フォルダへのデータテンプレートの割り当て

フォルダへのデータテンプレートの割り当て

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ユーザーはフォルダー内で設定を有効にして、データテンプレートを自動的に関連付け、共同編集者全員に対して、そのフォルダーに追加するすべてのファイルやフォルダーにカスタム項目を追加することを必須にできます。ファイルやフォルダーにデータテンプレートとカスタム項目を追加しておくと、データテンプレートのフィルターやカスタム項目の条件を使って、データを簡単に検索できるようになります。
Info
データテンプレートは、すべての有料 WorkDrive プランで利用できます。
カスタム項目は、WorkDrive Business プランでのみ利用できます。

チームフォルダーにデータテンプレートを必須設定する

チームフォルダーにデータテンプレートを必須設定すると、そのデータテンプレートが自動的に関連付けられ、すべてのユーザーは、ルートフォルダーに作成、アップロード、移動、またはコピーするすべてのファイルやフォルダーに対してカスタム項目を追加する必要があります（第 1 階層のフォルダーと、チームフォルダーに直接追加されるファイルのみが対象です）。

Notes
  1. チームフォルダー管理者のみが、チームフォルダーにデータテンプレートを必須設定できます。
  2. この設定は、チームフォルダー内のサブフォルダーには適用されません。
  1. 左側のパネルでチームフォルダーをクリックし、右側に表示します。
  2. 上部のチームフォルダー名の横にある[管理]をクリックし、ドロップダウンから[設定]を選択します。[設定]タブが開きます。
  3. [データテンプレートの必須設定]タブをクリックします。
  4. [ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付けを必須にする]をオンに切り替えます。
  5. 一覧からデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、[変更]をクリックして一覧から選択します。
    1. 選択したデータテンプレートが[すべてのユーザー]に設定されている場合、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
    2. 選択したデータテンプレートが[特定のメンバーまたはグループ]に設定されている場合、そのメンバーのみが、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
  6. データテンプレートの適用対象を選択します。
    1. ファイルのみ
    2. フォルダーのみ
    3. ファイルとフォルダーの両方

    チームフォルダー内のサブフォルダーにデータテンプレートを必須設定する

    チームフォルダー内のサブフォルダーにデータテンプレートを必須設定すると、そのデータテンプレートが自動的に関連付けられ、すべてのユーザーは、そのサブフォルダーに作成、アップロード、移動、またはコピーするすべてのファイルやフォルダーに対してカスタム項目を追加する必要があります（第 1 階層のフォルダーと、選択したフォルダーに直接追加されるファイルのみが対象です）。

    Notes
    1. チームフォルダー管理者のみが、チームフォルダー内のサブフォルダーにデータテンプレートを必須設定できます。
    2. この設定は、選択したフォルダー内のサブフォルダーには適用されません。
    1. 左側のパネルでチームフォルダーをクリックし、右側に表示します。
    2. 対象のサブフォルダーを右クリックし、[プロパティ]を選択します。
    3. [データテンプレートの必須設定]を選択します。
    4. [ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付けを必須にする]をオンに切り替えます。
    5. 一覧からデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、[変更]をクリックして一覧から選択します。
      1. 選択したデータテンプレートが[すべてのユーザー]に設定されている場合、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
      2. 選択したデータテンプレートが[特定のメンバーまたはグループ]に設定されている場合、そのメンバーのみが、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
    6. データテンプレートの適用対象を選択します。
      1. ファイルのみ
      2. フォルダーのみ
      3. ファイルとフォルダーの両方

    ［マイフォルダー］内のフォルダーまたはサブフォルダーにデータテンプレートを必須設定する

    ［マイフォルダー］内のフォルダーまたはサブフォルダーにデータテンプレートを必須設定すると、そのデータテンプレートが自動的に関連付けられ、すべての共同編集者は、そのフォルダーに作成、アップロード、移動、またはコピーするすべてのファイルやフォルダーに対してカスタム項目を追加する必要があります（第 1 階層のフォルダーと、選択したフォルダーに直接追加されるファイルのみが対象です）。

    Notes
    メモ: この設定は、選択したフォルダー内のサブフォルダーには適用されません。
    1. 左側のパネルで[マイフォルダー]を選択し、右側に表示します。
    2. 対象のサブフォルダーを右クリックし、[プロパティ]を選択します。
    3. [データテンプレートの必須設定]を選択します。
    4. [ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付けを必須にする]をオンに切り替えます。
    5. 一覧からデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、[変更]をクリックして一覧から選択します。
      1. 選択したデータテンプレートが[すべてのユーザー]に設定されている場合、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
      2. 選択したデータテンプレートが[特定のメンバーまたはグループ]に設定されている場合、そのメンバーのみが、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、またはコピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
    6. データテンプレートの適用対象を選択します。
      1. ファイルのみ
      2. フォルダーのみ
      3. ファイルとフォルダーの両方


    データテンプレートの必須関連付けの動作

    データテンプレートが必須設定されているフォルダーに対して、ユーザーがファイルやフォルダー（作成、アップロード、コピー、または移動）を追加しようとすると、新しいアイテムにカスタム項目を追加するためのポップアップが表示されます。

    ユーザーは必須項目に適切な値を入力し、[保存]をクリックする必要があります。

    1 回の操作で複数のファイルやフォルダーをフォルダーに追加する場合、ユーザーは次のいずれかを実行できます。
    1. ポップアップ内のチェックボックスを選択して、同じプロパティをすべての新しいアイテムに適用する
    2. 各アイテムごとに、1 件ずつカスタム項目を追加する


    Info
    1. Zoho オフィススイートファイルの場合、［プロパティを追加］ポップアップは、ファイルが下書き状態から「準備完了」にマークされたときにのみ表示されます。
    2. ファイルやフォルダーにカスタム項目を追加する前に、ユーザーがページを更新または閉じた場合、ポップアップは再表示されません。右側のパネルにある［データテンプレート］タブで関連付けられているデータテンプレートを確認でき、必要に応じて後からそのデータテンプレートに対するカスタム項目を追加できます。

    データテンプレートとカスタム項目の詳細