差し込み印刷テンプレート
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Zoho Writerの差し込み文書機能を使用すると、署名用に送信する前に、受信者ごとに内容を個別化した文書を作成できます。署名者の詳細だけが変わる標準テンプレートとは異なり、差し込み文書テンプレートでは、受信者ごとに長さが異なるコンテンツセクション全体を挿入できます。挿入されたコンテンツには周囲の文書の書式が自動的に適用されるため、最終的な出力は個別に作成されたように見えます。Zoho Signと組み合わせることで、個別化された各文書を署名用に直接送信でき、すべてを1つのワークフローで完結できます。
この連携のメリット
- コンテンツの自動整列：動的コンテンツが差し込み項目に挿入されると、周囲の文書の書式と配置が自動的に継承されます。これにより、文書内のすべての差し込み項目と署名者項目が、コンテンツの長さや種類に関係なく一貫して表示されます。
- 1か所で完結するエンドツーエンドのワークフロー：差し込み処理と署名用の送信はどちらも、アプリケーションを切り替えずにZoho Sign内で実行できます。
前提条件
- 有効なZoho Signサブスクリプション
- 十分なZoho Writerクレジット（文書1件の差し込み文書処理ごとにWriterクレジットが1消費されます）
人事担当者が、選択した候補者に対して、候補者の氏名、職種、報酬、入社日があらかじめ入力され、候補者と人事マネージャーの両方が署名する個別の内定通知書を送信する必要があるとします。
人事担当者は、関連する差し込み項目と署名者項目を配置して、Zoho Writerで内定通知書テンプレートを作成します。送信時には、このテンプレートをZoho Signで選択し、候補者の詳細を入力します。文書ビューアーページでは、差し込み項目の値と署名者項目が自動的にそろって配置され、手動で位置を調整しなくても、体裁の整った通知書が作成されます。
差し込み文書テンプレートの作成方法
- Zoho Writerのダッシュボードから、［+新規作成］→［差し込みテンプレート］→［最初からデザイン］に移動します。
- メニューバーで［項目］→［差し込み項目］をクリックします。
- ［項目を作成］をクリックします。
- 文書内の任意の位置にカーソルを置き、作成した差し込み項目を選択します。
差し込み文書テンプレートへの署名者項目の追加
テンプレートに差し込み項目を追加したら、署名者項目（署名、イニシャル、日付、その他の文書項目）もZoho Writer内から直接追加できます。差し込み項目の値を入力すると、文書内のコンテンツの長さは変わります。署名者項目がテンプレートに含まれていない場合、送信者は生成された文書を手動で確認し、適切な場所を見つけて、各署名者項目を自分で配置する必要があります。コンテンツが長い場合や長さが変わる場合、この作業は手間がかかり、ミスも起こりやすくなります。
たとえば、差し込み項目の横にフルネーム項目がある場合、差し込み項目の内容が複数行または複数の段落にわたっても、常に適切な位置に配置されます。送信者がスペースを探したり、位置を調整したりする必要はありません。
差し込み文書テンプレートに署名者項目を追加するには、次の手順を実行します。
- メニューバーで［項目］→［署名者項目］をクリックします。
- 文書内の任意の位置にカーソルを置き、必要な署名者項目を選択します。
差し込み文書テンプレートを使用して署名を収集する方法
- ［署名用に送信］をクリックします。
- エンベロープ作成ページで、［文書を追加］のドロップダウンをクリックし、［差し込み文書テンプレート］を選択します。
- 差し込み文書テンプレートを選択します。
- 差し込み項目の値を入力します。
- ［続行］をクリックします。
- 受信者の詳細を追加し、［続行］をクリックします。文書ビューアーウィンドウにリダイレクトされます。
- 追加の文書項目をドラッグ＆ドロップし、［送信］をクリックします。