Zoho WriterとZoho Signの連携
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Zoho Writer は、編集、共同作業、配布に対応した高機能なワードプロセッサです。Writer と Zoho Sign を連携すると、法人向け契約書、NDA、営業契約、賃貸借契約などの下書きを作成し、そのまま Writer アプリ内から署名用に送信できます。
このセクションは次の 2 つのパートで構成されています:
Zoho Writer から Zoho Sign を利用するための前提条件
- Zoho アカウントを Zoho Sign にすでに登録している必要があります。
- Writer からマージドキュメントを生成して署名依頼を送信するなどの自動化設定を行う場合、各ドキュメントごとに、Zoho Sign のサブスクリプションプランに応じて、無償の Zoho Sign クレジットまたはZoho Sign クレジットが消費されます。エンタープライズプランでは、ライセンスユーザー数に応じた無償クレジットが、組織ごとに毎月付与されます。組織で無償クレジットを使い切った場合、それ以降のドキュメントには、追加購入が必要な Zoho Sign クレジットが消費されます。
Writer から文書に署名を依頼する方法
- Writer アプリケーションにログインします。
- 署名依頼を送りたいドキュメントを作成するか、アップロードします。
- ドキュメントの作成が完了したら、左側ペインの[自動化]オプションをクリックします。
- [署名サービスにアップロード]ドロップダウンをクリックし、Zoho Sign を選択します。
- 表示されたダイアログボックスで、[アップロード]をクリックします。
- ドキュメントのアップロードが完了したら、すぐに署名を行う場合は[次へ]をクリックします。
- [次へ]をクリックすると、新しいウィンドウで Zoho Sign アプリケーションが開き、ドキュメントがすでにアップロードされた状態になります。
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ドキュメントと受信者の詳細を入力し、[続行]をクリックします。
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各署名者ごとに、署名やその他のフォーム項目をドキュメント上にドラッグ＆ドロップし、送信する をクリックします。
- 各受信者に追加した項目数を確認し、確定 をクリックします。
- 確定をクリックすると、ドキュメントが署名用として受信者に送信されます。
自動署名ワークフロー
封筒 1 通につき Zoho Sign クレジットを 5 件消費します
- ドキュメントの作成が完了したら、左ペインを開き、Automate オプションをクリックします。
- 開始する 新規 sign ワークフロー オプションをクリックします。
- クリックすると、左ペインにSign ワークフロー セクションが表示されます。[追加する Signer] オプションを使用して、必要な数の署名者を追加します。
- 署名者リストから対象の署名者を選択し、それぞれの署名者に対して項目を追加します。選択した署名者用の項目を挿入するには、ドキュメント内の目的の位置にカーソルを置き、Insert 項目 for Signer から必要な項目を選択します。
- 項目を挿入した箇所には対応するテキストタグがドキュメントに追加され、ドキュメントを署名用に送信した際に、自動的に対応するフォーム項目にマッピングされます。
- 各署名者用の項目をすべて挿入したら、設定 Sign ワークフロー オプションをクリックします。
- 表示されるダイアログボックスで、Signer 詳細 タブに、署名者の詳細、メール件名、件名、メッセージを入力します。また、署名順序を設定して、指定した順番でドキュメントを署名者に送信することもできます。さらに、ドキュメントと一緒に送信する追加の添付ファイルも追加できます。
- 同じダイアログボックス内の詳細 設定 タブで、ドキュメントの有効期限、リマインダーの頻度、署名済みドキュメントに対して実行する保存または共有の操作を設定します。
- 署名ワークフローの設定が完了したら、送信する for Sign をクリックして、署名用にドキュメントを送信します。
署名者ステータスを表示する:
- 署名用に送信済みのドキュメントを開きます。
- 左ペインを開き、Automate オプションをクリックします。
- 開始する 新規 Sign ワークフロー オプションをクリックします。
- 表示する Signer ステータス オプションをクリックします。
- クリックすると、Sign コレクション Jobs ダイアログボックスが開き、各署名者に対する署名収集アクティビティの進捗状況が表示されます。署名収集が完了している場合は、ダウンロードする Signed ドキュメント をクリックして署名済みドキュメントをダウンロードできます。
テキストタグの活用:
ドキュメントの本文にテキストタグを追加できます。Zoho Sign がそれらを検出し、署名プロセス用にアップロードされた際に、自動的に対応する項目を追加します。これにより、長いドキュメント内で項目を配置する時間を節約できます。
テキストタグを使用できる項目: 署名、会社、メール、テキスト項目、役職、イニシャル、日付、チェックボックス、氏名。
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{{署名}}
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最初の受信者に追加される署名項目
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{{company:recipient2}}
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2 番目の受信者に追加される会社項目
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{{textfield:recipient3:住所}}
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3 番目の受信者に「住所」という項目名で追加されるテキスト項目
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{{textfield:recipient1*}}
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最初の受信者に追加される必須テキスト項目
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{{Jobtitle}}
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最初の受信者に追加される役職項目
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{{Initial}}
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最初の受信者に追加されるイニシャル項目
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{{Signdate}}
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最初の受信者に追加される日付項目
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{{Checkbox}}
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最初の受信者に追加されるチェックボックス項目
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{{Fullname}}
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最初の受信者に追加される氏名項目
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形式:{{<項目 種類>:recipient<n>:<項目 名前 in case of text 項目>*}}
テキストタグの使用方法については、ヘルプドキュメントのthis sectionを参照してください。