たとえば、家主が入居希望者に身元確認フォームと賃貸契約書を送信する必要があるとします。文書が入力可能なPDFの形式であれば、Zoho Signを使って入居希望者に文書を送信し、署名を取得するのがはるかに簡単になります。Zoho SignはPDF内のフォーム項目を自動的に検出し、受信者向けにZoho Signの項目に変換するため、家主は項目メニューから文書上に項目を1つずつドラッグ＆ドロップして追加する必要がありません。

ページ下部に入力可能なPDFのサンプルが用意されています。

入力可能なPDFを署名用に送信する方法

1. Zoho Signにログインします。
2. ホームページで［署名用に送信］を選択します。
   
   
   
   
3. 入力可能なPDFファイルをローカルストレージからアップロードするか、クラウドからインポートします。入力可能なPDFが正常にアップロードされると、画面に「入力可能な項目を検出しました。次のページで管理できます。」といった内容のポップアップが表示されます。
   
   
   
   
4. 文書名を追加します。
5. 受信者のメールアドレス、名前、受信者の操作、認証の種類などの詳細を追加し、受信者の標準言語を選択します。必要に応じて受信者への非公開メモを追加し、［続ける］をクリックして文書の表示ページに進みます。または、後で使用するために文書を保存したい場合は、［保存して終了する］をクリックします。
6. 「フォーム項目をどのように処理しますか？」といった内容のポップアップで、［項目を受信者に割り当てる］を選択します。
   
   
   
   メモ：
   ［フォーム項目を無視する］を選択すると、PDF内の既存のフォーム項目は無視され、ドラッグ＆ドロップで項目を追加する必要があります。
   ［フォーム項目を受信者に割り当てる］を選択すると、PDF内のフォーム項目がZoho Signの項目に変換されます。
   
   
7. フォーム項目を割り当てたい受信者を選択し、［続ける］をクリックします。
   
   
   
   メモ：
   PDF内のフォーム項目は、項目を受信者に割り当てた後にZoho Signの項目に変換されます。フォーム項目をクリックすると、その項目の書式設定を行えます。また、書式設定中に項目の担当受信者を変更することもできます。
   
   
8. 必要に応じて、ドラッグ＆ドロップで項目を追加できます。
   メモ：
   現在、Zoho Signではラジオボタンの項目をZoho Signの項目に変換することはできません。
   
   
9. 文書の準備ができたら［送信する］をクリックします。
   
   
   
   
10. ［詳細の確認］ポップアップで、受信者ごとに追加された項目数を確認し、［確定する］をクリックして文書を受信者に送信します。
    
    
    
    

AIによる文書の項目検出はどのように機能しますか？

AIによる文書の項目検出機能では、文書の内容を自動的にスキャンし、受信者に割り当てる文書の項目にある空白スペースを検出し、項目を文書に配置することで、送信者の作業時間を短縮します。

1. 文書の項目の表示ウィンドウで、［項目を検出する］をクリックします。
   
2. 項目を割り当てる受信者と文書を選択します。
   
3. ［検出して挿入する］をクリックします。
   
4. 項目の配置とデータラベルを確認し、文書の準備ができたら［送信する］をクリックします。

1. 一度に選択できる文書は3件までで、一度に検出できる項目は各文書につき15ページまでが対象です。
2. 現在サポートしているのは、テキスト項目とチェックボックス項目のみです。