Zoho WriterとZoho Signの統合
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Zoho Writerは、編集、共同作業、配布に対応した高機能ワードプロセッサです。WriterをZoho Signと連携することで、法人契約書、NDA、営業契約書、賃貸契約書などの下書きを作成し、Writerアプリ内から直接署名用のドキュメントとして送信できます。
本セクションは2つのパートに分かれています。
Zoho WriterからZoho Signを利用するための事前準備
- Zoho Signで既にZohoアカウントの登録を済ませている必要があります。
- Writerからマージドキュメントを生成し署名依頼を行うなどの自動化設定を利用する場合、無償のZoho SignクレジットまたはZoho Signクレジットが、Zoho Signのサブスクリプションプランに応じて各ドキュメントごとに消費されます。エンタープライズプランでは、ライセンスユーザー数に応じた無償クレジットが組織に毎月付与されます。無償クレジットがなくなった場合は、以降の各ドキュメントでZoho Signクレジットが消費され、追加購入が必要となります。
Writerからドキュメントに署名を取得する方法
- Writerアプリケーションにログインします。
- 署名用に送信したいドキュメントを作成またはアップロードします。
- ドキュメントの作成が完了したら、左側のペインの自動化オプションをクリックします。
- 署名サービスにアップロードのドロップダウンをクリックし、Zoho Signを選択します。
- 表示されるダイアログボックスで、アップロードをクリックします。
- ドキュメントのアップロードが完了したら、すぐに署名したい場合は次へをクリックします。
- 次へをクリックすると、Zoho Signアプリケーションが新しいウィンドウで開き、ドキュメントがすでにアップロードされた状態になります。
-
ドキュメントおよび受信者の詳細を入力し、続けるをクリックします。
-
各署名者ごとに、署名やその他のフォーム項目をドラッグ＆ドロップし、送信をクリックします。.
- 各受信者に追加された項目数を確認し、確定をクリックします。
- 確定をクリックすると、ドキュメントが署名用に受信者へ送信されます。
自動署名ワークフロー
1つの封筒ごとにZoho Signクレジットが5つ消費されます
- ドキュメントの作成が完了したら、左側のペインを開き、自動化オプションをクリックします。
- 新規Signワークフローを開始するオプションをクリックします。
- クリックすると、左側のペインにSignワークフローセクションが表示されます。必要な署名者数を署名者を追加オプションで追加します。
- 各署名者に対して項目を追加するには、署名者リストから該当の署名者を選択します。選択した署名者向けに項目を挿入するには、ドキュメント内の挿入したい位置にカーソルを置き、署名者向け項目を挿入から必要な項目を選択します。
- 項目が挿入されると、ドキュメント内に対応するテキストタグが追加されます。ドキュメントが署名用に送信される際、自動的に該当するフォーム項目へマッピングされます。
- 全ての署名者向け項目を挿入後、Signワークフローを設定オプションをクリックします。
- 表示されるダイアログボックスで、署名者詳細タブの下で署名者の詳細、メール件名、件名、メッセージを入力します。また、署名送信順序を指定して、ドキュメントを指定順に署名者へ送信することも可能です。追加の添付ファイルも、ドキュメントと同時に送信できます。
- 同じダイアログボックス内の詳細設定タブで、ドキュメントの有効期限、リマインダーの頻度、署名済みドキュメントの保存や共有操作などを設定します。
- Signワークフローのセットアップが完了したら、署名用に送信をクリックして、署名用にドキュメントを送信します。
署名者ステータスの表示:
- 署名用に送信済みのドキュメントを開きます。
- 左側のペインを開き、自動化オプションをクリックします。
- 新規Signワークフローを開始するオプションをクリックします。
- 署名者ステータスを表示オプションをクリックします。
- クリックすると、Signコレクションジョブダイアログボックスが表示され、各署名者の署名収集状況の進捗が確認できます。署名収集が完了している場合は、署名済みドキュメントをダウンロードをクリックして署名済みドキュメントをダウンロードできます。
テキストタグの活用:
ドキュメントの内容にテキストタグを追加できます。Zoho Signはこれらのタグを自動検出し、署名用ドキュメントのアップロード時に該当する項目を自動的に追加します。これにより、長いドキュメント内で項目を探す手間を削減できます。
以下の項目でテキストタグがサポートされています: 署名、company、メール、text 項目、job 件名、initial、日付、checkbox、full 名前。
|
{{署名}}
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最初の受信者に署名項目が追加されます
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{{company:recipient2}}
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2人目の受信者にcompany項目が追加されます
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{{textfield:recipient3:住所}}
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3人目の受信者に項目名「住所」のtext項目が追加されます
|
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{{textfield:recipient1*}}
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最初の受信者に必須のtext項目が追加されます
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{{Jobtitle}}
|
最初の受信者にjob件名が追加されます
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{{Initial}}
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最初の受信者にinitial項目が追加されます
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{{Signdate}}
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最初の受信者に日付項目が追加されます
|
|
{{Checkbox}}
|
最初の受信者にcheckbox項目が追加されます
|
|
{{Fullname}}
|
最初の受信者にfull名前項目が追加されます
|
形式:{{<項目 種類>:recipient
:<項目 名前 in case of text 項目>*}}
textタグの使い方については、弊社ヘルプドキュメントのこちらのセクションをご参照ください。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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