Zoho FormsとZoho Signの連携方法

Zoho FormsとZoho Signの連携方法

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Zoho Sign では、Zoho Forms と連携できるようになりました。 Zoho Forms との連携により、フォームの回答を直接取得して Zoho Sign テンプレートの差出人情報にマッピングし、ドキュメント署名ワークフロー全体を自動化できます。

例: 自社の入札に仕入先が参加する際、機密性の高いプロジェクトの詳細を共有する必要があります。また、プロセスに参加する前に、自社の NDA(秘密保持契約書)に署名してもらう必要があります。この連携を利用すると、このようなシナリオ向けに次のような自動ワークフローを作成できます。
  1. 仕入先がフォームに入力して詳細を送信します。
  2. 仕入先の詳細が反映された NDA が、自動的に署名依頼として送信されます。
対応しているフォーム項目

Zoho Sign 項目
Zoho Forms 項目
署名
なし
Initial(イニシャル)
なし
Company(会社名)
シングルライン, マルチライン, 氏名, 住所, 電話番号, メール, Webサイト, Unique ID, ラジオボタン, 複数選択, チェックボックス, 数値, 小数, 通貨, スライダー, 評価, 計算式, ドロップダウン, 画像選択, 規約への同意
Full 名前
シングルライン, マルチライン, 氏名, 住所, 電話番号, メール, Webサイト, Unique ID, ラジオボタン, 複数選択, チェックボックス, 数値, 小数, 通貨, スライダー, 評価, 計算式, ドロップダウン, 画像選択, 規約への同意
メール
メール, シングルライン
Sign 日付
なし
Text(テキスト)
シングルライン, マルチライン, 氏名, 住所, 電話番号, メール, Webサイト, Unique ID, ラジオボタン, 複数選択, チェックボックス, 数値, 小数, 通貨, スライダー, 評価, 計算式, ドロップダウン, 画像選択, 規約への同意
Job 件名
シングルライン, マルチライン, 氏名, 住所, 電話番号, メール, Webサイト, Unique ID, ラジオボタン, 複数選択, チェックボックス, 数値, 小数, 通貨, スライダー, 評価, 計算式, ドロップダウン, 画像選択, 規約への同意
Checkbox
チェックボックス

前提条件:

  1. 有効な Zoho Forms サブスクリプション。
  2. 有効な Zoho Sign サブスクリプション(テンプレート機能を利用するにはプロフェッショナル以上)。
  1. ドキュメント署名リンクをメールで送信する、フォーム送信後に署名用ドキュメントへリダイレクトするなどの自動化設定を行った場合、Zoho Sign のサブスクリプションプランに応じて、送信ごとに無償の Zoho Sign クレジットまたは Zoho Sign クレジットが消費されます。
  2. エンタープライズプランでは、ライセンスユーザー数に応じた無償クレジットが、組織ごとに毎月付与されます。
  3. 組織で無償クレジットを使い切った場合、その後の送信では Zoho Sign クレジットが消費されます。Zoho Sign クレジットは追加オプションとして購入する必要があります。

Zoho Forms と Zoho Sign テンプレートを連携する手順:

  1. Zoho Forms にログインします。
  2. 連携したいフォームで、編集をクリックして編集モードで開きます。
  3. Integrations > Zoho Sign に移動します。
  4. 連携する をクリックします。


  5. テンプレート名のドロップダウンから、連携するドキュメントテンプレートを選択します。
  6. 必須項目セクションで、ドキュメント内の Zoho Sign 項目を、対応するフォーム項目にマッピングします。
  7. + 項目を追加 をクリックして、任意の Sign 項目も対応するフォーム項目にマッピングし、値を自動入力できるようにします。
  8. 受信者の詳細を入力します。ここでは、フォーム項目から受信者の氏名とメールアドレスを取得するように設定できます。また、ドロップダウンメニューから 手動入力を追加 オプションを選択して、受信者のメールアドレスを手動で入力することもできます。
  9. Recipient List をクリックして、追加済みのすべての受信者を表示します。
  10. その後、署名ワークフロー全体を自動化するか、ドキュメントの送信を手動で行うかを選択できます。
  1. フォーム送信時に、ドキュメントの署名リンクを受信者のメール受信トレイに送信する場合は、ドキュメントのリンクを受信者にメールで送信する オプションを選択します。
  2. フォーム送信後に、受信者をすぐに署名用ドキュメントへリダイレクトする場合は、Zoho Sign ドキュメントにリダイレクトする オプションを選択します。フォームを Webサイトに埋め込んでいる場合は、同じタブまたはブラウザフレーム内でリダイレクトされます。このオプションにより、この連携を活用してセルフサービス型の埋め込み署名プロセスを構築できます。
  3. フォーム入力者に対して、後から手動で署名依頼を送信する場合は、なし。ドキュメントは手動で送信する オプションを選択します。
連携する ]をクリックします。

ドキュメントに手動で署名を依頼する手順:

自動ワークフローを設定していない場合でも、選択したフォーム送信データに対して、署名用のドキュメント出力を送信できます。操作手順は次のとおりです。
  1. Forms]に移動します。
  2. 対象のフォームの下にある[すべてのエントリー]をクリックします。
  3. 署名用ドキュメントを送信したいエントリーのチェックボックスを選択します。
  4. Send for Sign]をクリックします。


また、フォームに対してレポートを作成している場合は、次の操作も行えます。
  1. レポート]に移動します。
  2. 対象のレポートを開きます。
  3. 署名用ドキュメントを送信したいエントリーのチェックボックスを選択します。
  4. Send for Sign]をクリックします。
上記の手順は、ドキュメントの再署名を依頼する場合にも使用できます。

ドキュメントのステータスを確認する手順:
  1. フォームを選択し、レポート画面に移動します。
  2. 上部メニューから[Builder]をクリックします。
  3. 表示/非表示 列]をクリックします。
  4. Zoho Sign ステータス]のチェックボックスをオンにします。
  5. 保存]をクリックします。
  6. 上部バーの[エントリー]をクリックします。
  7. Zoho Sign ステータス列に、ステータス(Request 開始済み または Request 完了)が表示されるようになります。
  8. 受信者ごとのステータスなど、詳細情報を確認するには、[ステータスを表示]をクリックします。Zoho Sign アカウントのドキュメント詳細画面にリダイレクトされます。


Notes
Zoho Sign アカウントに設定されているすべてのブランディングは、Zoho Forms から署名者に送信される署名依頼メールにも適用されます。Zoho Sign のブランディングについて詳しくは、こちらをクリックしてください。

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