差し込み文書

差し込み文書機能とは、ひな形（テンプレート）となる文書をもとに、異なるデータを差し込んで文書を作成する機能です。Zoho Surveyの差し込み文書では、名前や住所などの他、任意の質問に対する回答データを文書内に差し込み、それぞれの回答者ごとに異なる文書を作成できます。アンケートの回答者に送信する文書の作成を効率化できます。作成した差し込み文書は、メールに添付したり、Zoho CRMやZoho Recruit内の顧客データに対して添付したりすることが可能です。アンケート完了後のページに表示することもできます。また、管理者は、必要に応じて、レポートの個々の回答ページからも表示や出力ができます。なお、差し込み文書内には、質問だけでなく、変数やスコアなどを差し込みタグとして使用することもできます。

使用例

ある企業が、新入社員に対してオンライン上でコンプライアンス研修を実施し、研修後に内容のチェックテストをZoho Surveyで実施しようとしています（配点機能を利用します）。そして、テストの基準点に達した受講者には、合格証を発行したいと考えています。このような場合に差し込み文書機能を使用すると、基準に達した参加者に合格証をかんたんにメールで送信することができます。

別の例では、ある企業が商品モニターに対して開発段階の商品を試用を依頼し、その評価内容をアンケート形式で収集しようとしています。この場合、そして、回答があった商品モニターに該当商品の割引クーポンをメールで送信したいと考えています。このような場合に差し込み文書機能を使用すると、クーポンをかんたんにメールで送信することができます。

差し込み文書の例（参加証明書、合格証）：

差し込み文書を作成するには：

［設定］タブ→［差し込み文書］→［作成する］をクリックします。
［新しい文書を作成する］をクリックするか、テンプレートから選択して、文書の編集画面に移動します。
文書名を変更するには、左上の編集アイコン（鉛筆マーク）をクリックします。
画面左側のメニューには以下の要素が表示されます。

見出し：見出しを挿入します。
段落：本文に段落を挿入します。この要素を使うと、本文の内容を段落ごとに分けて記載できます。
画像：画像を挿入します。
表：表を挿入します。
間隔：要素間に間隔（隙間、スペース）を挿入します。
線：水平線を挿入します。

［保存する］をクリックします。

メモ：

差し込み文書内の各要素は、編集画面においてドラッグ＆ドロップの操作で簡単に追加できます。

文書を編集するには：

対象箇所を選択します。
上部のメニューから、フォントの種類、フォントの色、フォントのサイズ、下線、斜線、太字など、テキストの書式（装飾）を設定できます。また、特殊文字、変数、リンク、画像などを追加することもできます。
［保存する］をクリックします。

変数を挿入するには：

変数を挿入する箇所をクリックします。
上部のメニューの［変数を挿入する］メニューをクリックします。
必要な変数を選択します。
［保存する］をクリックします。

背景画像を追加するには：

背景画像を変更するには、文書の枠外の欄をクリックしてページ全体のメニューを表示し、［背景画像］をクリックします。
Web上の画像を使用するには、［URL］を選択します。
［URL］のテキスト欄に画像のURLを入力します。
テンプレートの画像を使用するには、［ギャラリー］を選択します。
画像を選択します。
［OK］をクリックします。
既存の背景画像を削除するには、上部のメニューの［背景画像］の横にある削除アイコン（ごみ箱マーク）をクリックします。
［保存する］をクリックします。

背景色を変更するには：

（背景色）アイコンをクリックします。
色を選択します。
表示されているもの以外の色から選ぶ場合、［その他の色］をクリックします。
［OK］をクリックします。
［保存する］をクリックします。

ページのサイズを変更するには：

ページのサイズを変更するには、文書の枠外の欄をクリックしてページ全体のメニューを表示し、ページのサイズの選択欄（初期設定では［A4］）をクリックします。
希望するサイズを選択します。
［保存する］をクリックします。

ページの向きを変更するには：

ページの向きを変更するには、文書の枠外の欄をクリックしてページ全体のメニューを表示し、［縦］または［横］のドロップダウンをクリックします。
希望する向きに変更します。
［保存する］をクリックします。

ページの余白を変更するには：

ページの余白を変更するには、文書の枠外の欄をクリックしてページ全体のメニューを表示し、［ページ設定］をクリックします。
希望するページの余白の値を入力するか、上下の矢印をクリックして設定します。
［保存する］をクリックします。

ヘッダー／フッターを追加するには：

ヘッダーを追加するには、文書の枠外の欄をクリックしてページ全体のメニューを表示し、［ページ設定］をクリックします。
［ヘッダーを表示する］をクリックします。ヘッダー欄を編集するには、ヘッダー欄に対象の要素をドラッグ＆ドロップして編集します。
フッターを追加するには、［フッターを表示する］をクリックします。フッター欄を編集するには、フッター欄に対象の要素をドラッグ＆ドロップして編集します。
［保存する］をクリックします。

文書をプレビューするには：

画面の左側メニューの［プレビュー］をクリックします。

元に戻す／やり直すには：

操作を元に戻すには、画面右上の（元に戻す）アイコンをクリックします。
元に戻した操作をもう一度やり直すには、画面右上の（やり直す）アイコンをクリックします。

文書を管理するには：

［設定］タブ→［差し込み文書］をクリックします。
新しい文書を作成するには、［作成する］ボタンをクリックします。
既存の文書を確認するには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の［プレビュー］をクリックします。

既存の文書を編集するには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の（その他）アイコンをクリックします。
［編集する］をクリックします。

既存の文書を削除（ごみ箱に移動）するには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の（その他）アイコンをクリックします。
［削除する］をクリックします。

既存の文書を複製するには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の（その他）アイコンをクリックします。
［複製する］をクリックします。
文書名を編集します。
［複製する］をクリックします。

Zoho Surveyのサポートチームに文書を共有するには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の（その他）アイコンをクリックします。
［サポートに共有する］をクリックします。
［アクセスを許可する］をクリックします。

Zoho Surveyのサポートチームへの文書の共有を取り消すには：

［自分の文書］の一覧から、該当の文書の欄の（その他）アイコンをクリックします。
［サポートへの共有を取り消す］をクリックします。

ごみ箱に移動した文書を確認するには：

ごみ箱から該当の文書の（その他）アイコンをクリックします。
［プレビュー］をクリックします。

ごみ箱に移動した文書を復元するには：

［ごみ箱］から該当の文書の（その他）アイコンをクリックします。
［復元する］をクリックします。

ごみ箱に移動した文書を完全に削除するには：

［ごみ箱］から該当の文書の（その他）アイコンをクリックします。
［削除する］をクリックします。
［はい］をクリックします。

個々の回答の差し込み文書を表示／出力／検索／抽出／ダウンロード／削除するには：

画面左側のメニューの［レポート］→［個々の回答］タブをクリックします。
［差し込み文書］欄までスクロールします。
該当文書の［表示する］をクリックします。
表示画面を閉じるには、右上の［X］をクリックします。
差し込み文書をファイルに出力するには、［出力する］をクリックします。
［ファイル名］欄に出力する文書のファイル名を入力します。
［出力する］をクリックし、確認メッセージが表示されたら［OK］をクリックします。
画面左側のメニューの［出力］をクリックします。
出力対象の差し込み文書を検索するには、画面右上の検索欄で検索対象のファイル名を入力します。
差し込み文書を抽出（フィルター）するには、画面右上の（抽出）アイコンをクリックします。
差し込み文書をダウンロードするには、該当の文書の下矢印（ダウンロード）アイコンをクリックします。
差し込み文書を削除するには、該当の文書のごみ箱（削除）アイコンをクリックします。

メモ：

ごみ箱に移動した文書は編集できません。編集するには、文書を復元してください。
生成した差し込み文書へのアクセス用URLを生成し、URLをメールで案内したり他のアプリ／サービスで使用したりすることが可能です。たとえば、回答者に自動送信するメールにURLを記載したり、Zoho CRMやZoho Recruitのデータの項目にURLを追加したりすることが可能です。これらの機能を使用する場合、［アンケート設定］の［回答設定］欄で、［差し込み文書ごとの公開リンクを生成する］設定を有効にする必要があります。なお、URLにはアクセス用のランダムな文字が含まれていますが、URL自体は公開されており、URLにアクセスすると誰でもアクセスできますのでご留意ください。

利用可能なプラン：

文書の差し込み機能は、プロプランとエンタープライズプランでのみ利用できます。