受信トレイの操作

受信トレイの操作

 ［受信トレイ］タブでは、顧客や利用者によるメッセージ、返信、メンション、コメントなどのさまざまな種類のやりとりを一元管理できます。このページでは、［受信トレイ］タブで行える主な操作について説明します。
利用条件
  1. 受信トレイ機能は現在、Zoho Socialのプレミアムプラン、代理店向けプラン、代理店向けプラスプランで利用可能です。
  2. Facebook、Instagram、LinkedIn、X、Google ビジネス プロフィール、YouTube、TikTok、WhatsApp、Telegram、Blueskyなどのアカウントでのやりとりを管理できます。

［受信トレイ］タブのダッシュボード

［受信トレイ］タブのダッシュボードでは、顧客や利用者による反応がすべて、一覧で表示されます。ダッシュボード内から、各反応の詳細情報を確認したり、反応に返信したりできます。また、ZohoのAIアシスタント「Zia」（ジア）を通じて、メッセージやコメントに対する返信内容を自動で作成することも可能です。

Ziaの返信機能を有効にするには

  1. ［設定］→［一般設定］→［各種設定］の順に移動します。
  2. ［Ziaを使用して受信トレイの反応に返信する］を有効にします。


この機能を有効にできるのは、Ziaの権限を持つユーザーのみです。

 反応の管理／反応への返信

  1. 対象の反応をクリックします。
  2. テキスト欄に返信内容を入力します。または、Ziaの機能を使用して返信内容を作成します。
  3. ［投稿する］をクリックして、反応に返信します。
  1. インドでは、現在規制されているため、［受信トレイ］経由でTikTokにアクセスできません。



反応の詳細ページ 

  

  
活動：反応のステータスの変更、内部コメントなど、該当の反応に関連する活動のデータがすべて表示されます。  
ユーザー情報：プロフィール名、フォロワー数など、ネットワークに応じたユーザーの詳細情報が表示されます。メールアドレスや説明などの情報を追加することも可能です。また、こちらの情報を手動で編集や削除することもできます。 
履歴：該当のユーザーと行われたこれまでのやりとりの履歴がすべて表示されます。
リンクのコピー（）：反応の詳細ページのリンクをコピーし、他のチームメンバーに共有できます。リンクを共有された人は、やりとりに関する詳細情報を確認できるようになります。
フォロー：反応をフォローできます。該当の反応の活動に関して、通知を受け取ることが可能です。
感情メッセージには、肯定的、中立的、否定的な感情を表す反応を追加できます。
返信：すべての準備済み返信は、こちらに一覧表示されます。準備済み返信は、顧客への反応として追加できます。 

反応の一覧／フィルターの適用   




一覧表示：反応の一覧の表示方法を選択できます。［すべての反応］または［未完了の反応］のいずれかの一覧が、標準で表示されます。ドロップダウンをクリックして表示方法を変更したり、独自の一覧を作成したりすることが可能です。
チャネル：Zoho Socialに接続されているソーシャルメディアアカウントが表示されます。
フィルター条件：以下の条件をもとに、フィルターを適用できます。
  1. 種類：コメント、返信、メッセージ、レビュー、@メンション、質問などの反応の種類を指定できます。
  2. 担当者：反応が割り当てられている担当者を指定できます。
  3. 優先度：反応の優先度（高、中、低）を指定できます。
  4. ステータス：反応のステータス（未完了、レビュー中、完了）を指定できます。
  5. 日付：反応を受け取った日付または期間を指定できます。
未読の反応を表示する：このチェックボックスにチェックを入れると、未読の反応のみ表示されます。
ドロップダウンウィンドウに任意のビューをピン留めすることで、すぐにアクセスできるようにすることが可能です。 

独自の一覧を作成するには

  1. 画面左上から、表示方法のドロップダウンをクリックします。
  2. ［独自の一覧を追加する］をクリックし、要件に合わせて一覧を作成します。
  3. 以下の詳細を入力します。一覧名、対象となるソーシャルメディアのチャネル、反応の担当者、反応の種類、優先度、ステータス、一覧を共有するメンバー、一覧の期間など情報を入力します。
  4. ［送信する］をクリックし、一覧を保存します。
作成したカスタムビューは、ピン留めできます。また、他のポータルメンバーと共有することも可能です。

準備済み返信

準備済み返信とは、受信トレイのすべてのやりとりにワンクリックで迅速に追加可能な事前作成済みのメッセージです。これらのメッセージは、顧客に送信する返信の種類に応じてグループ化できます。

たとえば、会話を始める顧客への挨拶メッセージを作成し、「挨拶メッセージ」というタイトルで保存できます。

これらのテンプレートに返信を保存することで、ブランドのトーンやメッセージの一貫性を保つことができ、誰が対応しても、すべてのチャネルでのコミュニケーションがプロフェッショナルで、ブランディングに沿ったものになります。

  1. 準備済み返信は、WhatsAppを除く受信トレイのすべてのネットワークで使用できます。WhatsAppには独自の返信テンプレートがあります。
  2. 準備済み返信は、280文字以下で作成してください。

Zoho Socialに準備済み返信を追加するには

  1. ［設定］→［受信トレイの設定］に移動します。
  2. 準備済み返信セクションで、［+新しい返信を追加する］をクリックします。 



  3. 返信のタイトルを入力します。
  4. メッセージの内容を入力します。
  5. ドロップダウンから返信を追加するグループを選択します。ドロップダウンから［新しいグループを作成する］をクリックして作成することもできます。
  6. ［保存する］をクリックします。
  7. また、メッセージを入力中に［返信として保存する］をクリックしてテンプレートとして保存することもできます。 


やりとりの整理

アーカイブする：受信トレイビューから削除するには、やりとりをアーカイブします。［アーカイブしたやりとり］の一覧では、アーカイブ済みのやりとりを確認できます。



ミュートする：アカウント内で今後のやりとりに関する通知を受けたくない場合は、ユーザーをミュートしてください。ユーザーをミュートすると、そのユーザーとの今後のやりとりは受信トレイに表示されません。



スパムに設定する：無関係または迷惑メールのように見えるやりとりはスパムとして設定してください。この処理により、該当のやりとりが［スパムのやりとり］の一覧に移動します。



削除する：不要なやりとりを削除します。これにより、受信トレイから該当するやりとりが完全に削除されます。



一括処理：複数のやりとりを選択して、一括で処理（既読にする／スパムに設定する／アーカイブにする）できます。