オファー承認とワークフロー

オファー承認とワークフロー

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Zoho Recruit では、オファーに対する承認プロセスを設定でき、組織としての管理を強化できます。オファーを作成し、指定された条件を満たすと、そのオファーは承認プロセスに入り、採用マネージャーなどの指定承認者が内容を確認し、承認可否を提出できます。

指定承認者はフィードバックを追加し、オファーを承認、委任、却下のいずれかにすることができます。承認されると、候補者にオファーを送信でき、送信と同時にオファーのステータスは「Offer Made」に自動更新されます。これにより、既存のプロセスを妨げることなく、チーム内でスムーズに進捗を追跡できます。承認プロセスの詳細はこちら

オファーは、「Offers」サブタブと「My Actions」の 2 か所から承認できます。

Offers サブタブから承認するには:
  1. 「Offers」サブタブに移動し、承認したいオファーを選択します。
  2. オファーの詳細を確認し、Submit Decision をクリックします。

  3. Response to approval 要求ポップアップでコメントを入力し、Approve、Delegate、または Reject をクリックします。

My Actions から承認するには:
  1. My Actions に移動し、承認したいオファーを選択します。
  2. また、ホームページコンポーネントとして My Actions を追加しておくことで、オファー承認画面にすばやくアクセスすることもできます。
  3. オファーの詳細を確認し、右上の Submit Decision をクリックします。
  4. それぞれのボタンを使って、オファーを承認 (Approve)、委任 (Delegate)、または却下 (Reject) します。必要に応じてコメントを追加し、選択内容を確定します。

承認後にオファーレターを送信する

オファーが必要な承認をすべて取得すると、[Send Offer] ボタンが有効になり、スムーズに候補者への連絡を開始できます。このシンプルな手順により、承認済みのオファーを候補者に迅速かつ正確に届けることができ、採用プロセスの重要な節目となるとともに、候補者体験の向上にもつながります。

承認後に候補者へオファーレターを送信するには、次の手順に従います。
  1. オファーレコードに移動し、[Send Offer] をクリックします。

  2. メールテンプレートを選択し、[Send Offer Letter] ポップアップで必要事項を入力します。内容は選択した送信方法によって変わります。たとえば、電子署名付きで送信する場合は、Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSign などを通じて送信する必要があります。

  3. Send をクリックします。
Notes
メモ:
  1. オファーレターはメール内のリンクとして送信されます。候補者がリンクをクリックすると、オファーレターを閲覧し、承諾または辞退を選択できます。
  2. 候補者がオファーを承諾または辞退する際には、理由をコメントとして入力する必要があります。このコメントは、オファーレコードのメモとして追加されます。
  3. 正社員ポジションについては、候補者 1 人につき有効なオファーは 1 件のみです。
  4. 一時的なポジションについては、候補者 1 人に対して複数の有効なオファーを持つことができます。

オファー関連タスクの自動化

Zoho Recruit の「Workflows」機能を使用すると、あらかじめ定義した条件に基づき、「Offers」サブタブ内でのアクションを自動化できます。以下では、「Offers」サブタブ用のワークフローを作成する手順と、トリガーやスケジュール設定に関する構成オプションについて説明します。

Offers サブタブ用のワークフローを作成するには、次の手順に従います。
  1. Setup > Automation > ワークフロー Rules に移動し、Create Rule をクリックします。

  2. Create New Rule ポップアップで次を行います。

    1. タブ ドロップダウンから Offers を選択します。
    2. Rule Name を入力し、Next をクリックします。
ワークフロールールのタブと名前を指定したら、次のセクションを設定します。

ワークフローをいつトリガーするか (WHEN)

レコードのアクション時、または特定の日付 / 日時にトリガーします。


どのレコードに対してワークフローをトリガーするか (WHICH RECORDS)

すべてのレコード、または条件に一致するレコード (条件を指定し、Criteria Pattern で重要度順に並べ替え)。


どのアクションをトリガーするか (ACTIONS)

インスタントアクション

インスタントアクションを使用すると、ワークフローの WHEN および WHICH RECORDS セクションで設定した条件をレコードが満たしたタイミングで、システム内で即時のアクションやフォローアップを実行できます。



設定可能なインスタントアクションには、次のものがあります。
  1. Notifications: メールや Slack、Zoho Cliq へのメッセージを即時に送信します。
  2. Webhooks: Zoho Recruit のデータ変更に基づき、サードパーティアプリに即時の更新や通知を送信します。
  3. Custom Functions: プログラムスクリプトを実行して、Zoho Recruit やサードパーティアプリのデータを追加、更新、削除します。
  4. Color-coded Tags: カラータグでレコードを分類し、簡単にアクセス・閲覧できるようにします。

スケジュールアクション

スケジュールアクションを使用すると、特定の日時にタスクやリマインダーを自動実行できます。これにより、リクルーターは重要な活動を見落としたり遅延させたりすることを防げます。



設定可能なスケジュールアクションには、次のものがあります。
  1. 通知:メールや Slack、Zoho Cliq でのメッセージ送信をスケジュールします。
  2. Webhook:Zoho Recruit のデータ変更に基づき、サードパーティアプリへの更新や通知をスケジュールします。
  3. カスタム関数:Zoho Recruit やサードパーティアプリのデータを管理するプログラムスクリプトの実行をスケジュールします。

関連情報

オファーテンプレート
オファーレターの作成
［オファー］サブタブのカスタマイズ