承認フローの設定

承認フローの設定

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承認フロー

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ナレッジベース内の記事に対して承認プロセスを設定できます。特定のマニュアル管理者や投稿者を承認者として割り当て、記事が公開される前に承認フローを経由するようにすることが可能です。

なぜ承認が必要なのか

承認フローを活用することで、コンテンツ作成や確認プロセスを効率化できます。明確な承認ステップを設けることで、無断での変更を防止し、リソースを最新の状態に保つことができます。

承認フローの設定方法

マニュアル単位で承認フローを有効にし、承認者を選択してください。特定のマニュアルで承認フローを有効にすると、そのマニュアル内のすべての記事は公開前に承認フローを経る必要があります。

承認フローを設定するには

  1. マニュアルに移動し、Manual 設定をクリックします ()。

  2. Approval Flowに移動し、一般設定を選択します。

  1. ボタンを切り替えて有効にします。

 

承認者の追加

マニュアル内で管理者権限または投稿者権限を持つユーザーを承認者として割り当てることができます。特定の記事に対して承認フローを設定する際、割り当てられたマニュアルレベルの承認者の中から、どのユーザーが記事を承認するかを選択できます。
「誰でも承認できる」と「指定したユーザーのみ承認できる」のいずれかから選択可能です。
Notes
マニュアルの著者または投稿者が、承認者を手動で指定する必要があります。初期設定では承認者は割り当てられていません。

マニュアルレベルで承認者を追加するには:

  1. 管理 Approversの横にある追加する approversボタンをクリックします。

  1. 追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、追加するをクリックします。

Info
1つのマニュアルにつき、最大5ユーザーまでapproverとして追加できます。

記事へのapprover割り当て

各記事ごとに、マニュアル内のapproverから選択して割り当てることができます。

記事にapproverを割り当てるには:

  1. 記事エディターに移動します。

  2. 送信する for Approvalボタンは、approval ワークフローが有効になっている場合に表示されますので、クリックしてください。

  1. 承認者として追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、送信するをクリックします。

Notes
マニュアル内で承認者として指定されている場合、ご自身で記事の承認者として割り当てることも可能です。

記事が承認済みになるタイミングの選択

記事を承認済みとするタイミングには主に2つの設定があります。1つは、いずれかの承認者が承認した場合、もう1つはすべての承認者が承認した場合です。

全員が承認する必要がある: この方法では、すべての承認者による承認がなければ、記事を承認済みにできません。これにより、記事が割り当てられたすべての承認者によって十分に確認・承認されたことが保証されます。このオプションを選択すると、すべての承認者が承認した時点で初めて記事が承認済みとみなされます。たとえ1人の承認者が修正を提案し、他の承認者が承認しても、記事は未承認のままです。著者は記事を編集し、再度承認申請する必要があります。

いずれか1人が承認する場合:どの承認者でも記事を承認でき、指定された承認者のうち1人が確認・承認すると記事は承認済みとなります。複数承認者による承認プロセスは不要で、1人の承認者の判断で記事が進行します。この方法により、承認ワークフローが迅速化され、1人が承認した時点ですぐに記事が承認済みとなります。

承認者の管理

承認者の交代

承認者の交代は、担当承認者が組織を離れた場合や長期休暇を取る場合、または役割や責任に変更があった場合に検討できます。このような場合、承認プロセスが円滑に進むよう、別の担当者が役割を引き継ぐ必要があります。前任の承認者が担当していたすべての記事は新しい承認者に自動的に引き継がれます。

承認者を置き換える方法:

  1. 「Manual」の設定に移動します.

  2. Approval Flowを選択し、一般設定を選択します。

  1. 置き換えたい承認者の横にあるその他の設定アイコンをクリックします。

  2. 置き換えるをクリックします。

 

  1. 新しい承認者の名前またはメールアドレスを入力し、置き換えるをクリックします。

承認者を削除するには:

複数の承認者がいる記事から承認者を削除した場合、該当の承認者は承認フローから外れますが、プロセス自体は継続します。記事に承認者が一人しかいない場合は、その承認者が操作を待っているすべての記事が中止されます。これらの記事は下書きとして保存されます。

  1. 「Manual」の設定に移動します。

  2. Approval Flowを選択し、一般設定を選択します。

  3. 削除したい承認者の横にあるその他の設定アイコンをクリックします。

  4. 削除するをクリックします。

記事を承認に送信する

記事を承認に送信する手順:

方法 1

  1. 記事の設定アイコンをクリックします。

  2. 次に、送信する for Approvalを選択します。

  1. 承認者を選択し、メモを追加してから送信するをクリックします。

 

方法 2

  1. 記事エディタから送信する for Approvalボタンをクリックします。

2. 承認者を選択し、メモを追加してから送信するをクリックします。

 

承認者は、記事が承認依頼として送信されると、アプリ内通知とメール通知を受け取ります。

記事の現在の状態を表示する方法

記事エディタボタンの横にあるステータスから、記事のステータスを確認できます。ステータスはApproval ステータスの下に表示されます。

フロー履歴を表示する方法

記事の作成者および承認者は、複数の方法で記事の最新および詳細な履歴を確認できます。
方法 1
記事の最新履歴を表示するには:
現在の状態ラベルをクリックします。

その他の詳細なステータス履歴を確認するには、表示する full 履歴をクリックします。

方法2

  1. Article 設定に移動します。

  2. 承認履歴の表示をクリックします。

承認済み記事の一覧を表示する

承認されている記事を表示するには:

  1. マニュアルに移動し、マニュアルオプションをクリックします ()。

  2. Approval Flowに進み、Articles in Flowを選択します。

承認を中止する方法

コンテンツが未完了、誤りがある、または誤って承認された場合は、承認を中止できます。記事に対する進行中の承認フローは、以下のいずれかの方法で中止が可能です。
方法1

  1. フローを中止するには、現在状態ラベルをクリックします。

  2. 「Abort Approval Flow」をクリックします。

方法2

  1. Article 設定に移動します。

  2. Abort Approval Flowを選択します。

すべての記事の承認を無効にするには:

  1. マニュアルに移動し、Manual 設定（）をクリックします。

  2. Approval Flowに移動し、一般 設定を選択します。

  3. ボタンを切り替えて無効にします。

フローを中止するとどうなりますか？

Article Approvalを中止すると、記事が承認プロセスから削除されます。記事のステータスは下書きに変更されます。記事をマニュアルで公開するには、再度承認申請を行う必要があります。