自動リマインダー
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ユーザーに自分の担当作業を通知することは、タスクにすぐ取り組み、期限内に完了してもらうために重要です。ただし、すべての案件で通知を送信すると、ユーザーの受信トレイがあふれてしまう可能性があります。
自動リマインダーを使用すると、選択した作業項目に関する情報を含む通知メールを、対象ユーザーに毎日送信できます。作業項目の情報は、適切な条件を設定して絞り込むことができ、指定した条件に一致する項目のみがメールに含まれます。
複数のリマインダーを作成して、さまざまな条件パターンで異なるユーザーグループを対象にすることで、幅広い通知ニーズをカバーできます。
利用可能なプラン：Premier、Enterprise、Zoho One プラン
アクセス権：管理者とワークスペースの所有者は、リマインダーを作成、編集、削除できます。
メリット
- 重要な作業項目の見落としを防げます
- 通知を効率的に整理できます
- ユーザーとのタイムリーな連絡を促進し、時間の節約と直前の駆け込み対応の防止につながります
例
たとえば、高優先度のタスクの終了日が近づいたときに、担当者へリマインドしたいとします。この場合、自動リマインダーを作成して、担当者にメールで通知できます。これにより、タスクを期限内に完了でき、直前の駆け込み対応を防ぐことができます。
自動リマインダーを作成する
- 右上の
をクリックして、Settings ページに移動します。
- Automation > Automated Reminders に移動します。
- +Reminder をクリックします。
- リマインダー名を入力します。
- ユーザーにリマインドする時刻を指定します。
- 通知する Users を選択します。
- メール通知の件名を追加します。
- リマインダーを起動する条件を定義します。
- 必要に応じて、複数の条件を追加します。
複数の条件がある場合は、AND または OR 条件を使用できます。 - 必要に応じて、メール本文をカスタマイズします。
- Create をクリックします。
自動リマインダーを作成する際、メールの件名と本文にプレースホルダーを挿入できます。これにより、メール通知を柔軟にカスタマイズできます。
自動リマインダーを編集する
- 右上の
をクリックして、Settings ページに移動します。
- Automation に移動し、Automated Reminders を選択します。
- リマインダーにカーソルを合わせ、Edit をクリックします。
- 自動リマインダーの詳細を更新します。
- Update をクリックします。
自動リマインダーを削除する
- 右上の
をクリックして、Settings ページに移動します。
- Automation > Automated Reminders に移動します。
- リマインダーにカーソルを合わせます。削除リンクが表示されます。
- 削除 をクリックします。確認ポップアップが表示されます。
- 自動リマインダーを削除するには、削除 ボタンをクリックします。
削除が完了すると、自動リマインダーは完全に削除され、元に戻すことはできません。
自動リマインダーを有効化または無効化する
- 右上の
をクリックして、Settings ページに移動します。
- Automation > Automated Reminders に移動します。
- ステータスボタンを切り替えて、リマインダーを有効または無効にします。
自動リマインダーは、作成時点ではデフォルトで有効になっています。
1 つのワークスペースで作成できるリマインダーは最大 30 件です。