チームフォルダーの設定の管理

チームフォルダーの管理者は、プライバシー、外部共有、ダウンロード制限などの設定を管理できます。これにより、チームフォルダー内でのファイル共有や共同作業が適切に行われるようにすることが可能です。

これらの設定は、特定のチームフォルダーにのみ適用され、他のチームフォルダーには影響しません。

チームフォルダーの設定を管理できるのは、チーム管理者のみです。

チームフォルダー設定の表示方法

画面左側のメニューで、該当するチームフォルダーを選択します。
画面上部の［管理する］をクリックし、ドロップダウンから［設定］を選択します。
［設定］タブが表示されます。［設定］タブには、以下の設定を管理できます。

チームフォルダーの種類の変更

チームフォルダーの種類は、以下のいずれかから選択できます。

公開：チーム内のすべてのメンバーがフォルダーにアクセスできます。メンバーを個別に招待する必要はありません。

非公開：チームフォルダーに追加されたメンバーのみがファイルにアクセスし、共同作業を行うことができます。

チームフォルダーの種類を変更するには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
［チームフォルダーの種類］セクションで、新しい種類を選択します。
［チームフォルダーの種類を変更する］画面が表示されます。
内容を確認してから、［変更する］をクリックして確定します。

メールによるファイルのアップロード

この設定を有効にすると、チームメンバーや外部ユーザーが、メール経由でチームフォルダーにファイルをアップロードできるようになります。

また、チームフォルダーでメールによるファイルのアップロードが許可されている場合は、専用のメールアドレスが自動的に生成されます。このメールアドレスに送信された添付ファイルのみが、メール添付ファイルのフォルダー、またはチームフォルダー内の指定した保存先に自動的にアップロードされます。

添付ファイルのみがアップロード対象です。メールの本文は保存されません。

メールによるファイルのアップロードを許可するには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
［メールによるファイルのアップロードを許可する］のスイッチをオンにします。
アップロード用の専用メールアドレスが表示されます。メールアドレスをコピーするには、［メールをコピーする］をクリックします。
また、新しいメールアドレスを作成するには、［新しく作成する］をクリックし、操作確認の画面で［生成する］をクリックします。
メモ：新しいメールアドレスが生成されると、既存のメールアドレスは無効になります。また、無効になったメールアドレスからZoho WorkDriveにファイルをアップロードすることはできません。
チームメンバーや外部ユーザーにファイルのアップロードを許可するには、［メールをコピーする］をクリックして、メールアドレスをコピーし、該当するメンバーに共有します。
初期設定では、このメールアドレスに送信される添付ファイルは、［チームフォルダー］内の［メールの添付ファイル］フォルダーにアップロードされます。
ファイルを保存するフォルダーを変更するには、［場所を変更する］をクリックし、該当するフォルダーを選択するか、チームフォルダー内に新しいフォルダーを作成して、そちらにファイルをアップロードします。
フォルダーの保存先を変更すると、その後、メールでアップロードされたファイルはすべて新しいフォルダーに保存されます。
ファイルのアップロードを、編集者、副管理者、管理者の役割を持つメンバーのみに制限する場合は、［フォルダーの場所］の下にあるチェックボックスにチェックを入れます。

メールによるファイルのアップロードが失敗する主な理由

メールサービスのファイルアップロード上限（1ファイルあたりのサイズ、合計ファイルサイズ、ファイル数）を超えている。
チームフォルダーで、メールによるファイルのアップロード機能が無効になっている。
ユーザーにファイルをアップロードする権限がない、または役割が変更されている。
ファイルのアップロードを編集者、副管理者、管理者のみに制限している。
該当するフォルダーが利用できない。
チームフォルダー用のメールアドレスが無効になっている、または変更されている。
WorkDriveのストレージ容量が上限に達している。

メールによるファイルのアップロードを無効にするには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
［メールによるファイルのアップロードを許可する］のスイッチをオフにします。
該当するチームフォルダーへのメールによるファイルのアップロードはできなくなります。

チームフォルダーにおける外部共有

チームフォルダーの管理者は、ファイルやフォルダーをチーム外と共有することを許可または制限できます。

チームフォルダーにおける外部共有を許可または制限するには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
必要に応じて、［チームフォルダーに登録されているユーザーに対して、チーム外への共有を許可する］のスイッチをオンまたはオフに切り替えます。

情報

チームレベルで外部共有が無効になっている場合、チームフォルダーの管理者は、各チームフォルダーでの外部共有を有効または無効にすることはできません。
チームレベルで外部共有が有効になっている場合、チームフォルダーの管理者は、各チームフォルダーでの外部共有を有効または無効にすることができます。
チームフォルダーで外部共有が有効になっている場合、ファイルやフォルダーを外部共有できるのは、チームフォルダーの管理者と副管理者のみです。

チームフォルダーにおけるダウンロードと印刷の設定

初期設定では、チームフォルダーの編集者、副管理者、管理者の権限を持つメンバーおよび外部の共同編集者は、ファイルをダウンロードおよび印刷できます。

チームフォルダーの管理者は、閲覧者またはコメント者の権限を持つユーザーに対して、ダウンロードおよび印刷機能を有効または無効にすることができます。

この設定は、財務報告書や契約書などの機密文書を共有する際に、閲覧やコメントを許可しながら、ダウンロードや印刷を制限する場合に便利です。これにより、共同作業を可能にし、不正な共有を防ぐことができます。

ダウンロードと印刷のメニューを表示または非表示にするには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
［ダウンロードと印刷のメニューを表示する］のスイッチをオンまたはオフに切り替えます。

情報

メンバーにグループと個人の両方の役割が割り当てられている場合は、より上位の役割が適用されます。
閲覧者またはコメント者が、同じチームフォルダー内で編集者（またはそれ以上）のアクセス権限を持つグループに所属している場合は、閲覧者やコメント者としてのメニューが無効でも、ダウンロードおよび印刷が可能です。
チームフォルダーでダウンロードが制限されている場合、閲覧者またはコメント者のアクセス権限を持つユーザーは、WorkDrive SyncまたはTrueSyncアプリを使用して、それらのファイルをローカルのパソコンに同期することはできません。

WorkDriveの独自形式へのファイルの自動変換

チームメンバーが文書、表計算シート、プレゼンテーションファイルをチームフォルダーにアップロードすると、ファイルは自動的にWorkDriveの独自形式に変換されます。WorkDriveの独自形式に変換されたファイルは、Writer、Sheet、Showで直接開くことができるため、追加のソフトウェアを使わずに、チームでオンライン編集や共同作業をかんたんに行うことができます。WorkDriveの独自形式に変換可能なファイル形式について、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

WorkDriveの独自形式への交換を有効化するには

［チームフォルダー］→［管理する］→［設定］の順に移動します。
［アップロード時にすべてのファイルをZoho形式に変換する］のスイッチをオンまたはオフに切り替えます。

情報

チームフォルダーの管理者は、チームレベルのポリシーで許可されている場合に限り、ファイルをWorkDriveの独自形式に自動変換する設定を変更できます。
WorkDrive SyncおよびTrueSyncアプリでアップロードされたファイルは、自動的には変換されません。これらのファイルを変換するには、該当するアプリ内で手動でファイルを開く必要があります。