Zoho Signにおける文書の表示設定

Zoho Signにおける文書の表示設定

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利用可能なプラン：エンタープライズプラン

Zoho Signのドキュメントの表示設定機能では、送信者がエンベロープ内の各ドキュメントを各受信者に表示するかどうかを制御できます。1つのエンベロープに複数の契約書が含まれる場合、この機能により、各受信者は自分に割り当てられた特定のドキュメントのみを表示して署名でき、エンベロープ内のその他の内容は非表示になります。

つまり、ドキュメントの表示設定はデジタル上のゲートキーパーとして機能し、次のことが可能になります。
  1. 機密性の保護 - 機密情報を対象の署名者にのみ表示します。
  2. 契約ワークフローの効率化 - 複数の依頼を管理する代わりに、同じワークフローに複数の契約書と署名者を追加することで、複雑なドキュメントのワークフローを簡単に管理できます。

Zoho Signでドキュメントの表示設定を有効にするには

この操作は管理者のみ実行できます。管理者の場合は、次の手順を実行します。
  1. Zoho Signのダッシュボードで、［設定］にカーソルを合わせ、［アカウント設定］をクリックします。
  2. ［ドキュメントの表示設定］を［送信オプション］で探します。
  3. 目的のオプションを選択し、［保存］をクリックします。

Zoho Signのドキュメントの表示設定オプション

ルールモード

動作

［オフ］

すべての受信者がエンベロープ内のすべてのドキュメントを表示できます。

［送信者を除き、表示するには署名が必要］

署名者は署名フィールドがあるドキュメントのみを表示でき、送信者はすべてを表示できます。

［送信者の組織のメンバーを除き、表示するには署名が必要］

［送信者を除き、表示するには署名が必要］と同様ですが、この場合、送信者の組織内のすべてのユーザーがすべてのドキュメントを表示できます。これは送信者が有効または無効にできます。

［送信者が「送信者を除き、表示するには署名が必要」を設定可能］

［送信者を除き、表示するには署名が必要］と同様ですが、送信者は、そのエンベロープに［送信者を除き、表示するには署名が必要］のロジックを適用するかどうかを決定できます。

［送信者が「送信者の組織のメンバーを除き、表示するには署名が必要」を設定可能］

［送信者の組織のメンバーを除き、表示するには署名が必要］と同様ですが、送信者は、そのエンベロープに［送信者の組織のメンバーを除き、表示するには署名が必要］のロジックを適用するかどうかを決定できます。

［送信者が制御可能］

署名用にエンベロープを送信する際に、送信者がエンベロープ内の各ドキュメントの表示設定を受信者ごとに手動で選択できます。

Notes
  1. 送信者は常にすべての文書を表示できます。
  2. 文書の表示設定は項目単位で適用されます。特定の受信者に対して文書を「非表示」に設定していても、同じ受信者向けの署名者項目を追加すると、その文書はその受信者に表示されるようになります。
  3. 署名者項目がない文書は、すべての受信者がアクセスできます。
  4. 文書が修正中の状態であっても、文書の表示設定を更新できます。
  5. 受信者単位の文書履歴は無効になります。
  6. 印刷して署名する機能は現在サポートされていません。
  7. 文書の表示設定はモバイルアプリでは利用できません。

エンベロープで文書の表示設定を使用する方法

  1. ［署名依頼の送信］をクリックします。
  2. 文書をアップロードし、関連する受信者の詳細を追加して、［続行］をクリックします。
  3. 文書ビューアー画面で、［操作］ドロップダウンをクリックし、［文書の表示設定］を選択します。
  4. 文書の表示設定グリッドを確認します。
  5. 管理者が文書の表示設定オプションとして「送信者が制御可能」を設定している場合、送信者は文書の表示設定を手動で有効にし、関連する設定を適用する必要があります。
  6. ［保存］をクリックします。
  7. 受信者に必要な項目をすべて追加したら、［送信］をクリックします。
Info
ジルカーという組織で、新しい従業員が入社するたびに、人事マネージャーが内定通知書、税務フォーム、ポリシー同意書などのすべてのオンボーディング文書を1つのエンベロープにまとめる場合を考えてみましょう。
文書の表示設定を使用すると、人事マネージャーは、従業員が自分に割り当てられた文書のみを表示して署名できるようにし、税務フォームのような機密文書は財務チームのみがアクセスできるようにできます。これにより、その他のすべての文書は関連する受信者だけに制限されます。

表示設定の要件

文書

従業員

人事マネージャー

財務チーム

内定通知書

✅表示

✅表示

❌非表示

税務フォーム

✅表示

❌非表示

✅表示

社内ポリシー文書

✅表示

✅表示

❌非表示

文書の表示設定を使用しない場合、すべての受信者に3つの文書すべてが表示されます。有効にすると、各受信者には自分に関連する文書のみが表示されます。

Zoho Signで上記のユースケースを実現する方法

  1. ［送信者以外は表示するには署名が必要］が選択されていることを確認します。
  2. 以下の表に示すように、受信者に関連する文書項目を配置します。

文書

従業員

人事マネージャー

財務チーム

内定通知書

✅

✅

❌

税務フォーム

✅

❌

✅

社内ポリシー文書

✅

✅

❌