主催者機能による対面署名
対面署名機能を使用すると、Zoho Signアカウントを使ってその場で文書に署名してもらうことができます。たとえば、営業担当者やフィールド担当者が訪問先で、取引を確定するために顧客の署名を取得したい場合などです。この機能をそのような場面で利用することで、手続きのスピードと効率が向上します。紙の書類を管理、持ち運びする負担をなくす非常に便利な機能です。
対面署名機能のワークフローには、次の2種類のエンドユーザーが関わります。
主催者：対面署名セッションを主催し、署名者に署名してもらう担当者です。営業担当者やフィールド／配送スタッフなどが該当します。主催者は、自社組織のZoho Signアカウントに所属している必要があります。
署名者：文書に署名する人です。対面署名セッション中、署名者は主催者から端末の操作を引き継ぎ、文書に署名したあと、操作権を主催者に戻します。
対面署名セッションは次の3つのステップで行います。
- 対面署名者の追加
- 対面署名セッションの開催
- 対面署名セッションでの文書への署名
対面署名者の追加：
- 受信者の操作をドロップダウンメニューから「対面署名者」に設定し、同じ組織に所属するユーザーの中からセッションを開催する担当者を割り当てます。
- 主催者と署名者の氏名とメールアドレスをそれぞれ入力します。上記の手順は、任意の数の受信者と主催者に対して繰り返し設定できます。
- ［続ける］をクリックして、必要なフォームの項目を文書に追加し、署名用に送信します。
対面署名セッションの開催：
- 送信者に代わってZoho Signから送信されたメールが受信トレイに届いているか確認します。このメール（署名依頼メール）には、署名者が署名する必要がある文書へアクセスするためのリンクが含まれています。対面署名セッションを開始するには、［セッションを開催する］をクリックします。
- Zoho Signアカウントにログインしていない場合は、ログインを求められることがあります。
- すでにZoho Signアカウントにログインしている場合は、署名が必要な文書をダッシュボードから選択します。送信者が認証コードを有効にしている場合は、メールまたはSMSで受け取ったコードを入力し、［続ける］をクリックして文書を開きます。
- ダイアログボックスの案内を確認したら、［操作権を渡す］をクリックして、操作権を署名者に渡します。
- 署名者が文書への署名を完了したら、端末の操作を引き継ぎ、文書ページ上部の［完了する］をクリックして、対面署名セッションを終了します。
メモ：署名者が複数いる場合は、セッションを開催する署名者を選択してください。
対面署名セッションでの文書の署名：
- 主催者から、署名対象の文書が表示されている端末の操作権を受け取ります。
- 文書の詳細および利用条件を確認し、［同意して続ける］をクリックして署名を開始します。
- 文書内の必須項目をすべて入力し、［完了する］を選択して署名プロセスを完了します。
- 表示されるダイアログボックスで、署名済み文書のコピーを送信したいメールアドレスを任意で指定できます。
- 最後に、［操作権を渡す］をクリックします。