外部チャネルを通じて外部ユーザーとコラボレーションする

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External channelsを有効にすると、データセンター外のユーザーや他の組織の差出人ともシームレスにコミュニケーションや共同作業が行えます。クライアント、仕入先、顧客と接続するための一元的なプラットフォームを提供します。

プラン別のExternal channel作成可否

各ユーザーライセンスにつき、最大5つのExternal channelを作成できます。External channelの合計上限は、支払い済みユーザーライセンスの5倍です。例えば、支払い済みユーザーが5名の場合、最大25個のExternal channelが作成可能です。

管理者は、組織のユーザーが外部ユーザーと共同作業できるようアクセス権限を付与する必要があります。次の手順に従ってください。

Admin Panelに移動し、権限をクリックして、Policiesを選択します。
外部共同作業規定をオンに切り替えることで、外部ユーザーが組織メンバーと共有されたファイルを表示できるようになります。
Channel and Direct messages共同作業をオンに切り替えると、外部ユーザーと外部チャンネルやダイレクトメッセージを通じてコミュニケーションを取ることができます。有効化後は、各セクションの適切なチェックボックスを選択することで、権限をさらにカスタマイズできます。

外部チャンネルはグローバル検索には表示されません。そのため、ユーザーは認証済みメンバーまたは管理者からの招待を通じてのみ参加できます。

外部チャンネルを表示するには：

管理者の場合、外部チャンネル内でメッセージの送信、情報の編集、参加者の追加・削除などを行えるユーザーを決定できます。これらの権限は管理者、モデレーター、またはメンバーに割り当てることが可能です。

これらのロールを割り当てるには：

External ユーザーは、チャネルプレビューウィンドウの追加する ParticipantセクションまたはInviteセクションから追加できます。
招待するには、外部チャネル内の参加者アイコンをチャネル名の横でクリックします。
追加する参加者ボタンを選択します。
multi-data center ユーザーのメールアドレスを入力し、追加する ボタンをクリックします。
また、チャネル情報に移動し、招待したいユーザーを入力して、Inviteボタンをクリックすることもできます。
招待状は、メールおよびTazを通じてユーザーに送信されます。
multi-data center ユーザーは、外部チャネルに参加するまで「invited」と表示されます。

招待されたユーザーの組織でUniversal共同作業規定が有効になっている場合、Taz経由でメッセージが届き、メールでも通知が届きます。

Tazでチャネル名を選択、またはメール内のInviteを表示ボタンをクリックします。チャンネルのプレビュー画面へ遷移します。

チャンネルのプレビュー画面で参加するボタンを選択すると、外部チャンネルへ参加できます。

ユーザーにはメールで招待が届きます。Inviteを表示をクリックすると、組織で必須規定が有効になっていない旨の画面が表示されます。組織の管理者が規定を有効化した後でのみ、チャンネルに参加できます。なお、管理者自身が招待されている場合は、直接規定を有効化し、参加可能です。

ユーザーにはメールで招待が届きます。Cliqにユーザー登録し、組織を作成してからチャンネルに参加する必要があります。

ユーザーにはメールで招待が届きます。

「表示する Invite」をクリックすると、Cliq 組織が作成され、外部共同作業規定を有効にすることでチャンネルに参加できるようになります。

ポリシーの無効化と外部チャンネルデータの削除中

外部チャンネルを所有する組織がユニバーサルまたはリージョナルポリシーを無効にした場合、チャンネル内のユーザーは共同作業ができなくなります。

外部チャンネルとそのデータは、以下の場合のみ削除されます。

予定を主催するには：

ホストと同じデータセンターに所属するユーザーは普通ユーザーとして参加し、他のデータセンターに所属するユーザーはゲストとして参加します。
ゲストリンクをクリックすると、新規タブでホストデータセンターのドメインに移動します。音声データや名前、メールアドレスなどのその他の詳細情報は、処理のために直接ホストデータセンターに転送されます。
ゲストとして参加した場合、予定履歴や録音へのアクセスはできません。また、Zoho Cliqモバイルアプリ内で予定差出人を表示することもできません。