Formstack Documents連携（旧WebMerge）

Formstack Documents連携（旧WebMerge）

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エンタープライズ／API プランでのみ利用可能 - Zoho Sign クレジットを消費します

Zoho Sign は、クラウドベースのドキュメント生成・自動化ツール Formstack Documents（旧 WebMerge） との連携に対応しました。

例えば、営業担当者として、見込み客から情報を収集するために自社 Web サイトに問い合わせフォームを設置しているとします。その情報を基に見積書を作成し、署名または承認のために見込み客へ送付します。これを頻繁に行っており、Web フォームで受け取るたびに、ドキュメントを作成し、収集した情報を手作業で転記し、署名依頼を送信していると、非常に手間がかかり時間も消費します。しかし、Formstack Documents と Zoho Sign のようなツールを併用すれば、テンプレートを設定してデータ入力と署名の収集を自動化し、ペーパーワークを効率化できます。

Formstack Documents を使用すると、オンラインで一から作成するか、DOC／DOCX／PDF などの一般的な形式のテンプレートをアップロードして、契約書、サービス契約書、提案書、見積書などの営業ドキュメントを作成し、CSV ファイル、オンラインフォーム、サードパーティアプリケーションなど、さまざまなデータソースから情報を差し込むことができます。この連携を利用すると、作成した差し込み済みドキュメントをそのまま電子署名用に送信し、署名済みドキュメントを Zoho Sign のドキュメントクラウドに保存できます。

動作方法

  1. ドキュメントテンプレートを作成またはアップロード し、Formstack Documents 上に用意します。
  2. 配信方法を設定し、差し込み済みドキュメントの配信方法として Zoho Sign による電子署名を選択します。
  3. ドキュメントテンプレートにデータを差し込むためのデータソースを指定し、差し込み済みドキュメントを配信します。

前提条件

  1. 有効な Formstack Documents Starter 以上のライセンス
  2. 有効な Zoho Sign エンタープライズまたは API プランのライセンスと、追加購入した Zoho Sign クレジット（送信される各ドキュメント署名リクエストにつき Zoho Sign クレジットを消費）

ワークフローを作成する手順

  1. Formstack Documents アカウントにログインし、ダッシュボードの青い New Document ボタンをクリックします。


  2. ドキュメントの名前を入力し、Next をクリックします。


  3. ドキュメントの作成方法（ドキュメントをアップロード、サンプルテンプレートを使用、オンラインエディタで一から作成）のいずれかを選択し、Next をクリックします。


  4. 配信方法として Other 3rd Party Delivery を選択し、Next をクリックします。


  5. ドキュメントに差し込むデータの取得元となるデータソースを選択し、Finish をクリックします。

ドキュメントの追加

ドキュメントワークフローを設定すると、ワークフローにドキュメントを追加するよう求められます。選択した作成方法に応じて、オンラインエディタで一からドキュメントを作成するか、ローカル環境で作成したドキュメントをアップロードできます。
  1. オンラインエディタを使ったドキュメント作成は簡単です。Document Builder に本文を入力し、任意の形式に整え、必要な項目を追加してから、青い Save & Next » ボタンをクリックします。


    必要に応じて、Insert ドロップダウンからマージフィールドや電子署名タグをドキュメント内の任意の位置に追加できます。


    電子署名タグを追加するには、ドロップダウンから E-Signature Tag を選択し、E-Signature Service ドロップダウンで Zoho Sign を選択し、Tag Type ドロップダウンから適切なタグを選択します。


  2. ワークフローへのドキュメントのアップロードはさらに簡単です。ワークフローの Manage File タブを開き、青い Upload File ボタンをクリックして、オフラインで作成したドキュメントをアップロードします。このオプションを使用して、既にアップロード済みのドキュメントを別のものに差し替えることもできます。ドキュメントをアップロードしたら、青い Save & Next » ボタンをクリックします。


    マージフィールドや電子署名タグは、オンラインエディタで作成したドキュメントと、オフラインで作成したドキュメントの両方に追加できます。

Zoho Sign 経由での配信を設定する手順

  1. ドキュメントを追加したら、ワークフローの Deliver タブを開き、+ New Delivery ボタンをクリックします。


  2. E-Signature カテゴリの中から Zoho Sign を選択します。


  3. Login to Zoho Sign をクリックして Zoho Sign アカウントを開き、Formstack Documents アカウントと接続します。


  4. Formstack Documents（旧 WebMerge）が Zoho Sign と連携するために必要な権限を確認し、Accept をクリックして接続を承認します。


  5. リクエスト名、署名者の詳細、役割を入力して、電子署名ワークフローを設定します。


  6. + More Settings ボタンをクリックして、カスタムメッセージ、リクエストの有効期限、順次署名、リマインダーなど、追加のワークフロー設定を変更します。



  7. Save Delivery をクリックして、電子署名配信ワークフローの設定を完了します。

ドキュメントへのデータ差し込み

  1. ドキュメントの配信方法を設定したら、さまざまなソースからデータを差し込んでドキュメントの生成を開始できます。


  2. マージデータのデータソースを選択し、ドキュメント上のマージフィールドとマッピングしたら、Merge the Data! をクリックしてドキュメントを生成し、配信ワークフローで設定した宛先に電子署名用として送信します。


  3. Formstack Documents のダッシュボードから該当ドキュメントの Overview セクションを開くことで、ドキュメントのマージおよび配信ステータスを確認できます。


  4. ドキュメントの電子署名ステータスを確認するには、Zoho Sign アカウントにログインし、ドキュメント ページから該当ドキュメントの Detailed Document View セクションを開きます。

Formstack Documents と Zoho Sign の連携について詳しくは、Formstack 側の サポート記事 を参照してください。