オファー承認とワークフロー
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Zoho Recruitでは、内定に関する承認プロセスを設定し、組織内の管理を強化できます。内定を作成した際、必須の基準を満たしている場合、その内定は承認プロセスに入り、採用マネージャーなどの指定された承認者が内容を確認して判断を送信できます。
指定された承認者はフィードバックを入力し、内定の承認、委任、却下を選択できます。承認後、候補者に内定を送信できます。送信すると、内定のステータスは自動的に［内定連絡］に更新されます。これにより、既存のプロセスに影響を与えることなく、チーム内でスムーズに追跡できます。承認プロセスの詳細
内定は、［内定通知］サブタブと［自分の操作］の2か所から承認できます。
内定通知サブタブから承認するには
- ［内定通知］サブタブに移動し、承認する内定を選択します。
- 内定の詳細を確認し、［判断の送信］をクリックします。
- ［承認依頼への返信］のポップアップで注釈を追加し、［承認］、［委任］、または［却下］をクリックします。
自分の操作から承認するには
- ［自分の操作］に移動し、承認する内定を選択します。
- また、［自分の操作］をホームページの項目として追加すると、内定の承認にすばやくアクセスできます。
- 内定の詳細を確認し、右上の［判断の送信］をクリックします。
- 各ボタンを使用して、内定を［承認］、［委任］、または［却下］します。必要に応じてコメントを追加し、選択内容を確定します。
承認後の内定通知書の送信
内定に必要な承認が完了すると、［内定通知書を送信する］ボタンが有効になり、簡単に連絡プロセスを開始できます。このシンプルなプロセスにより、承認済みの内定を候補者に迅速かつ正確に届けることができます。採用プロセスにおける重要な節目となり、候補者の体験向上にもつながります。
承認後に候補者へ内定通知書を送信するには
- 内定のデータに移動し、［内定通知書を送信する］をクリックします。
- メールテンプレートを選択し、［内定通知書の送信］ポップアップで詳細を入力します。表示内容は選択した送信方法に応じて変わります。たとえば、電子署名を使用して送信する場合は、Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSignなどを通じて送信する必要があります。
- ［送信］をクリックします。
メモ：
- 内定通知書はメール内のリンクとして送信されます。リンクをクリックすると、候補者は内定通知書を表示し、承諾または辞退できます。
- 候補者が内定を承諾または辞退する場合、理由をコメントとして入力する必要があります。このコメントは、内定のデータにメモとして追加されます。
- 常勤の役職では、候補者1人につき有効な内定は1件のみにできます。
- 派遣の役職では、候補者1人につき有効な内定を複数設定できます。
内定に関連するタスクの自動化
Zoho Recruitのワークフロー機能では、事前に定義した基準に基づいて、［内定通知］サブタブ内の処理を自動化できます。以下では、［内定通知］サブタブのワークフローを作成する手順と、処理の実行や予定に関する設定可能なオプションについて説明します。
［内定通知］サブタブのワークフローを作成するには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、［ルールの作成］をクリックします。
- ［新しいルールの作成］ポップアップで、次の操作を行います。
- ［タブ］のドロップダウンから［内定通知］を選択します。
- ［ルール名］を入力し、［次へ］をクリックします。
ワークフローのルールのタブと名前を指定したら、次のセクションを設定します。
ワークフローを実行するタイミング
データに対する操作時、または日付／日時。
ワークフローを実行する対象のデータ
すべてのデータ、または条件に一致するデータ（基準を設定し、条件パターンで重要度に応じて順序を設定します）。
実行する処理
すぐに実行する処理
すぐに実行する処理では、ワークフローの［実行するタイミング］と［対象のデータ］セクションで設定された事前定義の条件をデータが満たしたときに、システム内ですぐに処理やフォローアップを実行できます。
設定可能なすぐに実行する処理は次のとおりです。
- 通知：メールをすぐに送信したり、Slack & Zoho Cliqでメッセージをすぐに送信したりします。
- Webhook：Zoho Recruitのデータの変更に基づいて、サードパーティ製アプリに更新情報や通知をすぐに送信します。
- カスタム関数：プログラムスクリプトを実行して、Zoho Recruitまたはサードパーティ製アプリのデータを追加、更新、削除します。
- 色分けされたタグ：色付きのタグを使用してデータを分類し、簡単にアクセス、表示できるようにします。
時間基準の処理
時間基準の処理では、指定した時刻や日付にタスクやリマインダーを自動化できます。採用担当者は、重要な活動の見落としや遅延を防ぐことができます。
設定可能な予約処理は次のとおりです。
- 通知：メール、SlackとZoho Cliqのメッセージを予約送信します。
- Webhook：Zoho Recruitのデータの変更を基準に、サードパーティアプリへの更新と通知を予約します。
- カスタム関数：Zoho Recruitまたはサードパーティアプリのデータを管理するため、プログラムスクリプトの実行を予約します。