ファイルやフォルダーに対するデータテンプレートの関連付け
Zoho WorkDriveでは、ファイルやフォルダーに対してデータテンプレートを自動的に関連付けるよう設定できます。この設定を有効にすると、共同作業者がフォルダー内にファイルやフォルダーを追加する際に、カスタム項目の入力を必須にできます。ファイルやフォルダーにデータテンプレートとカスタム項目を追加することで、データテンプレートやカスタム項目を使って、目的のファイルやフォルダーを検索できます。
データテンプレート機能は、Zoho WorkDriveのすべての有料プランで利用できます。
カスタム項目は、Zoho WorkDriveのビジネスプランでのみ利用できます。
カスタム項目は、Zoho WorkDriveのビジネスプランでのみ利用できます。
チームフォルダーにおけるデータテンプレートの関連付けを必須にする方法
チームフォルダーで、データテンプレートの関連付けを必須にすると、選択したデータテンプレートが対象のチームフォルダーに自動で割り当てられます。チームフォルダー直下にフォルダーやファイルを作成、アップロード、移動、コピーする場合、カスタム項目を入力する必要があります。この設定は、チームフォルダー直下のフォルダーやファイルにのみ適用されます。
- チームフォルダーで、データテンプレートの関連付けを必須にできるのは、チームフォルダーの管理者のみです。
- この設定は、チームフォルダー内のサブフォルダーには適用されません。
- 画面左側のメニューで、［チームフォルダー］をクリックします。
- 画面上部の［管理する］をクリックして、ドロップダウンから［設定］を選択します。［設定］タブが表示されます。
- ［データテンプレート］タブをクリックします。
- ［ファイルやフォルダーに対するデータテンプレートの関連付けを必須にする］のスイッチをオンにします。
- 一覧から該当するデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、［変更する］をクリックして、一覧から選択します。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［すべてのユーザー］に設定すると、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［特定のメンバーまたはグループ］に設定すると、該当するメンバーのみ、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際、カスタム項目を入力する必要があります。
- データテンプレートを適用する項目を選択します。
- ファイルのみ
- フォルダーのみ
- ファイルとフォルダーの両方
チームフォルダー内のサブフォルダーにおけるデータテンプレートの関連付けを必須にする方法
チームフォルダー内のサブフォルダーで、データテンプレートの関連付けを必須にすると、選択したデータテンプレートが対象のサブフォルダーに自動で割り当てられます。サブフォルダー直下にフォルダーやファイルを作成、アップロード、移動、コピーする場合、カスタム項目を入力する必要があります。この設定は、サブフォルダー直下のフォルダーやファイルにのみ適用されます。
- チームフォルダー内のサブフォルダーで、データテンプレートの関連付けを必須にできるのは、チームフォルダーの管理者のみです。
- この設定は、選択したフォルダーの下層にあるサブフォルダーには適用されません。
- 画面左側のメニューで、［チームフォルダー］をクリックします。
- サブフォルダーを右クリックし、［詳細］を選択します。
- ［データテンプレート］タブをクリックします。
- ［ファイルやフォルダーに対するデータテンプレートの関連付けを必須にする］のスイッチをオンにします。
- 一覧から該当するデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、［変更する］をクリックして、一覧から選択します。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［すべてのユーザー］に設定すると、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［特定のメンバーまたはグループ］に設定すると、該当するメンバーのみ、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
- データテンプレートを適用する項目を選択します。
- ファイルのみ
- フォルダーのみ
- ファイルとフォルダーの両方
自分のフォルダー内のフォルダーまたはサブフォルダーにおけるデータテンプレートの関連付けを必須にする方法
自分のフォルダー内のフォルダーまたはサブフォルダーで、データテンプレートの関連付けを必須にすると、選択したデータテンプレートが対象のフォルダーに自動で割り当てられます。フォルダー直下にフォルダーやファイルを作成、アップロード、移動、コピーする場合、カスタム項目を入力する必要があります。この設定は、フォルダー直下のフォルダーやファイルにのみ適用されます。
メモ：この設定は、選択したフォルダーの下層にあるサブフォルダーには適用されません。
- 画面左側のメニューで、［自分のフォルダー］をクリックします。
- サブフォルダーを右クリックし、［詳細］を選択します。
- ［データテンプレート］タブをクリックします。
- ［ファイルやフォルダーに対するデータテンプレートの関連付けを必須にする］のスイッチをオンにします。
- 一覧から該当するデータテンプレートを選択します。別のテンプレートを選択するには、［変更する］をクリックして、一覧から選択します。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［すべてのユーザー］に設定すると、編集権限以上を持つすべてのユーザーは、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
- 選択したデータテンプレートのアクセス権限を［特定のメンバーまたはグループ］に設定すると、該当するメンバーのみ、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力する必要があります。
- データテンプレートを適用する項目を選択します。
- ファイルのみ
- フォルダーのみ
- ファイルとフォルダーの両方
データテンプレートの関連付けを必須にする仕組み
フォルダーにデータテンプレートの関連付けを必須にすると、ユーザーがそのフォルダーにファイルやフォルダーを作成、アップロード、移動、コピーする際に、カスタム項目を入力するための画面が表示されます。
カスタム項目に適切な値を入力して、［保存する］をクリックします。
複数のファイルやフォルダーを一度に追加する場合、以下のいずれかの操作を実行できます。
- 追加するすべての新しい項目に同じカスタム項目の内容を適用するには、表示される画面でチェックボックスにチェックを入れます。
- 各項目に対して、カスタム項目を個別に入力します。
- Zoho Office Suiteのファイルの場合、［詳細を追加する］画面は、ファイルが［下書き中］から［準備完了］状態に移行した時点でのみ表示されます。
- ファイルやフォルダーにカスタム項目を入力する前に画面を更新または閉じた場合、画面が再度表示されることはありません。関連付けられたデータテンプレートは、画面右側の［データテンプレート］タブから確認できます。また、関連付けられたデータテンプレートのカスタム項目は、必要に応じて後から追加することもできます。