承認フローの設定

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機能のご利用可否

		プラン
	無料	Express	プロフェッショナル
承認フロー	❌	❌	✅

ナレッジベース内の記事に対して承認プロセスを設定できます。特定のマニュアル管理者や投稿者を承認者として割り当て、記事が公開される前に承認フローを経由するようにすることが可能です。

なぜ承認が必要なのか

承認フローを活用することで、コンテンツ作成や確認プロセスを効率化できます。明確な承認ステップを設けることで、無断での変更を防止し、リソースを最新の状態に保つことができます。

承認フローの設定方法

マニュアル単位で承認フローを有効にし、承認者を選択してください。特定のマニュアルで承認フローを有効にすると、そのマニュアル内のすべての記事は公開前に承認フローを経る必要があります。

承認フローを設定するには

マニュアルに移動し、Manual 設定をクリックします ()。
Approval Flowに移動し、一般設定を選択します。

ボタンを切り替えて有効にします。

承認者の追加

マニュアル内で管理者権限または投稿者権限を持つユーザーを承認者として割り当てることができます。特定の記事に対して承認フローを設定する際、割り当てられたマニュアルレベルの承認者の中から、どのユーザーが記事を承認するかを選択できます。
「誰でも承認できる」と「指定したユーザーのみ承認できる」のいずれかから選択可能です。

マニュアルの著者または投稿者が、承認者を手動で指定する必要があります。初期設定では承認者は割り当てられていません。

マニュアルレベルで承認者を追加するには:

管理 Approversの横にある追加する approversボタンをクリックします。

追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、追加するをクリックします。

1つのマニュアルにつき、最大5ユーザーまでapproverとして追加できます。

記事へのapprover割り当て

各記事ごとに、マニュアル内のapproverから選択して割り当てることができます。

記事にapproverを割り当てるには:

記事エディターに移動します。
送信する for Approvalボタンは、approval ワークフローが有効になっている場合に表示されますので、クリックしてください。

承認者として追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、送信するをクリックします。

マニュアル内で承認者として指定されている場合、ご自身で記事の承認者として割り当てることも可能です。

記事が承認済みになるタイミングの選択

記事を承認済みとするタイミングには主に2つの設定があります。1つは、いずれかの承認者が承認した場合、もう1つはすべての承認者が承認した場合です。

全員が承認する必要がある: この方法では、すべての承認者による承認がなければ、記事を承認済みにできません。これにより、記事が割り当てられたすべての承認者によって十分に確認・承認されたことが保証されます。このオプションを選択すると、すべての承認者が承認した時点で初めて記事が承認済みとみなされます。たとえ1人の承認者が修正を提案し、他の承認者が承認しても、記事は未承認のままです。著者は記事を編集し、再度承認申請する必要があります。

いずれか1人が承認する場合:どの承認者でも記事を承認でき、指定された承認者のうち1人が確認・承認すると記事は承認済みとなります。複数承認者による承認プロセスは不要で、1人の承認者の判断で記事が進行します。この方法により、承認ワークフローが迅速化され、1人が承認した時点ですぐに記事が承認済みとなります。