割り当てルール

割り当てルール

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はじめに

Assignment rules を使用することで、Zoho Workerly 内でデータをユーザーに自動で割り当てることができます。組織全体のデータ配分プロセスやラウンドロビン方式に基づき、担当者をデータに自動で割り当てることが可能です。
利用可能範囲
権限 必須: 権限内で「管理 [タブ] Assignment Rules」を持つユーザーのみがこの機能にアクセスできます。

データ Assignment ワークフロー

  1. Assignment rule を作成します。
  2. temp/連絡先/case インポートツールまたはWebフォームで、必要なAssignment ruleを選択します。
  3. データをインポートする際、まずAssignment ruleの条件に基づいてデータが評価され、その後Zoho Workerlyユーザーが担当者として割り当てられます。

制限事項

  1. 各ルールエントリーには最大25個まで異なる条件を関連付けることができます。
  2. 複数のルールを設定しても、ユーザーは一度に1つのルールしか選択できません。
  3. Assignment rules は、インポートツールやWeb-to-formを通じて作成されたデータにのみ使用できます。
  4. 手動でtemp/連絡先を作成する場合、ユーザーへの割り当てはできません。
  5. システム内に2人以上のユーザーがいる場合のみ、Assignment Ruleが利用可能となります。
Assignment rule を設定する方法
  1. 移動先 設定 > 自動化 > Assignment Rulesへ進みます。
  2. ドロップダウンリストからタブを選択し、作成 Ruleをクリックします。
  3. 新しいルールページで、ルール名を入力します。
  4. 「保存」をクリックします。
  5. [タブ] Assignment Ruleページで、作成 Rule Entryをクリックします。
  6. ルールエントリーページで、以下の操作を行います。
    1. Criteria:ルールエントリーのcriteriaを入力します。
    2. データ 担当者:データの担当者を割り当てるための設定のいずれかを選択します。
      1. 割り当て先:データの担当者として割り当てるユーザーを選択します。
      2. 割り当て先 ユーザー in Round robin:ドロップダウンリストからユーザー、ロール、またはグループを選択します。データは選択したユーザーのリストに担当者として割り当てられます。
    3. ワークフロー タスク:割り当てるワークフロータスクを選択します。
    4. 「保存」をクリックします。

ディストリビューションロジックの例

1ラウンドにつき1件のデータが各ユーザーに割り当てられます。
データがインポートまたはWebフォームから作成された場合、ユーザーが一覧に記載された順番で担当者として割り当てられます。ユーザーの一覧を選択するための以下の設定が利用できます。
  1. ユーザー- データを割り当てるユーザーを選択します。ユーザーの表示順を並べ替えることも可能です。
  2. 役割- 役割を選択します。選択した役割を持つユーザーが表示されます。ユーザーの表示順は追加された日付に基づいており、最新のユーザーが最初に表示されます。
  3. グループ- グループを選択します。選択したグループ内のユーザーが表示されます。ユーザーの表示順は追加された日付に基づいており、最新のユーザーが最初に表示されます。
システムは以下の順番でユーザーにデータを割り当てます。
  1. Patricia Boyle - データ 1
  2. Fathima Yilmaz - データ 2
  3. James Watsonhale - データ 3
  4. Patricia Boyle - データ 4
  5. Fathima Yilmaz - データ 5
  6. James Watsonhale - データ 6 以降