指定してください。
「編集」リンクをクリックし、「詳細オプション」ポップアップボックスの下で、次のことを行ってください；
- 「リマインダーを自動送信」チェックボックスを選択してリマインダーを設定します。
- ドキュメントの署名を要求する日数を指定します。
- ドキュメントの期限切れをお客様に通知する日数を指定します。
- 「保存」をクリックします。
ドキュメントのプレビューを行い、ドキュメントにサインフィールドを追加するには、次へをクリックしてください。
「今すぐ送信」をクリックします。
ドキュメントが受信者に送信されます。

注意

支持的文档格式有pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、wp、txt、rtf、jpg、jpeg、gif、tif、tiff、bmp、png、htm和html。

可以上传和发送最多5个文件，每个文件的大小不得超过50MB。
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当添加多个收件人时，文档需要按照添加的顺序由所有收件人签署。电子邮件将发送给第一个收件人。一旦第一个收件人签署了文档，它将发送给按顺序的下一个收件人。
删除联系人时，所有相关协议都不会被删除。

DocuSign のアンインストール

DocuSign の拡張機能をアンインストールする場合は、アンインストール時にすべてのデータが削除され、復元できないことをご留意ください。

DocuSign をアンインストールするには：

「セットアップ」>「マーケットプレイス」>「マーケットプレイス」に移動します。
Zoho Recruit でサポートされているすべての拡張機能がリスト表示されます。「すべての拡張機能」の下にある「DocuSign」を検索し、対応する「アンインストール」リンクをクリックします。
「OK」をクリックして確認します。
DocuSign に関連するすべてのデータが削除されます。