自動入力と署名
すべてのプランおよびデータセンターで利用可能
自動入力と署名とは？
自動入力と署名の機能を使用すると、署名、イニシャル、メールアドレス、印影、氏名、会社名、役職などのプロフィールの詳細が、文書内の対応する項目に自動入力されます。有効化すると、あらかじめ保存しておいたプロフィール項目を検出して自動入力し、すぐに文書へ署名できるようになります。
たとえば、グローバルなIT企業の人事マネージャーが、複数のオンボーディング文書を確認して署名する必要があり、それぞれに手入力が必要な複数の署名項目がある場合、作業は時間がかかり煩雑になります。Zoho Signの自動入力と署名の機能を利用すると、全体のプロセスを効率化でき、オンボーディングにかかる時間を短縮し、従業員の体験を向上できます。
Zoho Signで自動入力と署名の機能を有効にする方法
この操作を実行できるのは管理者のみです。
- Zoho Signダッシュボードで、［設定］にカーソルを合わせ、［アカウントの設定］をクリックします。
- ［受信者設定］をクリックし、［受信者の操作］に移動します。
- ［自動入力して署名する］にチェックを入れます。
- ［保存する］をクリックします。
次の両方の条件を満たす場合、［その他の操作］に［自動入力して署名する］機能は表示されません。
1. 受信者のプロフィールに事前保存されたデータがない。
2. 文書に署名またはイニシャルの項目が含まれていない。ただし、文書に署名またはイニシャルの項目が含まれている場合は、受信者のプロフィールに事前保存されたデータがなくても、この機能は表示されます。その場合、最初に一度だけ入力するよう求められ、同じ内容がすべての一致する項目に自動入力されます。
受信者としての文書の自動入力と署名
- 署名依頼を開き、文書を表示します。
- 右上の［その他の操作］をクリックし、［自動入力して署名する］を選択します。
- プロフィール項目の設定を求めるメッセージが表示されます。署名とイニシャルを追加し、利用条件に同意して［保存する］をクリックします。これらの詳細がすでに設定されている場合は、項目が自動的に入力され、文書が完成します。
- プロフィール以外の項目が残っている場合は、それらを入力し、［完了する］をクリックします。
よくある質問
- 自動入力と署名の機能は、すべての電子署名とIDプロバイダーで有効にできますか？
はい。この機能は、すべての電子署名とIDプロバイダーで有効にできます。ただし、Zoho Signでライフサイエンス業界向けコンプライアンス設定が有効になっている場合は使用できません。 - 自動入力された項目をさらに編集できますか？
署名プロセスがZoho Signのみで完結する場合、［自動入力して署名する］をクリックすると、その時点で文書が確定されます。ただし、手入力が必要なプロフィール以外の項目が文書に含まれている場合は、自動入力された署名およびイニシャルの項目を編集できます。 - 自動入力と署名の機能は複数の文書にまたがって機能しますか？
はい。同じプロフィール項目が複数の文書に存在する場合、それらを同時に自動入力できます。 - 自動入力と署名の機能はカスタム項目でも機能しますか？
はい。カスタム項目がプロフィール項目（署名、イニシャル、メールアドレス、印影、氏名、会社名、役職）のいずれかとして設定されている場合、自動入力と署名の機能はそのカスタム項目でも機能します。 - 条件付き項目は、自動入力と署名の機能とどのように連携しますか？
送信者が文書に条件付きワークフロー、特にプロフィール項目に対する条件付きワークフローを追加している場合、自動入力と署名の機能は、その項目に設定された条件が満たされた後にのみ機能します。
たとえば、販売代理店契約で、受信者がまずパートナーシップの条件に同意する必要があり、その条件が満たされた後にのみ署名項目が表示されるケースでは、受信者が条件に同意した後になって初めて自動入力と署名の機能が利用可能になります。