受信トレイの設定
受信トレイの［設定］→［ブランド設定］→［受信トレイの設定］で、特定の処理、自動化、さまざまな設定を変更して、受信トレイを整理できます。
返信して完了する
この設定を有効にすると、反応に返信すると同時にステータスが自動で「完了」に設定されます。「完了」に設定した後に同じユーザーから連絡がくると、新しい反応としてダッシュボードに表示されます。
この設定は、反応の詳細ページの下部からも有効／無効にできます。
- メッセージの場合、反応は24時間後に完了と見なされます。それまでは、特定のユーザーからのメッセージは同じ反応IDで同じ画面内に表示されます。
- 他の種類の反応では、設定がすぐに適用されます。次の反応は新しい画面で表示されます。
［投稿］タブや［メッセージ］タブからの返信後、その反応は自動更新され、受信トレイで「完了」として設定されます。
ミュートしたユーザー
ミュートしたすべてのユーザーの一覧が表示されます。ミュートしたユーザーからの反応は、通知されず、受信トレイにも表示されません。ユーザーを一覧から削除してミュートを解除できます。
キーワードを使用したスパム設定
反応をスパムとして設定するためのキーワードを指定することで、受信トレイがスパムで埋まってしまうのを防ぐことができます。次回、該当のキーワードを含む反応を受け取った際には、その反応が自動でスパムフォルダーに振り分けられます。
たとえば、「特別オファー」や「無料アクセス」などのキーワードを設定すると、このキーワードが含まれたメールは自動的にスパムフォルダーに振り分けられます。
反応をアーカイブする
反応が完了してから、90日または120日以内にアクションがなければ、自動でアーカイブされます。
アーカイブした反応を消去する
過去15日または30日間アーカイブされた反応を受信トレイから完全に削除できます。
割り当てルール
割り当てルールを設定し、チーム内のユーザーに自動で反応を割り当てることができます。これにより、手動で反応を割り当てる手間や時間を省くことが可能です。
次の手順を実施します。
- ルールの条件の指定：ソーシャルメディアのチャネルや反応の種類に基づく条件を設定します。Zoho Socialでは、Facebook、X、LinkedInなどのチャネルや、コメント、返信、メッセージ、レビュー、@メンションなどの反応の種類に基づいて、条件を設定できます。
- 割り当てルール種類の指定：指名割り当てまたは順繰り（ラウンドロビン）を選択できます。順繰り（ラウンドロビン）を指定すると、均等な割り当てを実現できます。
- 指名割り当て：指定した条件に基づいて反応を自動的に割り当てるメンバーを選択できます。
- 順繰り（ラウンドロビン）：反応は、チームメンバー全員、対象のメンバー、メンバーの役割ごとに割り当てることができます。また、順繰り（ラウンドロビン）方式の割り当てにより、反応がチームメンバー間で均等に分割されます。この仕組みでは、新しい反応が順番に各メンバーに割り当てられ、全員に均等な数が割り当てられるまでこのサイクルが繰り返されます。
割り当てルールを作成するには
- ［設定］→［ブランド設定］→［受信トレイの設定］→［自動化］の順に移動します。
- ［＋新しいルールを作成する］をクリックします。
- ［ルール名］や［説明］を入力します。
- ［ルールの条件］のセクションでは、以下の操作を実行します。
- ［いずれかの条件を満たす］または［すべての条件を満たす］を選択します。
- ドロップダウンリストから適切な条件を選択します。
- さらに条件を追加するには、［＋追加する］をクリックします。
- ［指名割り当て］を選択し、［割り当てルールの種類］セクションで、［反応の割当先］のドロップダウンリストから選択します。
- ［順繰り（ラウンドロビン）］の場合、次の手順を行います。
- ［割り当てルールの種類］セクションで［順繰り（ラウンドロビン）］を選択します。
- ［反応の割当先］セクションでは、以下の選択肢のいずれかを選びます。
- Zoho Socialのすべてのメンバーに反応を割り当てるには、［すべてのメンバー］を選択します。
- ［メンバーを選択する］を選び、ドロップダウンリストからユーザーを選択します。
- ［役割ごとのメンバー］を選び、ドロップダウンリストから適切な役割を選択します。
- 最後に、［ルールを保存する］をクリックします。