Bigin と WorkDrive の連携

Bigin と WorkDrive の連携

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企業では、さまざまな目的で顧客とファイルをやり取りする必要があります。顧客の機密文書を保護することは、あらゆる法人にとって最優先事項です。WorkDrive を基盤とする Bigin の File Cabinet トッピングを使用すると、顧客とのファイルの送受信を安全に行えます。

WorkDrive と Bigin を連携すると、顧客ごとに新しいフォルダーを作成し、フォルダーにファイルがアップロードされるたびに通知を受け取り、OTP 認証でファイルを保護して、意図した受信者のみに届くようにすることができます。

File Cabinet をインストールする

  1. Bigin アカウントにログインします。
  2. 右上の設定をクリックし、左側ペインからToppingsを選択します。
  3. 'File Cabinet' を検索し、Install をクリックします。WorkDrive の設定ウィンドウが表示されます。



  4. 接続 with your WorkDrive アカウントをクリックして、既存の WorkDrive アカウントと File Cabinet を接続します。



  5. WorkDrive アカウントをお持ちでない場合は、作成 a 新規 WorkDrive アカウントをクリックします。


WorkDrive アカウントをお持ちでない場合は、バックエンドで Essential プラン（ストレージ上限：5 GB）の新しい Zoho WorkDrive アカウントが作成されます。
既存の WorkDrive アカウントが個人アカウントの場合、連携時にチームアカウントに変換されます。

File Cabinet トッピングを有効にする

File Cabinet トッピングは、単一の連絡先または複数の連絡先に対して有効化できます。連絡先が作成されたときに File Cabinet を自動で有効にするワークフローを割り当てることもできます。

単一の連絡先に対して:

  1. 左側ペインから連絡先を選択します。
  2. 対象の連絡先をクリックします。FilesセクションでFile Cabinet を有効にするをクリックします。
    リンクが作成されます。
  3. リンクをコピーして、連絡先と共有します。
  4. 送信するをクリックして、リンクの詳細を連絡先にメール送信します。


メールの内容は編集することもできます。

複数の連絡先に対して:

  1. 左側ペインから連絡先をクリックします。
  2. 対象の連絡先を選択するには、連絡先名の横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. すべての連絡先を選択する場合は、連絡先 名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
  4. その他をクリックし、ドロップダウンからFile Cabinet を有効にするを選択します。



  5. 必要に応じてメールの内容を編集し、送信する & 有効にする File Cabinetをクリックします。
選択した連絡先ごとに一意のリンクが送信されます。

ワークフローを割り当てる

Bigin のワークフローを使用すると、繰り返し作業を自動化し、業務プロセスを効率化できます。このケースでは、連絡先が作成されるたびに File Cabinet を有効にするワークフローを割り当てることができます。
  1. 右上の設定に移動します。
  2. 左側ペインからワークフローを選択し、右側の+新規 ワークフローをクリックします。
    「新規ワークフローの作成」ウィンドウが表示されます。
  3. ドロップダウンのタブをクリックし、連絡先を選択します。
  4. ワークフロー名と説明を入力し、次をクリックします。
  5. トリガーセクションでは、初期設定で「データ操作時」がオンになっています。作成を選択し、次をクリックします。
  6. 条件セクションですべて 連絡先を選択し、次をクリックします。
  7. 処理セクションでFile Cabinet を有効にするを選択します。



    「File Cabinet 操作の作成」ウィンドウが表示されます    。
  8. 操作名を入力し、必要に応じてメールの内容を編集して、保存をクリックします。
    ワークフローの詳細ページに移動します。
  9. 保存をクリックします。
新しい連絡先が作成されると、自動的に File Cabinet が作成され、その連絡先に一意のリンクを含むメールが送信されます。

安全なファイル共有

連絡先に送信されるリンクは OTP によって保護されています。登録済みのメール ID に OTP が送信され、その OTP を入力することで、共有されたリンクにアクセスできるようになります。
  1. リンクを開きます。「メールアドレスを認証する」画面が表示されます。
  2. 送信する OTPをクリックします。



  3. 登録済みメールアドレスに送信された 6 桁の OTP を入力します。
  4. 表示する Folderをクリックして、共有されたリンクにアクセスします。

ファイルのアップロードと表示

  1. File Cabinet を有効にすると、Files セクションは内部ファイルと外部ファイルに分かれます。
  2. ナビゲーションバーで連絡先タブに移動し、対象の連絡先をクリックして開きます。
  3. Filesセクションをクリックします。
Internal Files:このセクションでは、Bigin 組織のユーザーがファイルをアップロードおよび表示できます。連絡先は内部ファイルにアクセスできません。
  1. Browseをクリックし、次のいずれかの設定から選択します。
アップロードする 差出人 this Computer: デバイスからファイルまたはフォルダーをアップロードします。
添付する 差出人 Cloud: ドライブアカウントからファイルまたはフォルダーをアップロードします。
Zoho WorkDrive: WorkDrive アカウントからファイルまたはフォルダーをアップロードします。
リンク (URL): フォルダーにファイルをアップロードするためのファイル URL を入力します。



External Files: 連絡先がアップロードしたファイルと、Bigin ユーザーが連絡先と共有したファイルがここに表示されます。
  1. メールで送信されたリンクを開きます。WorkDrive フォルダーが表示されます。
  2. 右上の新規をクリックし、次の設定から選択します。
Folder: 新しいフォルダーを作成します。
アップロードする files: デバイスから新しいファイルをアップロードします。
アップロードする folder: デバイスから新しいフォルダーをアップロードします。
      

File Cabinet を無効にする

不要になった連絡先については、いつでも File Cabinet を無効にできます。連絡先と共有されていたリンクは無効になり、共有されていたフォルダーにはアクセスできなくなります。
  1. 連絡先タブに移動し、対象の連絡先を選択します。
  2. Filesを選択します。
  3. File Cabinet 処理ドロップダウンをクリックし、File Cabinet を無効にするを選択します。確認ポップアップが表示されます。
  4. 無効にするをクリックします。

File Cabinet をアンインストールする

File Cabinet をアンインストールしても、追加されたファイルは削除されません。アップロードされたすべてのファイルは、ユーザーの WorkDrive アカウントから引き続きアクセスできます。
  1. 右上の設定に移動し、左側ペインからToppingsを選択します。
  2. 'File Cabinet' を検索し、管理をクリックします。確認ポップアップが表示されます。
  3. Ok をクリックします。