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データテンプレートは、WorkDriveのすべての有料プランで利用できます。
カスタム項目は、WorkDriveのBusinessプランでのみ利用できます。

データテンプレートの仕組み  

1. チーム管理者がデータテンプレートを作成し、カスタム項目を追加します。
2. データテンプレートは、ファイルやフォルダーに関連付けることができます。
   データテンプレートは、フォルダーやチームフォルダーで必須にすることもできます。
3. 割り当てられた場所にファイルを作成、アップロード、移動、コピーすると、ユーザーにカスタム項目の入力が求められます。
4. 入力されたカスタム項目値は、ファイルを開かなくても表示され、検索フィルターとして使用して目的のファイルをすばやく見つけることができます。
   
   

実例：履歴書管理  

ファイル／フォルダーへのデータテンプレートの関連付け 

前提条件

• データテンプレートを関連付けるには、チーム管理者がデータテンプレートを作成している必要があります。
• データテンプレートを関連付けるには、ファイルまたはフォルダーに対する編集権限以上が必要です。
• データテンプレートの関連付けが許可されている必要があります。管理者によるデータテンプレートの設定に応じて、特定のメンバーに制限される場合や、編集権限を持つすべてのユーザーに許可される場合があります。
  
  

ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付け

1. ファイルまたはフォルダーを選択します。
   
2. 右側パネルの情報アイコンの下にある［データテンプレート］アイコンをクリックします。
3. ［データテンプレート］で、［＋データテンプレートを関連付け］をクリックします。
   または、ファイルやフォルダーを右クリックして、［整理］→［データテンプレートを関連付け］を選択します。
4. データテンプレートを選択します。
   
   
   
   
5. カスタム項目の種類に応じて、カスタム項目値を入力します。
   続行するには、すべての必須カスタム項目に値を入力する必要があります。
6. 必要なカスタム項目値をすべて入力したら、［関連付け］をクリックします。
   関連付けられたファイルが検索結果に表示されるまで、時間がかかる場合があります。
   
   
   

制限事項

• 下書き状態のファイルをデータテンプレートに関連付けることはできません。
• 編集権限付きで共有されているファイルやフォルダーは、データテンプレートに関連付けることができます。
• 複数のファイルやフォルダーを一度に選択し、データテンプレートを関連付けることができます。
• 1つのファイルまたはフォルダーには、最大5件のデータテンプレートを関連付けることができます。
• 1つのデータテンプレートは、無制限のファイルやフォルダーに関連付けることができます。
• ファイル／フォルダーがワークフローに含まれている場合、編集権限は現在のワークフロー状態の実行者のみに制限されます。データテンプレートを関連付けまたは関連付け解除できるのはこれらのユーザーのみで、他のユーザーは関連付けや関連付け解除を行えません。
  
  

ファイルとフォルダーのカスタム項目値の編集

1. データテンプレートに関連付けられているファイルまたはフォルダーを選択します。
2. 右側パネルの情報アイコンの下にある［データテンプレート］アイコンをクリックします。
3. 必要なデータテンプレートをクリックして開きます。
4. 以前に追加したカスタム項目値が表示されます。変更するには、データテンプレート名の横にある［編集］アイコンをクリックします。
   
   
   
   
5. 必要な変更を行ったら、［更新］をクリックします。
6. ファイルまたはフォルダーとデータテンプレートの関連付けを解除するには、データテンプレート名の横にある［削除］アイコンをクリックします。

制限事項

• データテンプレートの関連付けを解除するには、管理者の設定に基づく権限が必要です。この権限は、特定のメンバー、または編集権限を持つすべてのユーザーに限定される場合があります。
• 複数のファイルやフォルダーからデータテンプレートの関連付けを一度に解除することはできません。1つずつ行う必要があります。
• 編集権限を持つユーザーであれば誰でも更新できます。

データテンプレートの必須化 

データテンプレートを必須化できるのは、チームフォルダー管理者のみです。

1. カスタム項目がある必須化されたデータテンプレートでは、ユーザー入力が必要です。カスタム項目がない場合は、チーム全体のラベルとしてのみ機能します。
   
2. データテンプレートをチームフォルダーまたはフォルダーで必須にした場合、そのテンプレートはチームフォルダーに直接追加された第1階層のフォルダーとファイルにのみ適用され、必須化された場所内のサブフォルダーには適用されません。
   

 

チームフォルダーでのデータテンプレートの必須化

1. 左パネルに移動し、目的のチームフォルダーをクリックします。
2. 上部のチームフォルダー名の横にある［管理］をクリックし、ドロップダウンから［設定］を選択します。［設定］タブが開きます。
   
   
   
   
3. ［データテンプレートの必須化］タブをクリックします。
4. ［ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付けを必須にする］をオンにします。
   
   
   
   
5. 一覧からデータテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。
   
   
   
   別のテンプレートを選択するには、［変更］をクリックし、一覧から選択します。

• 選択したデータテンプレートがすべてのユーザーに設定されている場合、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、編集以上のアクセス権を持つすべてのユーザーがカスタムプロパティを入力する必要があります。
• 選択したデータテンプレートが特定のメンバーまたはグループに設定されている場合、このチームフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、該当するメンバーのみがカスタムプロパティを入力する必要があります。

6. データテンプレートの適用方法を選択します。

• ［ファイルのみ］
• ［フォルダーのみ］
• ［ファイルとフォルダーの両方］

            

フォルダーへのデータテンプレート適用の必須化

1. 左パネルに移動し、フォルダーをクリックして右側で開きます。
2. 対象のサブフォルダーを右クリックし、［プロパティ］を選択します。
   
   
   
   
3. ［データテンプレートの必須化］を選択します。
4. ［ファイルとフォルダーへのデータテンプレートの関連付けを必須にする］をオンにします。
   
   
   
   
5. 一覧からデータテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。
   
   
   
   別のテンプレートを選択するには、［変更］をクリックし、一覧から選択します。

• 選択したデータテンプレートがすべてのユーザーに設定されている場合、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、編集以上のアクセス権を持つすべてのユーザーがカスタムプロパティを入力する必要があります。
• 選択したデータテンプレートが特定のメンバーまたはグループに設定されている場合、このフォルダーにファイルを作成、アップロード、移動、コピーする際に、該当するメンバーのみがカスタムプロパティを入力する必要があります。

6. データテンプレートの適用方法を選択します。

• ［ファイルのみ］
• ［フォルダーのみ］
• ［ファイルとフォルダーの両方］

メモ：この設定は、このフォルダー内のサブフォルダーには適用されません。

必須データテンプレート関連付けの仕組み  

1. ポップアップ内のチェックボックスを選択して、同じプロパティをすべての新しいアイテムに適用します。
2. 各アイテムにカスタムプロパティを1つずつ追加します。

メモ：

• Zoho office suiteファイルの場合、プロパティの追加ポップアップは、ファイルが下書き状態から準備完了としてマークされた場合にのみ表示されます。
• ファイルまたはフォルダーにカスタムプロパティを追加する前に、ユーザーがページを更新または閉じた場合、ポップアップは再表示されません。関連付けられたデータテンプレートは右パネルの［データテンプレート］タブで確認でき、必要に応じて後から関連付けられたデータテンプレートのカスタムプロパティを追加できます。
  

カスタム項目の条件フィルターを使用したファイルの検索  

ユーザーは、関連付ける権限のあるデータテンプレートのみを使用して検索できます。

1. 右上の［検索］アイコンをクリックします。
   または、キーボードの/キーを押すだけで検索ボックスを開けます。
2. ［すべて検索］の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、［データテンプレート］を選択します。
3. 一覧から必要なデータテンプレートを選択します。
   
   
4. 選択したデータテンプレートに関連付けられている一致するすべてのファイルとフォルダーが表示されます。
5. データテンプレートに必要なカスタム項目の条件を追加します。

検索可能なカスタム項目のみが、カスタム項目の条件フィルターに表示されます。

6. 下にある［+］アイコンをクリックして新しい条件を追加し、条件として［AND］または［OR］を選択します。
7. 結果を表示するには、［検索］をクリックします。
   
   

カスタム項目の種類別に利用可能な検索条件