DocuSignでの文書署名の取得

DocuSignでの文書署名の取得

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Zoho RecruitのDocuSign拡張機能では、連絡先にドキュメントを送信し、署名してもらうことができます。この拡張機能は、［候補者］タブと［連絡先］タブに対応しています。その他のデータの場合、関連付けられている連絡先にドキュメントが送信されます。これらのデータ用にテンプレートを作成でき、この拡張機能を使用して署名用のドキュメントを送信できます。

この拡張機能をインストールすると、3つのカスタムタブが作成されます。これらのタブには、DocuSignで使用されている用語に基づいて名前が設定されます。

  • ［エンベロープ］- これは、ドキュメントを送信し、顧客に署名してもらう各業務フローを指します。
  • ［エンベロープ イベント］- このタブでは、ドキュメントが署名用に送信された日時、および署名された日時の詳細を取得します。
  • ［エンベロープ受信者］- このタブでは、ドキュメントの受信者、署名が必要な順序などの詳細を取得します。
注意：
  1. この拡張機能をインストールできるのは管理者のみです。
  2. Zoho RecruitのアカウントとDocuSignアカウントへのサインインに使用するメールアドレスは同じである必要があります。

DocuSignのインストール

Zoho Marketplaceに移動してDocuSign拡張機能をインストールするか、Zoho Recruitのアカウントにサインインしてインストールできます。

DocuSignをインストールするには

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］に移動します。
    インストール済みのすべての拡張機能が一覧表示されます。［すべての拡張機能］では、Zoho Recruitでサポートされているすべての拡張機能を表示できます。
  2. ［すべての拡張機能］をクリックし、DocuSignを参照してクリックします。
    拡張機能の詳細が表示されます。
  3. ［今すぐインストール］をクリックします。
  4. 次の画面で、サービス規約に同意し、［インストールを続ける］をクリックします。
  5. 以下のいずれかを選択し、［確認］をクリックします。
    • ［管理者のみにインストール］- 拡張機能は、管理者権限を持つユーザーに対してのみZoho Recruitでインストールされます。
    • ［すべてのユーザーにインストール］- 拡張機能は、すべてのユーザーに対してZoho Recruitでインストールされます。この機能を使用するには、ユーザーがDocuSignアカウントを持っている必要があります。
    • ［権限の選択］- 拡張機能は、すべてのユーザーに対してZoho Recruitでインストールされます。このオプションを選択し、［続ける］をクリックしてから、権限を選択する必要があります。
      拡張機能は、指定したユーザーに対して自動的にインストールされます。インストール後、DocuSignのサインイン認証情報を使用して認証する必要があります。
  6. ［認証］をクリックします。
    この手順で［スキップ］をクリックした場合は、後で［設定］→［設定］→［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］から認証できます。
    DocuSign拡張機能の詳細ページで、［認証］をクリックできます。


     
  7. ポップアップで、DocuSignアカウントの［メール］と［パスワード］を指定し、［サインイン］をクリックします。
    アカウントが認証され、拡張機能を使用できるようになります。拡張機能をインストールすると、3つのカスタムタブが作成されます。

DocuSignを使用したドキュメントの署名取得

インストール後、候補者と連絡先の詳細ページに［DocuSignで送信］という名前のボタンが表示されます。このボタンを使用して、連絡先による署名が必要なドキュメントを送信できます。各データには、エンベロープの詳細が一覧表示される関連リストも表示されます。

電子署名用にドキュメントを送信するには

  1. ［候補者］または［連絡先］タブをクリックします。
  2. ドキュメントを送信する対象のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、［DocuSignで送信］をクリックします。


     
  4. DocuSignで契約書を送信ポップアップウィンドウで、次の操作を行います。
  • ［ドキュメントの追加］をクリックし、デジタル署名が必要なドキュメントをアップロードするオプションを選択するか、Zoho Recruitの［ドキュメント］タブで利用可能なファイルからドキュメントを選択します。
    複数のファイルを追加すると、すべてのファイルが1つのPDFドキュメントとして結合されます。


     
  • 必要に応じて、［署名順序を設定する］チェックボックスを選択します。
    選択すると、各受信者に対応する順序を設定するオプションが表示されます。
  • 署名用のドキュメントを送信する受信者を選択します。
    複数の受信者を追加した場合、追加された順序に従って全員がドキュメントに署名する必要があります。
    標準では、選択した候補者／連絡先が受信者として追加されます。
  • ［すべての受信者へのメッセージ］で、受信者に送信されるメールに含めるメッセージを指定します。

  • ［編集］リンクをクリックし、詳細設定ポップアップボックスで、次の操作を行います。
    • ［自動リマインダーを送信する］チェックボックスを選択して、リマインダーを設定します。
    • ドキュメントへの署名依頼の有効期限が切れるまでの日数を指定します。
    • ドキュメントの期限切れについて顧客に通知するまでの日数を指定します。


       
    • ［保存する］をクリックします。
  • ［次へ］をクリックしてドキュメントをプレビューし、ドキュメントに署名項目を追加します。
  • ［すぐに送信する］をクリックします。
    ドキュメントが受信者に送信されます。

注意：

  1. ドキュメントの対応形式は、pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、wp、txt、rtf、jpg、jpeg、gif、tif、tiff、bmp、png、htm、htmlです。
  1. 最大5件のファイルをアップロードして送信できます。各ファイルのサイズは50MBを超えないようにしてください。

  2. 複数の受信者を追加した場合、追加された順序に従って全員がドキュメントに署名する必要があります。メールは、順序内の最初の受信者に送信されます。最初の受信者がドキュメントに署名すると、順序内の次の受信者に送信されます。

  3. 連絡先を削除しても、関連付けられているすべての契約書は削除されません。

DocuSignのアンインストール

DocuSign拡張機能をアンインストールする場合、アンインストールするとすべてのデータが削除され、復元できませんのでご注意ください。

DocuSignをアンインストールするには、次の手順を実行します。

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［マーケットプレイス］に移動します。
    インストール済みのすべての拡張機能が一覧表示されます。［すべての拡張機能］では、Zoho Recruitでサポートされているすべての拡張機能を表示できます。
  2. DocuSignを参照し、対応する［アンインストール］リンクをクリックします。


     
  3. 確認するには、［OK］をクリックします。
    DocuSignに関連するすべてのデータが削除されます。