Zoho Writerでのドキュメントの管理と整理

Zoho Writerでのドキュメントの管理と整理

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概要

Zoho Writerには、文書を簡単に管理、整理するためのさまざまな機能があります。文書を作成した後、名前の変更、コピーの作成、別の書式でのダウンロード、クラウドサービスへの保存などを簡単に行うことができます。
また、文書を別のフォルダー（場所）に移動したり、バージョンを作成したり、ラベルを追加したりすることで、同じ種類の文書を簡単に分類して見つけることができます。

手順

Zoho Writerで使用できる文書管理の各種操作と、その実行手順は次のとおりです。


Zoho Writerの文書の管理

 1. 文書名の変更

Zoho Writerの文書名は、次の3つの方法で変更できます。
  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］メニューの横にある文書名の項目をクリックして、新しい名前を入力します。
  2. Zoho Writerのダッシュボードに移動し、対象のファイルを見つけて文書名をクリックし、新しい名前を入力します。
  3. Zoho Writerのダッシュボードに移動し、対象のファイルを見つけて［その他の操作］をクリックし、［名前の変更］を選択して、新しい名前を入力します。

2. コピーの作成

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］→［コピーの作成］に移動します。
  2. 表示されたダイアログで、次の操作を行います。
    1. 文書の名前を入力します。
    2. コピーしたファイルの保存場所を選択します。
    3. オリジナルのファイルに含まれるすべてのコメントと編集内容をコピーにも保存する場合は、［コメントを含める］と［変更履歴を含める］を選択します。
      メモ：変更履歴とコメントを含む文書のコピーを作成するには、文書の所有者であるか、文書の共有または編集権限が必要です。その他のアクセス権を持つユーザーは、これらを含まないコピーのみを作成し、指定したフォルダーに移動できます。
    4. ［コピーの作成］をクリックします。

 3. 名前を付けて保存（文書を別の書式または場所に保存）

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］→［名前を付けて保存］に移動します。
  2. 表示された［名前を付けて保存］ダイアログで、次の操作を行います。
    1. 文書の名前を入力します。
    2. コピーしたファイルの保存場所を選択します。
    3. この文書を保存する書式を選択します。
    4. オリジナルのファイルに含まれるすべてのコメントと編集内容をコピーにも保存する場合は、［コメントを含める］と［変更履歴を含める］を選択し、［保存する］をクリックします。

 4. 他のドライブに保存する（文書のコピーをクラウドストレージに保存）

  1. 対象のZoho Writerの文書を開きます。
  2. ［ファイル］→［他のドライブに保存する］に移動し、対象のドライブを選択して認証を完了すると、選択したクラウドサービスに文書が保存されます。

5. 形式を指定してダウンロード（文書を別の書式でダウンロード）

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］→［形式を指定してダウンロード］に移動します。
  2. 必要な書式を選択します。ファイルが自分の端末にダウンロードされます。

6. テンプレートとして保存（文書の作成用）

  1. 対象のZoho Writerの文書を開きます。
  2. ［ファイル］→［名前を付けて保存］→［テンプレートとして保存］に移動し、必要な書式を選択します。
  3. ［テンプレートとして保存］ダイアログで、次の操作を行います。
    1. テンプレートの名前を入力します。
    2. このテンプレートを自分だけで使用するか、組織内の他のユーザーも文書の作成に使用できるようにするかに応じて、［自分のテンプレートとして］または［組織のテンプレートとして］を選択し、［保存する］をクリックします。

 7. ごみ箱に移動（文書の削除）

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］→［ごみ箱に移動］に移動して、文書の削除を確定します。または、Zoho Writerのダッシュボードに移動して、対象のファイルを見つけます。
  2. ファイルにマウスポインターを合わせると表示されるその他の操作メニューをクリックし、［ごみ箱に移動］を選択します。

8. ごみ箱から削除済み文書を復元

  1. Writerのダッシュボードから［ごみ箱］に移動します。
  2. 削除済みファイルを参照し、復元するファイルを見つけます。
  3. ファイルのサムネイルの右下にある［その他の操作］アイコンをクリックします。
  4. ［復元］を選択します。ファイルがZoho WorkDrive内のオリジナルのフォルダーに戻ります。


9. 文書の印刷

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］→［印刷］に移動します。
  2. ［印刷］ダイアログで必要な設定を選択し、文書を印刷します。

Zoho Writerの文書の整理

Zoho Writerの文書を整理するさまざまな方法と、それぞれの手順は次のとおりです。

 1. 文書を別の場所に移動

  1. 対象のZoho Writerの文書を開きます。
  2. 文書名の横にあるフォルダーアイコンをクリックします。



  3. ［移動］ダイアログで、移動先のフォルダーまたは場所を選択し、［移動］をクリックします。

 2. バージョンの作成

  1. 対象のZoho Writerの文書を開き、［ファイル］に移動します。
  2. 文書名の横にあるフォルダーアイコンをクリックします。
  3. ［移動］ダイアログで、移動先のフォルダーまたは場所を選択し、［移動］をクリックします。

3. ラベルの追加

  1. 対象のZoho Writerの文書を開きます。ユーザープロフィール画像の下にある情報アイコンをクリックし、［詳細］ダイアログの［ラベル］セクションに移動して、［ラベルを追加］をクリックします。ラベルを作成するには希望する名前を入力し、既存のラベルを使用する場合は一覧から選択します。
  2. または、Zoho Writerのダッシュボードに移動して対象の文書を見つけ、右クリックするか［その他の操作］をクリックして、［文書の詳細］をクリックします。表示された［詳細］ウィンドウでラベルを追加できます。

 4. 文書の詳細の表示 

  1. 対象のZoho Writerの文書を開きます。プロフィール画像の下にある情報アイコンをクリックすると、文書のすべての詳細を確認できる［詳細］ウィンドウが表示されます。
  2. または、Zoho Writerのダッシュボードに移動して対象の文書を見つけ、右クリックするか［その他の操作］をクリックして、［文書の詳細］をクリックします。

 5. 文書をお気に入りに追加

  1. Zoho Writerのダッシュボードに移動します。対象の文書を見つけ、マウスポインターを合わせると表示される星アイコンを選択します。
  2. ［その他の操作］をクリックし、［お気に入りに追加］を選択することもできます。

 6. 最近使用したファイルの表示

  1. 既存または新規のZoho Writerの文書を開きます。最近アクセスした文書を表示するには、［ファイル］→［開く］に移動します。
  2. Zoho Writerのダッシュボードに移動し、左側のウィンドウにある［文書］セクションの［最近使用したファイル］をクリックして、最近開いた文書を表示することもできます。