外部チャネルを通じた外部ユーザーとの共同作業

外部チャネルを通じた外部ユーザーとの共同作業

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外部チャンネルを有効にすると、データセンターが異なる他組織のユーザーとも、シームレスにコミュニケーションとコラボレーションが行えます。クライアント、ベンダー、顧客とつながるための一元的なプラットフォームを提供します。
Notes
メモ: 異なるデータセンターに所属する外部ユーザーとのコラボレーションは、外部チャンネルを通じてのみ可能です。別のデータセンターのユーザーを、ダイレクトメッセージ用の外部連絡先として追加することはできません。​

この機能は、次のデータセンターで利用できます: US、EU、IN、AU、JP、CA、SA。

プラン別の外部チャンネル作成可否  

  • 無料プラン: 外部チャンネルは作成できません。
  • スタンダードプラン: 組織の管理者のみが外部チャンネルを作成できます。
  • プロフェッショナル／エンタープライズプラン: 管理者に許可されている場合、すべてのユーザーが外部チャンネルを作成できます。
各ユーザーライセンスにつき、最大5 個の外部チャンネルを作成できます。外部チャンネルの合計上限は、有料ユーザー数の 5 倍です。たとえば、有料ユーザーが 5 人いる場合は、最大 25 個の外部チャンネルを作成できます。

外部チャンネル用ポリシーの有効化    

管理者は、組織のユーザーが外部ユーザーとコラボレーションできるよう、アクセス権を付与する必要があります。次の手順に従ってください。
  1. Admin Panel に移動し、権限をクリックして、Policiesを選択します。
  2. 外部ユーザーが組織メンバーと共有されたファイルを閲覧できるようにするには、External 共同作業 規定をオンに切り替えます。
  3. Channel and Direct messages 共同作業 をオンに切り替えると、外部ユーザーは外部チャンネルまたはダイレクトメッセージを通じて、あなたとやり取りできるようになります。有効化後は、各セクションのチェックボックスを選択して、権限をさらにカスタマイズできます。

外部チャンネルの確認と管理  

外部チャンネルは、グローバル検索には表示されません。つまり、ユーザーは、認証済みメンバーまたは管理者からの招待によってのみ参加できます。
 
外部チャンネルを表示するには:
  1. Cliq ダッシュボード左側のサイドバーで、Channelsをクリックします。 
  2. [External ] セクションの下に外部チャンネルが表示されます。  
管理者の場合は、外部チャンネル内で、誰がメッセージを送信できるか、情報を編集できるか、参加者を追加・削除できるかなどを決定できます。これらの権限は、管理者、モデレーター、メンバーに割り当てることができます。
これらの権限を割り当てるには:
  1. チャンネルの権限アイコンをクリックします。
  2. [権限] タブを選択します。
  3. [Configuration] および [権限] セクションで、目的の設定を選択します。変更はすぐに反映されます。

マルチデータセンターユーザーを外部チャンネルに追加する  

  1. 外部ユーザーは、チャンネルプレビューウィンドウの追加する ParticipantセクションまたはInviteセクションから追加できます。
  2. 招待するには、外部チャンネル内でチャンネル名の横にある参加者アイコンをクリックします。
  3. [追加する 参加者] ボタンを選択します。
  4. マルチデータセンターユーザーのメールアドレスを入力し、追加する ボタンをクリックします。
  5. また、チャンネル情報画面に移動し、招待したいユーザーを入力して、Invite ボタンをクリックすることもできます。
  6. 招待は、メールおよび Taz を通じてユーザーに送信されます。
  7. マルチデータセンターユーザーは、外部チャンネルに参加するまで「invited」と表示されます。

外部チャンネルに参加する 

ケース 1: 招待先の組織で Universal 共同作業 規定が有効になっている場合 

招待されたユーザーの組織で Universal 共同作業 規定が有効になっている場合、ユーザーは Taz 経由でメッセージを受信し、メールで通知を受け取ります。


Taz でチャンネル名を選択するか、メール内の表示する Inviteボタンをクリックします。チャンネルのプレビューページに移動します。
チャンネルのプレビューページで、参加するボタンを選択すると、外部チャンネルに参加できます。

 ケース 2: 招待先の組織で Universal 共同作業 規定が有効になっていない場合 

ユーザーはメールで招待を受け取ります。「表示する Invite」をクリックすると、自分の組織で必須ポリシーが有効化されていないことを示す画面が表示されます。組織の管理者がポリシーを有効にした後でのみ、そのチャンネルに参加できます。なお、招待されたユーザーが管理者である場合は、その場でポリシーを有効化して参加できます。
 

ケース 3: Zoho 以外のアカウントが外部ユーザーとしてチャンネルに招待された場合 

ユーザーはメールで招待を受け取ります。チャンネルに参加するには、Cliq にサインアップし、組織を作成する必要があります。  

ケース 4: Zoho ユーザーが外部チャンネルに招待されたが、Cliq アカウントを持っていない場合 

ユーザーはメールで招待を受け取ります。
「表示する Invite」をクリックすると、そのユーザー用の Cliq 組織が自動的に作成され、外部コラボレーションポリシーを有効にすることでチャンネルに参加できるようになります。

ポリシーの無効化と外部チャンネルデータの削除
外部チャンネルを所有する組織がグローバルまたはリージョンポリシーを無効にすると、そのチャンネル内のユーザーはコラボレーションを行えなくなります。
外部チャンネルとそのデータが削除されるのは、次の場合のみです。
  1. チャンネルを所有する組織が削除された場合。
  2. チャンネルの所有者がチャンネルを削除した場合。
  3. チャンネル管理者が手動でデータを消去した場合。

外部チャンネルのミーティングを開催・参加する方法 

ミーティングを開催するには:
  1. Cliq ダッシュボードの検索バーの横にあるクイック操作 アイコンをクリックします。
  2. Meet Now オプションに移動し、音声ミーティングまたはビデオミーティングを選択します。
  3. 「Allow external ユーザー to 参加する using the リンク」をオンに切り替えます。
  4. ミーティングを開始したら、ゲストリンク をコピーし、該当する外部チャンネルで共有します。
  • ホストと同じデータセンターに属するユーザーは 通常ユーザーとして参加し、別のデータセンターに属するユーザーは ゲストとして参加します。
  • ゲストリンクをクリックすると、 ホストのデータセンターのドメインが 新しいタブで開きます。音声データに加え、名前やメールアドレスなどの詳細情報も、処理のためにホストのデータセンターへ直接転送されます。
  • ゲストとして参加する場合、ミーティング履歴や録画にはアクセスできず 、Zoho Cliq モバイルアプリ内でミーティングの詳細を表示することもできません。