WorkDrive TrueSyncでファイルを共有する方法
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チームメンバーやクライアント、パートナーとの効果的な共同作業は、あらゆる組織にとって不可欠です。WorkDrive では、社内外のユーザーとファイルやフォルダーを共有して共同作業できます。
さまざまなデバイスでのユーザー体験を向上させるため、WorkDrive は WorkDrive TrueSync アプリケーションから直接共有できるようになりました。これにより、Web やモバイルアプリに切り替える必要がなくなります。
バージョン 3.8.6 未満のエージェント向け重要メモ:
アプリケーションを古いバージョン（3.8.6 未満）からアップデートした場合、コンテキストメニューから共有オプションが消えていることがあります。コンテキストメニューでファイル共有機能を有効にするには、次の手順に従ってください。
- 次のサイトにログインします: www.accounts.zoho.com。
- Zoho アカウントにサインインし、左ペインの Sessions タブに移動します。
- App Sign-ins タブを開き、Zoho WorkDrive アカウントをクリックします。
WorkDrive に接続されているすべてのデバイスの一覧が表示されます。 - TrueSync がインストールされているデバイスを探し、削除 をクリックします。これにより、選択したデバイスのトークンが失効します。
- この操作が完了すると、TrueSync アプリケーションで再度ログインするよう求められます。画面の指示に従ってログインを完了してください。
再ログイン後、コンテキストメニューに共有オプションが表示されるようになります。
WorkDrive TrueSync を使用してファイルやフォルダーを共有する方法は次のとおりです。
- メールアドレスで共有: 共有相手（社内ユーザー・外部ユーザー）のメールアドレスを入力して、ファイルやフォルダーを簡単に共有できます。
- 外部共有リンクで共有: パスワード、期限、ダウンロード制限、ユーザー情報の入力などを設定した、安全な外部共有リンクを作成できます。
- パーマリンク設定のカスタマイズ: パーマリンクを調整して、チームメンバーやインターネット上の任意の相手とファイルを共有し、柔軟にアクセス権を管理できます。
メモ:共有オプションを利用できるのは、チームフォルダーでオーガナイザー以上の役割を持つユーザーのみです。
共有相手のメールアドレスを使ってファイルを直接共有する
共有相手（社内ユーザー・外部ユーザー）のメールアドレスがわかっている場合は、そのメールアドレスを入力してファイルやフォルダーを直接共有できます。
メモ: 外部ユーザーが共有されたファイルやフォルダーにアクセスするには、メールに送信されるワンタイムパスワード（OTP）でメールアドレスを認証する必要があります。
- File Explorer（Windows OS）または Finder（Mac OS）を開き、左ペインで WorkDrive TrueSync を選択します。
コンピューター上でWorkDrive TrueSync 仮想ドライブが開きます。
または、WorkDrive TrueSync アイコンをシステムトレイまたはメニューバーからクリックすることもできます。ポップアップが表示されます。
フォルダー アイコンをクリックして、WorkDrive TrueSync 仮想ドライブを開きます。 - 「マイフォルダー」または任意のチームフォルダー内で共有したいファイルまたはフォルダーを選択し、その項目を右クリックします。
- Windows OS の場合は WorkDrive TrueSync > 共有 を、macOS の場合は WorkDrive TrueSync アイコン付きの共有オプション を選択します。画面に共有ダイアログボックスが表示されます。
- 共有ダイアログボックスで、ユーザーのメールアドレスを入力し、適切なファイルアクセスレベルを割り当てます。
- 必要に応じて、非公開メッセージを追加 リンクをクリックして、個別メッセージを追加します。
- 共有 をクリックします。
外部共有リンクでファイルを共有する
外部共有リンクを使用すると、パスワード、期限、ダウンロード制限などを設定して、コンテンツを安全に外部共有できます。
外部共有リンクを作成するには:
- File Explorer（Windows OS）または Finder（Mac OS）を開き、左ペインで WorkDrive TrueSync を選択します。
コンピューター上でWorkDrive TrueSync 仮想ドライブが開きます。
または、WorkDrive TrueSync アイコンを システムトレイまたは メニューバー からクリックすることもできます。ポップアップが表示されます。
フォルダー アイコンをクリックして、WorkDrive TrueSync 仮想ドライブを開きます。 - 「マイフォルダー」または任意のチームフォルダー内で共有したいファイルまたはフォルダーを選択し、その項目を右クリックします。
- Windows OS の場合は WorkDrive TrueSync > 共有 を、macOS の場合は WorkDrive TrueSync アイコン付きの共有オプション を選択します。画面に 共有 ダイアログボックスが表示されます。
- 新しい外部共有リンク ハイパーリンクをクリックします。新しい外部共有リンクを作成 ウィンドウが開きます。
または、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、新しい外部共有リンク オプションを選択して、外部共有リンクを作成 ウィンドウを開くこともできます。 - わかりやすいようにリンク名を入力します。
- 外部共有したいファイルまたはフォルダーのアクセスレベルを選択します。
- ファイルまたはフォルダーへのパスワードアクセスを有効にするには、パスワードを設定 をオンに切り替え、パスワードを入力します。
機密性の高いファイルやフォルダーを共有する場合は、パスワードを追加できます。リンクを開こうとするユーザーは、設定したパスワードを入力する必要があります。 - 有効期限を設定 をオンに切り替え、共有ファイルまたはフォルダーの有効期限を設定します。
設定した日付を過ぎると、共有リンクは無効になります。 - ダウンロードを許可 をオンに切り替えると、外部ユーザーが共有ファイルまたはフォルダーをダウンロードできるようになります。
ファイルやフォルダーのダウンロードを制限したい場合は、オフに切り替えます。 - ユーザーデータを要求 をオンに切り替え、名前、メールアドレス、電話番号など、必須とするユーザー情報を選択します。
これを有効にすると、ユーザーはファイルやフォルダーにアクセスするたびに情報を送信する必要があります。これにより、外部共有リンクから誰がファイルやフォルダーを開いたかを把握できます。 - 作成 をクリックします。新しいダイアログボックスが開きます。
- コピー をクリックし、グループチャットや SNS などで外部ユーザーにリンクを共有します。
- 共有リンクをメールで送信するには、外部ユーザーのメールアドレスをカンマ区切りで入力し、必要に応じて個別メッセージを追加してから、メールを送信 をクリックします。
パーマリンク設定をカスタマイズしてファイルを共有する
ファイルやフォルダーのパーマリンクをカスタマイズし、社内外の共同編集者とすぐに共有することで、効率的に共同作業できます。
パーマリンク設定をカスタマイズしてファイルを共有する手順:
- File Explorer（Windows OS）または Finder（Mac OS）を開き、左ペインで WorkDrive TrueSync を選択します。
コンピューター上でWorkDrive TrueSync 仮想ドライブが開きます。
または、WorkDrive TrueSync アイコンを システムトレイまたは メニューバー からクリックすることもできます。ポップアップが表示されます。
フォルダー アイコンをクリックして、WorkDrive TrueSync 仮想ドライブを開きます。 - 「マイフォルダー」または任意のチームフォルダー内で共有したいファイルまたはフォルダーを選択し、その項目を右クリックします。
- Windows OS の場合は WorkDrive TrueSync > 共有 を、macOS の場合は WorkDrive TrueSync アイコン付きの共有オプション を選択します。画面に 共有 ダイアログボックスが表示されます。
- 共有ダイアログボックスの permalink の横にある 表示設定を変更 ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューとリンクを含むポップアップが画面に表示されます。
- 初期設定では、チームフォルダーメンバーと共有コラボレーター が選択されています。次のいずれかのパーマリンク設定を選択できます。
- チームフォルダーメンバーと共有コラボレーター（内部共有）: 共有リンクには、チームフォルダーメンバーと共有コラボレーターのみがアクセスできます。
- チーム内のすべてのユーザー（内部共有）: 共有リンクには、WorkDrive チームのメンバーのみがアクセスできます。
- インターネット上のすべてのユーザー（外部共有）: 共有リンクには、インターネット上の誰でもアクセスできます。
- 保存 をクリックします。
- コピー をクリックし、メール、グループチャット、SNS などで外部ユーザーにリンクを共有します。
「自分と共有」フォルダーで共有ファイルを見つける
他のユーザーから直接、またはグループ経由で共有されたすべてのファイルとフォルダーは、［自分に共有］フォルダーに一覧表示されます。各ファイルやフォルダーに対して付与されている権限に応じて、それらの項目を表示、ダウンロード、編集、または共有できます。
WorkDrive TrueSync で［自分に共有］フォルダーにアクセスするには：
- Windows の場合はエクスプローラー、Mac の場合は Finder を開き、左側のペインで WorkDrive TrueSync を選択します。
WorkDrive TrueSync 仮想ドライブ がコンピューター上で開きます。
または、WorkDrive TrueSync アイコンを システムトレイ または メニューバー からクリックします。ポップアップが表示されます。
フォルダー アイコンをクリックして、WorkDrive TrueSync 仮想ドライブ を開きます。 - 仮想ドライブが開いたら、［自分に共有］フォルダーを探して開きます。ここに、自分と共有されているファイルとフォルダーの一覧が表示されます。