連絡先への回答依頼の送信設定

このヘルプ記事では、回答依頼メールの自動配信において、回答依頼を一度のみ送信する機能や回答依頼を繰り返し送信する機能の設定方法について説明します。

回答依頼を一度のみ送信する機能

［回答依頼を一度のみ送信する］機能を使用すると、回答依頼のメールをすぐに送信するか、後で送信するかを選択できます。回答依頼は各受信者に一度のみ送信されます。この機能は、顧客満足度アンケートや成長分析アンケートを送信するような場合に使用できます。

回答依頼メールを一度のみ送信する場合は、以下のいずれかの設定項目を選択できます。

すぐに送信する
待機時間を設定する
指定の日時に送信する
一定の間隔で送信する

すぐに送信する

［すぐに送信する］を選択すると、自動処理が有効になってからすぐにメールが送信されます。

使用例：

問い合わせ対応が完了した際に、顧客満足度アンケートを送信できます。
組織の人事部門は、人事管理システムに従業員の情報を登録したタイミングで、入社前アンケートを送信できます。

待機時間

［待機時間］を選択すると、自動処理が実行されてから一定時間が経過した後、一度だけ回答依頼メールが送信されます。設定した時間数、日数、週数、月数が経過した後に自動で回答依頼が送信されます。

使用例：

たとえば、旅行会社では、乗客が目的地に到着してから1時間が経過した時点で満足度アンケートを送信できます。
また、ECサイトでは、注文した商品が届いてから、2日後に顧客に顧客満足度アンケートを送信できます。

指定の日時に送信する

［指定の日時に送信する］を選択すると、回答依頼メールを送信する日時を指定できます。特定の日時にアンケートを送信することが可能です。

使用例：

ある小売店では12月18日から12月25日までクリスマスセールの開催を予定しています。顧客の満足度を調査するため、12月25日のセール終了後、該当するすべての顧客に顧客満足度アンケートを送信できます。
東京で、3日間の市場調査に関するカンファレンスが開催されています。主催者は、カンファレンスの終了後、参加者全員にイベントに関するアンケートを送信したいと考えています。カンファレンスの終了日時が5月2日の17時である場合、アンケートは5月2日の指定の時間に送信する必要があります。［指定の日時に送信する］処理を使用することで、指定した日時にアンケートを送信することが可能です。

一定の間隔で送信する

［一定の間隔で送信する］を選択すると、指定した間隔でアンケートを送信できます。

使用例：

医療機関では、定期的に来院する患者向けに、医療サービスに関するアンケートを定期的に送信できます。
総務部では、従業員アンケートを定期的に送信できます。

回答依頼を繰り返し送信する機能

［回答依頼を繰り返し送信する］機能を使用すると、未回答者に向けて回答依頼のメールを繰り返し送信できます。

回答依頼を繰り返し送信する機能の設定方法：

回答依頼を送信する頻度を［毎日］、［毎週］、［毎月］のいずれかに設定します。

メールを毎日送信するには、［毎日］を選択します。
メールを毎週送信するには、［毎週］を選択し、メールを送信する曜日と時間帯を選択します。
メールを毎月送信するには、［毎月］を選択し、頻度を設定します。

特定の日付にメールを送信する場合、特定の日を選択します。
選択した週の選択した日にメールを送信する場合、特定の週を選択します。

送信を開始するには、回答依頼メールの開始日を選択します。
［時間帯］を選択します。回答依頼を送信する時間帯を選択します。たとえば、アンケートを午前10時、午後3時、午後7時に送信する場合は、これら3つの時間帯を追加します。
［送信間隔］を設定します。回答依頼を送信する間隔を設定します。頻度を［毎日］、［毎週］、［毎月］に設定した場合、初期設定では、その頻度で回答依頼が送信されます。ただし、ドロップダウンメニューからいずれかの設定を選択すると、送信間隔をカスタマイズできます。
［配信の終了条件］ を設定して、回答依頼メールの定期送信の終了条件を選択します。［終了しない］、［特定の日］、［スケジュール処理の件数］、［集計グループ回答数］、または［アンケートの回答数］に基づいて設定できます。
完了後、［予約する］をクリックし、必要に応じてリマインダーの設定画面に進みます。

注：

週末にメールを送信したくない場合は、［週末をスキップする］チェックボックスにチェックを入れます。

配信の終了条件

［配信の終了条件］機能は、自動処理の有効期限を設定する際に使用されます。さまざまな要件に基づき、Zoho Surveyでは、以下の自動処理の有効期限機能を提供しています。

終了しない：この場合、自動処理には有効期限がなく、手動で無効化しない限り、回答依頼は送信され続けます。たとえば、顧客へのアンケートを送信し続けたい場合は、こちらを選択します。
特定の日：特定の日で回答依頼の送信を終了する場合は、終了日を設定できます。
回答依頼数：配信の終了条件が回答依頼の件数に基づいて選択されている場合（たとえば、50回）、回答依頼が50回送信されると、それ以降、メールは送信されません。
集計グループの回答数：配信の終了条件は、集計グループの回答数に基づいて選択されます。たとえば、ある組織のソーシャルメディアチームが、Facebook、LinkedIn、Instagramの各チャネルで、各集計グループにつき100件の回答を上限に設定しているとします。Facebookの回答数が100件に達した場合、Facebookユーザーへのメール送信は自動で停止されます。ソーシャルメディアの収集グループの回答数の上限を100件に設定した場合、100件の回答依頼メールが送信されたら、それ以降回答依頼は送信されません。
アンケートの回答数：配信の終了条件がアンケートの回答数に基づいて選択されています。たとえば、上限を1,000件に設定した場合、そのアンケートで1,000件の回答が収集された時点で、それ以降、回答依頼メールは送信されなくなります。