共通設定
共通設定では、SalesIQポータル全体に共通する設定を管理します。ポータルの機能に関するさまざまな設定を変更できます。共通設定で行われた変更内容は、部門に関係なく、ポータル内のすべての担当者に適用されます。
担当者の画面の設定
こちらでは、担当者のチャットウィンドウに表示する内容を設定できます。
- ［設定］→［共通設定］→［担当者の画面］をクリックします。
- 各設定の切り替えスイッチをクリックすると、該当の設定を有効にできます。
- 音声通話：チャットウィンドウで音声通話機能を利用できます。有効にすると、担当者が音声通話を使用して、訪問者に対応できるようになります。
- 音声メモ：担当者が、チャットの代わりに音声メモを訪問者に送信することができます。
- ファイルの共有：担当者が、訪問者とファイル（画像、PDF、ドキュメントなど）を共有できます。
- Zoho SalesIQの画面共有：担当者が、訪問者と画面を共有できます。
- 訪問者情報のメール送信：担当者が、地域、ブラウザーの詳細、IPアドレスなどの訪問者情報をメールで共有できます。
- Google 翻訳：この設定を有効にすると、チャットの言語が自動検出され、担当者はGoogle 翻訳を使用して訪問者のメッセージを翻訳できるようになります。この設定には、次のいずれかを選択できます：
- 自動：設定した母国語以外の言語が自動で検出され、翻訳されます。
- 手動：担当者が必要に応じて手動で翻訳できます。
- 無効：言語の検出と翻訳の機能が無効になります。［無効］を選択すると、担当者はどの言語も翻訳できなくなります。
- メモ：初期設定では、メッセージは担当者の言語に翻訳されて表示されます。
- 内部でのやりとりで使用するチャットチャンネルの選択：チーム内でのコミュニケーションに使用するチャンネルを指定します。選択後にページを更新して変更を反映してください。
- Zoho Cliq
- SalesIQ：内部チャット
- リモートアクセス：Zoho Assistと連携している場合は、こちらの機能を有効にすると、担当者が画面を共有して訪問者をサポートできるようになります。
- 訪問者情報の補完：担当者のチャットウィンドウに訪問者の会社に関する詳細情報を追加できます。 これらの情報は、［連絡先］タブ→［連絡先］／［組織］にも表示されます。
担当者のチャットウィンドウ：
訪問者の画面の設定
こちらでは、訪問者のチャットウィンドウに表示する内容を設定できます。
- 入力ステータスの表示：担当者が入力していることを訪問者に表示できます。対応中であることが見て分かるため訪問者の安心につながります。
- 訪問者へのチャット内容の共有
- なし：会話が終了しても、チャット内容は担当者と共有されません。
- 自動：会話が終了すると、チャット内容は担当者と自動で共有されます。
- 手動：チャット内容は、担当者が手動で共有する必要があります。
- 両方：チャット内容は、必要に応じて担当者が自動または手動で共有することができます。
訪問者のチャットウィンドウ：
メール設定
共通設定のメール設定では、Zoho SalesIQから送信するメールに関する設定ができます。
- メールテンプレートへのアクセス権限：アカウント（ポータル）に保存されているテンプレートにアクセスできるユーザーを選択できます。
- 組織 ：組織内のすべての担当者が、メールテンプレートを利用できます。
- 部門 ：選択した部門に所属する担当者のみが、メールテンプレートを利用できます。
- 担当者 ：テンプレートを作成した担当者のみが、テンプレートを利用できます。
- 差出人アドレス - SalesIQから送信されるメールの 差出人アドレス を設定できます。
- 担当者：担当者のメールアドレスを差出人のメールアドレスとして使用します。
- 組織：組織やチームのメールアドレスを差出人のメールアドレスとして使用します。
- 両方：担当者が、差出人のメールアドレスとして、自分のメールアドレスか組織のメールアドレスのどちらかを選択できるようにします。
設定が完了すると、組織のメールアドレスと表示名を入力するように求められます。メールアドレスの認証のために、入力したメールアドレス宛てに確認メッセージが送信されます。
- メールのコピー：Zoho SalesIQから送信するすべてのメールのコピーを、指定したメールアドレスに送信できます。
- 日次レポート：訪問者や担当者の対応状況に関するレポートを毎日受け取れます。有効にした後、レポートを共有するメールアドレスを入力します。
- 週次レポート：訪問者や担当者の対応状況に関するレポートを毎週受け取れます。
- IPアドレスのブロックの承認：担当者が訪問者をブロックする際、指定したメールアドレスにメール通知を送信して承認を得るようにできます。
- 訪問者のフィードバック：Webサイトの訪問者のフィードバックを、指定したメールアドレスに送信できます。
- チャット内容：チャットセッション完了後に、チャット内容を、指定したメールアドレスに送信できます。
- 未対応チャットの通知：訪問者のチャットに担当者が応答できなかった場合に、指定したメールアドレスに通知を送信できます。
担当者の対応可否の設定
担当者の対応可否の設定とチャット操作の設定を行うことができます。
- 待機状態の担当者をオフラインとして表示する：待機状態の担当者をオフラインとして訪問者に表示します。未対応のチャット件数を減らすのに役立ちます。
- 担当者の待機時間の上限：上記の ［待機状態の担当者をオフラインとして表示する］が有効になっている場合、担当者の待機状態の時間が上限を超えると、担当者のステータスはオフラインになります。
- 担当者の同時チャット数の上限：担当者が同時に対応可能なチャット数を設定できます。上限に達すると、担当者のステータスは［対応中］に変更されます。
メモ：この設定はポータル内のすべての担当者に適用されます。ただし、［設定］→［一般］→［担当者］のページから個々の担当者の詳細を開いて設定できる［同時チャット数の上限］で設定された同時チャット数の上限と矛盾する場合、個別設定の方が適用されます。
担当者のダッシュボード：
対応可否のスイッチをクリックすると、ステータスを、［取り込み中］／［対応可］で切り替えることができます。
プライバシー設定
1.ポータルでGDPRを有効にする方法は？
-
［設定］→［共通設定］→［プライバシー］をクリックします。［GDPR（一般データ保護規制）］のスイッチをオンにしてポータルのGDPRを有効にします。
-
データのプライバシー設定では、組織やブランドごとの要件に応じて、各設定項目を有効または無効にできます：
- GDPR（一般データ保護規制）
- エクスポート時の機密データの保護
- 訪問者のIPアドレスを隠す
-
メモ：
こちらでの設定は、ポータル全体を対象とした共通設定です。設定した内容は、モバイルSDKにも反映されます。WebサイトでGDPRに準拠するには：
- まず、［設定］→［共通設定］→［プライバシー］に移動し、［GDPR（一般データ保護規則）］設定を有効にします。
- 次に、 ［設定］→［ブランド］から設定するブランドを選択し、［設定］→［プライバシー］→［WebサイトでのGDPR同意バナーの表示
］を有効にします。
設定内容に関わらず、以下の点によって訪問者のデータが保護されます：
- 担当者がGoogle 翻訳を使用してチャット内容を翻訳する場合に、訪問者に通知されます。
- 訪問者がチャット内容をメールで送信する場合に、宛先のメールアドレスが2段階で認証されます（ダブルオプトイン）。
2.エクスポート時の機密データの保護
- ファイルのエクスポート時に、Zoho SalesIQのデータをパスワードで保護できます。担当者がZoho SalesIQの［チャットの履歴］や［訪問者の履歴］からデータをエクスポートする際に、パスワード設定用のメッセージを表示できます。
- この機能を利用しない場合、 ［エクスポート時にZoho SalesIQのデータをパスワードで保護しない］ を選択します。
必要に応じて設定を行うことが可能です。
Cookieの使用についての訪問者への通知
訪問者がWebサイトを訪問したときに、WebサイトでCookieが使用されていることを訪問者に通知できます。この通知は、Webサイトのページ上に表示されます。また、プライバシーポリシーに関するドキュメントをメッセージに関連付けて表示することで、Cookieを使用した情報の保存に関して訪問者に明確に認識してもらうことができます。
- 通知しない ：訪問者にCookieが使用されていることを通知しない場合にチェックします。
- 通知する ：訪問者にCookieが使用されていることを通知する場合にチェックします。
- 通知して、許可しない選択肢を表示する ：訪問者に通知して、WebサイトでCookieを使用した情報を保存しないようにする選択肢を表示する場合、こちらを選択します。
メモ：
- ［GDPR（一般データ保護規制）］を有効 にした後、 ［設定］→［ブランド］から対象のブランドを選択し、［設定］→［プライバシー］ ［WebサイトでのGDPR同意バナーの表示］を有効にしてください。
訪問者がチャットを開始する前に利用規約のドキュメントを表示する
- 訪問者がチャットを開始する前に、訪問者の同意を得ることができます。ただし、チャットウィンドウで取得した訪問者情報を使用する場合は、チャットの開始前に訪問者に対してプライバシーポリシーに関するドキュメントを表示して、必ず同意を得る必要があります。
- 同意を得ない場合は、 ［表示しない］ を選択します。
- 同意を得る場合は、［以下のドキュメントを表示する］を選択し、プライバシーポリシーに関するドキュメントのページのURLを入力します。これにより、同意のページがチャットウィンドウに表示されます。
訪問者のIPアドレスを隠す（マスキング）
Webサイト訪問者のIPアドレス情報を保護する場合は、この機能を有効にします。これにより、訪問者のIPアドレスが不必要に参照されることを防げます。訪問者のIPアドレスは、Zoho SalesIQのさまざまな場所で表示されますが、後半部分が非表示になります。
訪問者追跡の設定
- 反応のない訪問者を「離脱」ステータスにするまでの時間の設定：訪問者がアクセスしているWebページで一定期間操作をしていない場合にページを離脱したとみなして追跡画面に表示しなくなるまでの時間を設定できます。
- Cookieの有効期間の上限を選択：訪問者のブラウザーにSalesIQのCookieを保存する期間を設定できます。設定した時間が経過すると、Cookieは自動的に削除されます。
メモ：Cookieは訪問者を識別するためのIDのようなものです。Cookieを使用することにより、訪問者が連絡先情報を提供していなくても、再度Webサイトにアクセスがあったときに、その訪問者を識別することができます。Cookieが削除されると、訪問者は新しい訪問者としてみなされ、新しいID（識別用の番号）が割り当てられます。