パブリックおよびプライベートのナレッジベースとトレーニングポータルの作成方法

パブリックおよびプライベートのナレッジベースとトレーニングポータルの作成方法

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非公開ナレッジベースの作成

非公開ナレッジベースは、制限された一部のユーザーのみがアクセスできる情報リポジトリです。ここには、一般公開を想定していない機密情報や独自情報が含まれます。主に組織や研究機関などで、認証済み従業員同士が内部知識、ドキュメント、手順、リソースを保存・共有するために利用されます。

Zoho Learnで非公開ナレッジベースにアクセスできるのは誰ですか？

非公開カスタムポータルへのアクセス権は、管理者から招待されたユーザーのみに付与されます。ユーザー自身でポータルに登録することはできません。

非公開ナレッジベースの作成方法

1. ハブ管理者権限で、権限画像の左にある設定アイコンをクリックし、設定をクリックします。

2. カスタムポータルタブに移動し、管理ポータルを選択します。
3. 作成をクリックします。

4. ポータルの名前、説明、パーマリンクを入力し、非公開を選択して作成をクリックします。

一般タブのアクセスセクションから選択内容を変更することも可能です。

非公開ナレッジベースにユーザーを招待する方法

追加したいユーザーにカスタマイズした招待状を送信できます。ユーザーはメールボックスから招待を確認し、承諾するとポータルに参加できます。ユーザーは自分の認証情報でサインインし、ポータルの内容にアクセス可能です。

メールアドレスを使ってユーザーを招待する方法:

1. ユーザータブに移動し、画面右上のInviteをクリックします。

2. メールアドレスを入力し、メールメッセージを編集してから送信するをクリックします。

Info
ポータルが公開された後でのみユーザーを招待できます。

CSVファイルからユーザーをインポートするには：

1. カスタムポータルタブのポータルに移動します。
2. ユーザータブに進み、画面右上の「Invite」をクリックします。
3. CSVをインポートをクリックします。

4. ファイルを選択をクリックし、デバイスからファイルを選択します。
5. メールアドレスにカーソルを合わせると、編集または削除が可能です。
6. 続けるをクリックし、次に送信をクリックします。

Notes
CSVファイル内のメールアドレスを含む列の名前は「メールアドレス」である必要があります。

有効なCSVファイルのスクリーンショット：


非公開ナレッジベースにマニュアルを追加する方法

ハブで作成したマニュアルをポータルに追加し、ユーザーと共有できます。

非公開ナレッジベースにマニュアルを追加するには：

1. カスタムポータルタブのポータルに移動します。
2. Manualsタブに進み、マニュアルを追加をクリックします。

3. 追加したいマニュアルを選択し、追加をクリックします。

4. マニュアルをポータルに追加したら、マニュアル一覧から対象マニュアルに移動し、管理をクリックします。

5. マニュアルのアクセス設定として、次のいずれかを指定できます：
    1. このポータル内の全員：ポータルへのアクセス権を持つすべてのユーザーがマニュアルにアクセスできます。
    2. 共有ユーザー：
      マニュアルをポータル上の個別ユーザーと共有する必要があります。共有されたユーザーのみがポータルからマニュアルにアクセスできます。
  
 

ポータル上で特定のユーザーにマニュアルを共有する方法

マニュアルに「共有ユーザー」アクセス権限を設定した後、個別のユーザーをマニュアルに追加する必要があります。

個別ユーザーにマニュアルを共有するには:

1. ポータル内のマニュアル一覧から該当のマニュアルへ移動し、その他の設定アイコンをクリックして管理を選択します。

2. 追加するをクリックします。

3. 一覧からユーザーを選択し、追加するをクリックします。

公開ナレッジベースの作成

公開ナレッジベースは、一般公開されている情報のコレクションです。公開ナレッジベースには、ブランド認知向上のためのドキュメント、教育用ガイド、ユーザーマニュアルなどがあります。インターネット上で特定のトピックに関する情報を探しているユーザー向けに提供されます。

Zoho Learn の公開ナレッジベースへアクセスできるユーザーは？

公開ナレッジベースのURLを知っている方であれば、誰でも内容にアクセスして表示できます。

公開ナレッジベースの作成方法

1. ハブ管理者権限で、権限画像の左側にある設定アイコンをクリックし、設定をクリックします。

2. カスタム ポータルタブから管理 Portalsを選択し、作成をクリックします。

4. ポータル名、説明、パーマリンクを入力し、公開するを選択して作成をクリックします。
アクセス 一般

公開ナレッジベースにマニュアルを追加する方法

公開ポータルを作成した後、ハブで作成したマニュアルを公開ポータルに追加できます。

公開ナレッジベースにマニュアルを追加するには:

1. カスタム ポータルタブからポータルに移動します。
2. Manualsタブに進み、追加する Manualsをクリックします。

3. 追加したいマニュアルを選択し、追加するをクリックします。

4. マニュアルをポータルに追加したら、マニュアル一覧から対象のマニュアルに移動し、共有するをクリックします。

5. マニュアルを公開するために、公開する Sharingオプションを有効にします。

ブランド化されたトレーニングポータルの作成

Zoho Learnのトレーニングポータルは、組織が関係者限定でトレーニングを提供したり、特定のトピックに関心のある一般ユーザー向けに公開したりする際に利用できます。ポータルにはカスタマイズしたロゴ、バナー、URL、カラーテーマを設定し、ブランドイメージを維持できます。

トレーニングポータルのアクセス設定

ハブ管理者は、外部ユーザーに付与するアクセス権の種類に応じて2種類のカスタムポータルを作成できます。
  1. 公開する：カスタムポータルのリンクを持っているユーザーであれば誰でもアクセスできます。公開ポータルを利用すると、インターネット上の幅広いユーザーにトレーニングを提供できます。ユーザーはURLからポータルにアクセスし、ユーザー登録してコース資料を利用できます。
  2. 非公開：カスタムポータルの管理者から招待されたユーザーのみアクセス可能です。ユーザー自身でポータルへの登録はできません。非公開ポータルは、特定のユーザーグループに限定したトレーニングの提供に適しています。

トレーニングポータルの作成方法

  1. ハブ管理者権限で画面左側の設定アイコンをクリックし、設定をクリックします。
  2. カスタムポータルタブを選択します。
  3. 作成をクリックします。
  4. ポータルの名前、説明、パーマリンクを入力し、作成をクリックします。
  5. 一般タブに移動し、Accessセクションに進みます。
  6. 作成したいポータルの種類に応じて、非公開または公開するを選択します。

非公開トレーニングポータルにユーザーを招待する方法

非公開アクセス設定でポータルを作成した場合、追加したいユーザーにカスタマイズした招待メールを送信できます。ユーザーはメールボックスで招待を受け取り、承認することでポータルに参加できます。認証情報でサインインし、ポータル内のコンテンツにアクセスできます。

メールアドレスでユーザーを招待する方法:

  1. ユーザータブに移動し、画面右上のInviteをクリックします。
  2. メールアドレスを入力し、メールメッセージを編集して、送信するをクリックします。

CSVファイルからユーザーをインポートする方法:

  1. カスタムポータルタブからポータルへ移動します。
  2. ユーザータブに移動し、画面右上のInviteをクリックします。
  3. インポートする CSVをクリックします。
  4. 選択する Fileをクリックし、デバイスからファイルを選択します。
  5. メールアドレスにカーソルを合わせて編集または削除できます。
  6. 続けるをクリックし、送信するをクリックします。

Notes
CSVファイル内のメールアドレスが含まれる列の名前は「メールアドレス」にしてください。

有効なCSVファイルのスクリーンショット例：

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コースをポータルに追加する方法

トレーニングポータルを作成した後、ハブで作成したコースをポータルに追加できます。提供したいコースに応じて、以下のいずれかのアクセス条件を指定できます：
  1. 招待済みのユーザーのみ：特定のユーザーをメールアドレスで招待し、ポータルからコースにアクセスさせることができます。招待されたユーザーは自動的に受講者として登録されます。
  2. このポータル内の誰でも：ポータルにアクセスできるすべてのユーザーがコースにアクセスし、自分で受講登録できます。管理者による承認が必要な場合は、「管理者の承認が必要」オプションを利用してください。

トレーニングポータルにコースを追加するには：

1. カスタムポータルタブからポータルに移動します。
2. Coursesタブに移動し、コースを追加するをクリックします。

3. 追加したいコースを選択し、追加するをクリックします。

4. コースをポータルに追加した後、コース一覧から対象コースに移動し、共有するをクリックします。


6. 招待済みのユーザーのみまたはこのポータル内の誰でもを有効にします。「管理者の承認が必要」オプションで受講登録の制限も可能です。

特定のユーザーをコースに招待する方法

コースのアクセス権限を「招待済みのユーザーのみ」に設定した後、個別のユーザーをコースに追加する必要があります。

コースにユーザーを追加するには：

1. ポータルのコース一覧から対象コースに移動し、その他の設定アイコンをクリックします。
2. 管理をクリックし、続けてユーザーを追加するをクリックします。


3. リストからユーザー差出人を選択し、追加するをクリックします。