Zoho Flowを使用したアンケートへの招待メールの自動配信

Zoho Flowを使用したアンケートへの招待メールの自動配信

Zoho SurveyではZoho Flowなどの自動化サービスと連携することで、他のアプリケーションにおける処理に基づいてアンケートへの招待メールを自動で配信することができます。

使用例

あるオンライン学習プラットフォームのマーケティング責任者は、コースを修了した受講者に対して、修了したコースに関するアンケートとともに上級コースの受講料の割引案内をメールで配信したいと考えています。Zoho Flowを使用してZoho SurveyとZoho CRMを連携することで、Zoho CRM内の特定の受講者リストに対して、コース修了のタイミングでアンケートへの招待メールを自動配信できます。招待メールの自動配信用にテンプレートを作成します。メールの本文には、コース修了をお祝いするメッセージと、アンケートへのリンクを挿入できます。また、上級コースの割引用のプロモーションコードを追加することもできます。
また別の例では、コーヒー豆のオンラインストアのオーナーが、最近仕入れた「ゾホ豆」を注文したお客様に、豆の感想を聞きたいと考えているとします。Zoho Flowを使用して、Zoho SurveyとPOSシステムを連携することで、POSシステムに保存されている購入者に対して、「ゾホ豆」の購入時にアンケートへの招待メールを自動配信できます。メールの本文には、新しい豆を選んでくれたことへの感謝のメッセージとともにアンケートへのリンクを記載できます。
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Zoho Flowsを使用したアンケートへの招待メールの自動配信を設定するには

  1. Zoho Surveyで対象のアンケートを開き、画面左側メニューの［編集］をクリックします。
  2. 上部メニューの［公開］タブをクリックします。
  3. 左パネルの［配信］の［メール］をクリックします。［メールを作成する］をクリックします。メールの内容を作成し、［次へ］をクリックします。

  4. 送信者情報を設定し、［次へ］をクリックします。
  5. ［宛先］画面で、［連携先のサービスでの処理］を選択し、［自動処理の名前］を入力します。
  6. ［作成する］をクリックします。
自動配信用のメールテンプレートの作成が完了しました。次に、Zoho Flowにアクセスして、自動処理を設定します。

Zoho Flowを使用したZoho SurveyとEventzillaの連携

さまざまな自動化サービスを使用して、Zoho SurveyとEventzillaを連携し、データの同期や処理を自動化できます。以下では、Zoho Flowを使用した連携の設定方法を説明します。 
  1. Zoho Flowで画面左側メニューの［自分のフロー］に移動します。
  2. 画面右上から［＋作成する］→［フローを作成する］の順にクリックします。
  3. ［フロー名］欄に、フローの名前を入力します。
  4. フローを設定するフォルダーを選択します。 
    1. 既存のフォルダーを選択するには、［Home］（ホーム）の選択欄をクリックして、表示されたフォルダーの一覧から選択します。
    2. 新しいフォルダーを作成するには、［NEW FOLDER］（新しいフォルダー）をクリックします。
  1. ［Description］（説明）欄に、フローに関する説明や補足情報を入力します。
  2. ［作成する］をクリックします。
  3. ポップアップを閉じると表示される、フローの実行条件の選択画面で、［アプリ］欄の［設定］をクリックします。
  4. アプリの一覧から、対象のアプリを選択します。上部の検索欄から、アプリ名で検索することも可能です。上記の例では、「Eventzilla」を選択し、［次へ］をクリックします。
  5. Eventzillaの実行条件の選択画面で、要件に応じた実行条件を選択し、［次へ］をクリックします。
    1. 新しい実行条件を設定するには、［実行条件の追加を要望できます。］リンクをクリックして、要件に応じた実行条件の追加をサポート窓口に依頼できます。
  1. ［Variable Name］（変数名）欄に、作成する変数名を入力します。なお、Eventzillaとの外部連携を設定していない場合、［接続する］をクリックし、外部連携名とAPIトークンを入力して設定する必要があります。APIトークンを取得するには、［API token］（APIトークン）欄の上部にある［Click here］（こちらをクリック）リンクをクリックし、Eventzillaアカウントにログインします。表示されたAPIキーをコピーして、［API token］（APIトークン）欄に貼り付け、［認証する］をクリックします。
  2. ［Event］（処理）の選択欄から、自動処理の条件となる処理を選択するか、独自の値を指定します。
  3. フローの実行条件となる処理の条件を設定する場合は、［フィルター条件］の選択欄から処理のフィルター条件を選択して、設定します。
  4. ［完了する］をクリックします。
  5. 表示されたフローの編集画面の左上にある［アプリ］タブで、検索欄に「Zoho Survey」と入力し、表示された［Zoho Survey］をクリックします。
  6. ［Zoho Survey］の処理の一覧から、［Send email invitation］（アンケートへの招待メールの送信）の処理を選択し、右側のフロー編集画面にドラッグ＆ドロップで追加します。
  7. 表示された画面の［外部連携］選択欄で、対象とするZoho Surveyとの外部連携を選択します。新しい外部連携を作成して指定する場合は、選択欄の右横にある［+新しい］をクリックします。
  8. または、Zoho Surveyとの外部連携を設定していない場合、［接続する］をクリックします。
  9. 新しい外部連携の作成画面で、外部連携名を入力します。利用可能なすべての実行条件と処理を対象にしたい場合は、［すべての実行条件と処理］を選択します。特定の実行条件と処理のみを指定したい場合、［特定の実行条件と処理のみ］を選択します。
  10. 実行条件と処理をそれぞれ選択します。
  11. ［認証する］をクリックします。Zoho FlowによるZoho Surveyデータへのアクセスに関する確認画面で　［承認］をクリックします。
  12. ［Variable Name］（変数名）欄に、作成する変数名を入力します。［Portal ID］（ポータルID）の選択欄で、対象のポータルIDを選択します。
  13. ［Department ID］（部門ID）、［Survey ID］（アンケートID）、［Collector ID］（集計グループID）［Triggered Invitation ID］（処理のアンケートへの招待メールの自動配信ID）の欄でそれぞれ選択します。
  14. 画面右側に変数が表示されます。［システム変数］欄から変数を選択して、画面左側の各項目の入力欄に挿入します。
  15. ［完了する］をクリックします。
  16. 編集画面の右上にある［フローの状況］スイッチをONにして、フローを有効にします。

アンケートへの招待メールの自動配信を管理するには

  1. Zoho Surveyで対象のアンケートを開き、画面左側メニューの［編集］をクリックします。
  2. 上部メニューの［公開］タブをクリックします。
  3. 左パネルの［配信］の［メール］を選択します。［概要］タブの下部にある［自動で実行された招待］をクリックします。
  4. 対象の招待メールの［表示する］をクリックします。
  5. 招待メールを編集するには、をクリックし、［編集する］をクリックします。
  6. 招待メールを無効にするには、をクリックし、［無効にする］をクリックします。
  7. 招待メールを有効にするには、をクリックし、［有効にする］をクリックします。 

利用条件：

Zoho Flowを使用したアンケートへの招待メールの自動配信機能は、Zoho Surveyのすべての有料プランで利用できます。