スーパーバイザー向けガイド
スーパーバイザーは、Zoho SalesIQにおける役割の1つです。管理者に次ぐ権限を持ち、管理機能を活用して、担当者の対応状況を管理、確認、分析できます。このスーパーバイザー向けガイドでは、スーパーバイザーが利用できる機能の概要と使用方法について参照できます。
スーパーバイザーとしてZoho SalesIQのポータルに参加する
- Zoho SalesIQのポータルに参加するための招待メールを受信した後、［同意する］ボタンをクリックします
- 新しいZohoアカウントを作成し、［SIGN UP］（無料登録）をクリックします。
- 必要な情報を入力して、［Continue］（続ける）をクリックします。
ヒント：プロフィール写真を追加すると、訪問者からの信頼性を高めることができます。
チャットのモニタリング
チャットのモニタリング機能を使用すると、進行中のチャットの内容を確認できます。これにより、チャット対応中の担当者をサポートしたり指導したりすることができます。
チャットのモニタリング設定
- ［設定］→［チャットのモニタリング］に移動し、［追加する］ボタンをクリックします。
- 担当者の名前、IPアドレス、メールアドレスを追加すると、該当の担当者のチャットを確認できます。
- いずれかの追加方法を選択し、詳細を入力してから、 ［追加する］をクリックします。
- 追加すると、ポータル内のすべてのチャットのモニタリング設定の一覧が表示され、設定を管理できます。切り替えボタンをクリックすると、チャットのモニタリング設定を有効または無効にできます。
IPブロック申請の承認：
訪問者をブロックする前に、ブロックする理由を検証することが重要です。スーパーバイザーは、不必要なブロック設定を避けるために、担当者からのIPブロック申請の理由を検証して、承認または却下できます。担当者がチャットウィンドウから［IPアドレスをブロックする］をクリックすると、［設定］→［IPアドレスのブロック］→［ブロックしたIPアドレス]リストに申請内容が追加されます。スーパーバイザーはこちらで申請内容を確認し、該当の申請の［承認する］または［却下する］のボタンをクリックできます。
禁止用語辞書の管理
スーパーバイザーは、［禁止用語辞書］設定の初期設定のパッケージに禁止用語を追加することで、不適切な言葉の使用を制限または禁止できます。これにより、チャットで不適切な言葉が使用されることを防止し、チャット対応の品質を向上できます。
- ［設定］→［禁止用語辞書］に移動し、対象の辞書を選択します。
- 対象の言語で［編集する］をクリックします。
- 新しい用語を入力し、入力欄の下にある［用語を追加する］リンクをクリックすると、既存の辞書に用語を追加できます。
メールテンプレート
見込み客をフォローアップするためのメールテンプレートを作成できます。メールは、チャットと比較して、より正式なコミュニケーション手段であると考えられているため、品質の高いテンプレートを作成することが重要です。そのため、Zoho SalesIQでメールテンプレートを作成できるのは、スーパーバイザーと管理者のみに制限されています。
メールテンプレートを作成するには：
- ［設定］→［カスタマイズ］→［メールテンプレート］に移動し、［追加する］ボタンをクリックします。
- よく使用するメールの件名と本文を入力します。
- 差し込み項目を使用すると、訪問者ごとに個別のデータを挿入するメール内容を作成できます。
- ［表示できるユーザー］欄で、テンプレートの表示範囲を設定します。［ポータル内の全員］を選択して組織内の誰でもテンプレートを使用できるようにするか、[自分のみ］設定を選択してテンプレートを非公開にすることができます。
- または、［選択した部門］を選択した場合は、表示された［部門］欄で、テンプレートを関連付ける部門を選択します。
- 保存する前に、入力欄の横にある目のアイコンをクリックすると、メール内容をプレビューできます。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
メールマーケティング連携の設定
メールマーケティング用のアプリを連携すると、メールマーケティングを通じてWebサイトにアクセスした訪問者を特定できます。また、メールマーケティングを通じて、より多くの見込み客の獲得にも役立ちます。
- メールマーケティング連携を有効にするには、［設定］→［連携］に移動し、［メールマーケティング］カテゴリーをクリックして、連携するアプリを選択します。
- 次に、メール経由の訪問者を追跡するため、送信メールに識別用のパラメーターやリンクを追加します。
ポータルでの資料の管理
迅速な返信に役立つ定型返信の作成
繰り返し使用する返信メッセージを定型返信として事前に登録しておくことで、担当者は手動入力する手間をかけずに、定型返信を使用してすばやく返信できます。
- 定型返信を追加するには：
- Zoho SalesIQの画面左側のメニューから、［資料］→［定型返信］に移動します。［定型返信］の一覧画面が表示されます。
- ［追加する］ボタンをクリックします。
- ［メッセージ］欄に、必要な内容を入力します。定型返信文に差し込み項目を追加することもできます。「%」と入力すると、定型返信文に使用できる差し込み項目の候補が一覧表示されます。いずれかの候補をクリックすると、メッセージに挿入できます。
- 定型返信の種類（公開または非公開）を選択します。
- 公開：部門内の担当者全員が定型返信を利用できます。
- 非公開：自分だけが定型返信を利用できます。
- ［関連部門］欄で、定型返信を関連付ける部門を選択するか、［すべての部門］を選択してポータル内で共通の定型返信として設定することもできます。
- ［タグ］欄で、定型返信に関連付けるタグを選択します。
- 最後に、［保存する］ボタンをクリックします。
定型返信についての詳細は、ヘルプをご参照ください。
よくある質問と記事の追加
たくさんの訪問者から同じような質問が来る場合、毎回同じような回答をいちから作るのではなく回答をあらかじめ用意しておくことで、対応を効率化することが可能です。よくある質問に対する解決方法や参考情報に関する記事を用意しておくことで、訪問者に対して必要な情報をすぐに共有できます。記事とよくある質問を追加する方法については、以下のページをご参照ください：記事 | よくある質問
チャットの自動化に役立つコーディング不要ボットの設定
スーパーバイザーが利用できるもう1つの機能には、Zobot（ボット）の作成機能があります。すべての担当者が取り込み中またはオフラインの場合に、ボットが訪問者からのチャットに対応できます。
- 新しいボットを作成するには、［設定］→［ボット］に移動し、右上にある［追加する］ボタンをクリックします。
- ボットに名前を付けて、ボットの作成に使用するプラットフォームを選択します。新しく追加されたコーディング不要のボット作成機能を使用するか、他のプラットフォームを使用できます。
- 要件に合わせてボットを作成した後、ボットをブランド（Webサイト）に設置すると、訪問者とのチャットに対応できます。
- また、このタブでは既存のボットを編集することもできます。
- ボットの詳細と、ボットの設定方法についての詳細は、該当のヘルプページをご参照ください。