Zoho Writerで入力可能なフォームの共有
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概要
Zoho Writerでは、ZohoユーザーとZoho以外のユーザーの両方に入力フォームを共有できます。アクセス権限の設定、パスワード保護の有効化、有効期限の設定、必要に応じたアクセス権限の取り消しにより、受信者によるフォームの利用方法を管理できます。
前提条件
- 文書がZoho Writerで項目入力テンプレートとして作成されている必要があります。
- 必要な入力項目をすべて追加し、設定しておく必要があります。
- 文書を共有する権限が必要です。
手順
Zohoアカウントを利用しているユーザーと入力フォームを共有するには
手順1：入力フォームを開く
- Zoho Writerで項目入力テンプレートを開きます。
- 項目が正しく配置されていることを確認します。
- 送信操作が設定されていることを確認します。
手順2：共有ダイアログを開く
- 文書上部の［共有］ボタン、または右側パネルの［自動化］ウィンドウから［共有］をクリックします。
- アクセスとセキュリティの設定項目が表示された共有ダイアログが開きます。
手順3：アクセス権限を選択する
［アクセス権限］ドロップダウンから、受信者による文書の利用方法を選択します。
- 共有 - 文書を共有、編集し、コメントを追加できます。
- 編集 - 文書の編集とコメントができます。
- 表示とコメント - 文書を表示し、コメントを追加できます。
- 項目の値を編集 - 入力項目のみ編集できます。
- フォームとして入力 - コンテンツやレイアウトを編集せずに、文書をフォームとして入力できます。回答者と入力フォームを共有する場合は、この設定を選択します。
手順4：フォームを共有する
- Zohoアカウントを利用しているユーザーのメールアドレスを入力します。
- 選択したアクセス権限を確認します。
-
［共有］をクリックします。選択したユーザーにフォームがすぐに共有されます。
手順5：入力フォームの任意のセキュリティ設定
- パスワードの設定
- パスワード保護を有効にします。
- 受信者がフォームにアクセスする際に入力する必要があるパスワードを設定します。
- 有効期限の設定
- 有効期限を有効にします。
- フォームへのアクセスが自動的に無効になる日付を選択します。これらの設定は、機密情報の保護に役立ちます。
Zohoアカウントを利用していないユーザーと入力フォームを共有するには
- 手順3までの操作を行います。
- 共有ダイアログに、Zohoアカウントを利用していないユーザーのメールアドレスを入力します。
-
［共有］をクリックすると、受信者のメールアドレスにワンタイムパスワード（OTP）が送信されることを示す確認ダイアログが表示されます。
- Zoho以外のユーザーは、メールで受信したワンタイムパスワードを入力して本人認証を行い、入力フォームにアクセスする必要があります。認証後、ユーザーはフォームに安全に入力して送信できます。
- ［共有］をクリックします。
Writerの入力フォームへのアクセス権限を取り消すには
- 共有ダイアログを開きます。
- フォームを共有中のユーザー一覧を表示します。
-
ユーザーの横にある［アクセス権限を取り消す］をクリックして、そのユーザーのアクセス権限を削除します。アクセス権限を取り消すと、そのユーザーの共有リンクはすぐに無効になります。
補足
- 共有中のユーザーは、常に入力フォームの最新バージョンにアクセスします。
- アクセス権限を取り消しても、送信済みデータは削除されません。