ロール
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すべての有料プランで利用可能
機密性を維持し、ドキュメントワークフローを効率化するために、ユーザーに表示されるデータをカスタマイズできます。初期設定では、Zoho Sign には管理者とユーザーの 2 つのロールがあります。
Zoho Sign では階層型のロール構造を採用しており、ロールごとに特定のデータへの表示権限をカスタマイズできます。
営業チーム（ユーザーグループ）の利用例を考えてみましょう。5 人の営業担当（SR）が 1 人の営業マネージャー（SM）の下で働いているとします。営業担当のユーザーには、自分が所有するドキュメント、または他のユーザーから共有されたドキュメントのみを閲覧できるロールを割り当てることができます。一方、営業マネージャーには、営業チームのすべてのドキュメントを閲覧できるようにロールをカスタマイズできます。
管理者は、Zoho Sign 組織アカウント内でロールを作成、管理、削除できます。
新しいロールを作成する
- Zoho Sign のダッシュボードから、カーソルを[設定]に合わせ、[ユーザーとコントロール]をクリックします。
- [ロール]ページに移動します。
- 右上隅の[ロールを作成]を選択します。
- ロール名と、そのロール固有の説明を入力します。
- [作成]をクリックします。
- 一覧でロールをクリックすると、[関連付け済みユーザー]の下に、そのロールに割り当てられているユーザーの一覧を表示できます。ユーザーにロールを割り当てる方法はこちらをご覧ください。
ロールを編集する
- 詳細ページで、編集したいロール名にカーソルを合わせ、ロール名の横に表示される鉛筆アイコンをクリックします。
- 詳細（名前と説明）を編集し、[保存]をクリックします。
ロールごとのデータ表示設定をカスタマイズする
- 対象のロールをクリックします。
- [データ共有]タブを選択します。
ユーザーグループのドキュメントを共有する
特定のユーザーグループに所属するユーザーが所有するドキュメントへの表示権限を付与する場合は、次の操作を行います。
- [ユーザーグループから共有するドキュメント]ドロップダウンで、[グループを追加]をクリックします。
- ポップアップで、グループ名を入力するか、表示される一覧から選択し、[追加]をクリックします。
ユーザーのドキュメントを共有する
特定のユーザーが所有するドキュメントへの表示権限を付与する場合は、次の操作を行います。
- [ユーザーから共有するドキュメント]ドロップダウンで、[ユーザーを追加]をクリックします。
- ユーザーの名前またはメールアドレスを入力するか、表示される一覧から選択し、[追加]をクリックします。
フォルダー内のドキュメントを共有する
特定のフォルダー内のドキュメントへの表示権限を付与する場合は、次の操作を行います。
- [フォルダーから共有するドキュメント]ドロップダウンで、[フォルダーを追加]をクリックします。
- フォルダー名を入力するか、一覧から選択し、[追加]をクリックします。
テンプレートを共有する
特定のテンプレートへの表示権限を付与する場合は、次の操作を行います。
- [共有するテンプレート]ドロップダウンで、[テンプレートを追加]をクリックします。
- テンプレート名を入力するか、一覧から選択し、[追加]をクリックします。
一覧で対象のユーザーグループ、ユーザー、フォルダー、またはテンプレートを選択し、[削除]をクリックすることで、いつでも削除できます。
ロールを削除する
ロールを削除するには、一覧ページで対象のロールの横にある三点リーダーアイコンをクリックし、[削除]をクリックします。削除したいロールに属するユーザーのロールを再割り当てし、[割り当てて削除]を選択します。