WorkDriveコラボレーションウィジェットでMS Officeファイルのリアルタイムユーザー活動を追跡する

WorkDriveコラボレーションウィジェットでMS Officeファイルのリアルタイムユーザー活動を追跡する

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チームメンバーは、複数のデバイスから同じドキュメントに同時にアクセスして共同作業を行うことがよくあります。ただし、場合によっては、ファイルの重複やバージョンの競合が発生することがあります。

Desktop Sync や TrueSync を使用しているときに、現在誰がそのドキュメントを閲覧または編集しているかを正確に確認できたら便利だと思いませんか？

WorkDrive コラボレーションウィジェットを使用すると、WorkDrive アカウントに保存されている Microsoft Office ファイル（Word、Excel、PowerPoint）でのアクティブユーザーの操作状況を把握できます。これにより、変更を加えるか、しばらく待つかなど、その後の作業計画を立てやすくなります。

ウィジェットの提供状況:
WorkDrive コラボレーションウィジェットは、現在 WorkDrive Desktop Sync と TrueSync の両方のアプリケーションで利用できます。
このウィジェットを有効にするには、以下のバージョン以降のアプリケーションを使用していることを確認してください。
  1. Desktop Sync - バージョン 2.7.0 以上
  2. TrueSync - バージョン 3.6.27 以上
メモ:
  1. Microsoft Office の Word、Excel、PowerPoint ファイルにのみ適用され、その他のデスクトップアプリケーションには適用されません。（Microsoft Office の互換モードもサポートされます）
  2. この機能を使用するには、有効なインターネット接続が必要です。
  3. Office ファイルが保護ビューで開かれている場合、コラボレーションウィジェットを機能させるには編集を有効にする必要があります。
ソフトウェア要件:
  1. 現在、コラボレーションウィジェットがサポートされているのは Windows OS プラットフォーム（Windows 7 以降）のみです。
  2. Microsoft Office バージョン: Office 2013 以降（2013、2016、2019、2021、Microsoft 365/Office 365）。

WorkDrive コラボレーションウィジェットを有効にする

  1. WorkDrive  アイコンをシステムトレイでクリックします。小さなウィンドウが表示されます。
  2. 上部の設定  アイコンをクリックし、各種設定 を選択します。
  3. 初期設定では、一般 メニューが選択されています。 [Microsoft Office ファイルで WorkDrive コラボレーションウィジェットを表示] チェックボックスを選択します。

           

  4. [適用] をクリックします。

    有効にすると、他の共同編集者が、あなたが現在作業している MS Word、Excel、または PowerPoint ファイルを開いたり変更を加えたりしたタイミングで、画面右下にコラボレーションウィジェットが表示されます。


メモ: ウィジェットを移動したい場合は、クリックしてドラッグするだけで、任意の場所に移動できます。

ウィジェットを使用すると、次のことが可能になります。
  1. アクティブなメンバーの詳細を確認
    現在作業しているファイルを、他に誰が閲覧または編集しているかを確認できます。アクティブなメンバーの状況に応じて、コラボレーションウィジェットには、ユーザーの詳細とともに次のいずれかのメッセージが表示されます。

    1. 別のユーザーがこのファイルを閲覧しています - 別のユーザーがこのファイルを閲覧していますが、変更は行っていません。
    2. 複数のユーザーがこのファイルを閲覧しています - 2 人以上のユーザーがこのファイルを閲覧していますが、変更は行っていません。
    3. 別のユーザーがこのファイルを編集しています - 別のユーザーがこのファイルに変更を加えています。



    4. 複数のユーザーがこのファイルを編集しています - 2 人以上のユーザーが同時にこのファイルを編集しています。

  2. ファイルを最新バージョンに更新
    他のユーザーが、あなたが開いているファイルの新しいバージョンを保存した場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから、そのバージョンにすぐに更新できます。



    メモ:ローカルで保存していない変更がある場合は、最新バージョンに更新する前に、別ファイルとして保存できます。

  3. ファイルの競合を解決
    クラウド上のファイルとコンピューター上のファイルでバージョンが異なる場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから [競合を解決] ウィンドウに移動できます。



    [競合を解決] ウィンドウでは、次の 3 つの操作のいずれかを選択して競合を解消できます。

    1. 最新バージョンとしてアップロード:このオプションでは、Sync を使用してローカルコンピューターで編集したファイルを、最新バージョンとしてアップロードします。
    2. Web からダウンロード:このオプションでは、Web 上のバージョンのファイルをダウンロードし、ローカルコンピューター上のファイルを置き換えます。その後、ファイルに変更を加えることができます。
    3. 両方のファイルを保持:このオプションでは、両方のバージョンのファイルを保持します。コンピューター上の同期アプリで編集しているバージョンは、新しいファイルとして保存されます。
      WorkDrive Sync でのファイル競合の解決について詳しくはこちら

  4. ファイル操作に応じて同期の問題を修正
    他のユーザーが、あなたが開いているファイルを移動、削除、または名前変更しようとした場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから、ローカルコンピューター上のファイルをすばやく同期できます。

    1. 名前変更:他のユーザーが、あなたが作業しているファイルの名前を変更した場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから、Web 上で名前変更されたファイルをコンピューターに更新・同期できます。

    2. 移動:他のユーザーが、あなたが作業しているファイルを移動した場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから、Web 上の新しい場所にあるファイルをコンピューターに更新・同期できます。
      メモ:ファイルが、あなたがメンバーではないチームフォルダーに移動された場合、そのファイルはコンピューターから削除されます。

    3. 削除:他のユーザーが、あなたが作業しているファイルを削除した場合、WorkDrive コラボレーションウィジェットから、そのファイルを閉じてコンピューター上から削除するよう促されます。
      メモ:ファイルのコピーを保持したい場合は、[ファイル] > [名前を付けて保存] に移動して、自分用のコピーを作成してください。

ウィジェットアイコンとそのステータス

- 他のユーザーがファイルを閲覧しています。
  - 他のユーザーがファイルを編集しているか、ファイルの競合が発生しています。
- Web 上で新しいバージョンが利用可能です。ローカル環境にダウンロードできます。
  - 同期エラーが発生しています。エラー内容を確認し、解消してください。

WorkDrive コラボレーションウィジェットを無効にする

初期設定では、WorkDrive コラボレーションウィジェットはオンになっています。必要に応じてオフにすることもできます。ウィジェットを無効にすると、
  1. 他の共同編集者のアクティビティを表示できなくなります。
  2. 他のユーザー側では、引き続きあなたのアクティビティが表示されます。
  1. WorkDrive  アイコンをシステムトレイでクリックします。小さなウィンドウが表示されます。
  2. 上部の設定  アイコンをクリックし、各種設定 を選択します。
  3. 初期設定では、一般 メニューが選択されています。 [Microsoft Office ファイルで WorkDrive コラボレーションウィジェットを表示] チェックボックスの選択を解除します。
  4. [適用] をクリックします。