外部チャネルを通じて外部ユーザーと協力する

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External channels を有効にすると、ユーザーや他組織の差出人と、データセンターが異なっていてもシームレスにコミュニケーションや共同作業が可能です。クライアント、仕入先、顧客と接続するための集中管理プラットフォームを提供します。

メモ: 外部ユーザーや異なるデータセンターの差出人との共同作業は、external channels を通じてのみ可能です。他のデータセンターのユーザーや差出人は、直接メッセージ用の外部連絡先として追加できません。

この機能は、US、EU、IN、AU、JP、CA、SA の各データセンターで利用できます。

プランごとの External channel 作成権限

無料プラン: External channels の作成はできません。
スタンダードプラン: 組織の管理者のみが external channels を作成できます。
プロフェッショナル・エンタープライズプラン: 管理者に許可されている場合、すべてのユーザーが external channels を作成できます。

各ユーザーライセンスにつき、最大5つの external channelsを作成できます。external channel の合計上限は、支払い済みユーザーライセンス数の5倍です。例えば、支払い済みユーザーが5名の場合、最大25個の external channels を作成できます。

External channels のポリシーを有効にする

管理者は、組織内ユーザーが外部ユーザーと共同作業できるよう、アクセス権限を付与する必要があります。以下の手順に従ってください。

管理者パネルへ移動し、クリック権限、そしてPoliciesを選択します。
「External 共同作業規定」をオンに切り替えると、外部ユーザーが組織メンバーが共有したファイルを表示できるようになります。
「Channel and Direct messages 共同作業」をオンに切り替えると、外部ユーザーと外部チャネルまたはダイレクトメッセージを通じてやり取りできるようになります。有効化後、各セクションの該当するチェックボックスを選択することで権限をさらにカスタマイズできます。

外部チャネルの検索と管理

外部チャネルはグローバル検索には表示されません。つまり、ユーザーは認証済みメンバーまたは管理者からの招待によってのみ参加できます。

外部チャネルを表示するには：

Cliqダッシュボードの左サイドバーでChannelsをクリックします。
「External」セクションの下に外部チャネルが表示されます。

管理者の場合、誰がメッセージを送信・情報を編集・参加者の追加や削除などの操作を外部チャネル内でできるかを決定できます。これらの権限は管理者、モデレーター、またはメンバーに割り当てることが可能です。

これらの権限を割り当てるには：

チャンネルの権限アイコンをクリックします。
権限タブを選択します。
Configurationおよび権限の各セクションで、希望する設定を選択します。変更内容は即座に反映されます。

multi-data centerユーザーを外部チャンネルに追加する

外部ユーザーは、追加する参加者セクションまたは招待セクションからチャンネルプレビューウィンドウで追加できます。
招待するには、外部チャンネルの参加者アイコンを、チャンネル名の横でクリックします。
「追加する参加者」ボタンを選択します。
マルチデータセンターのユーザーのメールアドレスを入力し、「追加する」ボタンをクリックします。
また、チャンネル情報に移動し、招待したいユーザーを入力して「Invite」ボタンをクリックすることもできます。
招待は、メールおよびTazを通じてユーザーに送信されます。
マルチデータセンターのユーザーは、外部チャンネルに参加するまで「invited」として表示されます。

外部チャンネルへ参加する

ケース1：招待された組織でUniversal共同作業規定が有効な場合

招待されたユーザーの組織でUniversal共同作業規定が有効になっている場合、Taz経由でメッセージが届き、メールでも通知されます。

Tazでチャネル名を選択するか、メール内のInviteを表示ボタンをクリックします。チャンネルのプレビュー画面に移動します。

チャンネルのプレビュー画面で参加するボタンを選択すると、外部チャンネルに参加できます。

ケース2：招待された方の組織でUniversal共同作業規定が有効になっていない場合

ユーザーはメールで招待を受け取ります。Inviteを表示をクリックすると、組織で必須規定が有効になっていない旨の画面が表示されます。組織管理者が規定を有効にした後でのみ、チャンネルに参加できます。なお、招待者が管理者である場合は、規定を直接有効化し、そのまま参加できます。

ケース3：非Zohoアカウントが外部ユーザーとしてチャンネルに招待された場合

ユーザーはメールで招待を受領します。Cliqにユーザー登録し、組織を作成してチャンネルに参加する必要があります。

ケース4：Zohoユーザーが外部チャンネルへの参加に招待されたが、Cliqアカウントを持っていない場合

ユーザーはメールで招待を受領します。

「表示する Invite」をクリックすると、Cliq組織が作成され、外部共同作業規定を有効にすることでチャンネルに参加できるようになります。

ポリシー無効化および外部チャンネルデータの削除中

外部チャンネルを所有する組織がユニバーサルまたはリージョナルポリシーを無効にした場合、チャンネル内のユーザーは共同作業を継続できなくなります。

外部チャンネルおよびそのデータが削除されるのは、以下の場合のみです：

チャンネルを所有する組織が削除された場合。
担当者がチャンネルを削除した場合。
チャンネル管理者が手動でデータを消去した場合。

外部チャンネル予定の開催および参加方法

予定を開催する場合：

Cliq ダッシュボードの検索用棒グラフの横にある Quick 操作 アイコンをクリックします。
Meet Now オプションに移動し、Audio 予定 または Video 予定 を選択します。
「Allow external ユーザー to 参加する using the リンク」をオンに切り替えます。
予定を開始した後、ゲストリンクをコピーし、該当する外部チャンネルで共有します。

ホストと同じデータセンターに所属するユーザーは、普通ユーザーとして参加します。一方、他のデータセンターからのユーザーはゲストとして参加します。
ゲストリンクをクリックすると、ホストデータセンターのドメインが新規タブで開かれます。音声データや名前、メールアドレスなどのその他の詳細情報は、処理のために直接ホストデータセンターへ移動されます。
ゲストとして参加する場合、予定履歴や録音へのアクセスはできません。また、Zoho Cliqモバイルアプリ内で予定差出人を表示することもできません。