自動リマインダー

自動リマインダー

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作業項目についてユーザーに通知することは、タスクへの迅速な着手と完了を促すために重要です。ただし、すべてのケースで通知を送信すると、ユーザーの受信トレイに通知があふれてしまう可能性があります。
 
自動リマインダーを使用すると、選択した作業項目の情報を記載した通知メールを、指定したユーザーに毎日送信できます。適切な条件で作業項目を絞り込み、指定した条件に一致する項目のみをメールに含めることができます。
 
異なるユーザー層を対象に、さまざまな条件パターンで複数のリマインダーを作成することで、幅広い通知のニーズに対応できます。
 
情報
利用可能なプラン：プレミア、エンタープライズ、Zoho One
警告
利用権限：管理者とワークスペースの所有者は、リマインダーを作成、編集、削除できます。

メリット

  1. 重要な作業項目の見落としを防ぎます。
  2. 通知の効率化に役立ちます。
  3. ユーザーとのタイムリーなコミュニケーションを促進します。これにより、時間を節約し、期限直前の慌ただしい対応を防げます。

例 

優先度の高いタスクの終了日が近づいたときに、担当者にリマインダーを送信したいとします。この場合、担当者にメールで通知する自動リマインダーを作成できます。これにより、タスクを期限内に完了し、期限直前の慌ただしい対応を防ぐことができます。
 

自動リマインダーの作成

  1. 右上のをクリックして、［設定］ページに移動します。
  2. ［自動化］→［自動リマインダー］に移動します。
  3. ［+リマインダー］をクリックします。
  4. リマインダー名を入力します。
  5. ユーザーにリマインダーを送信する時刻を指定します。
  6. 通知する［ユーザー］を選択します。
  7. 通知メールの件名を入力します。
  8. リマインダーを送信する条件を設定します。
  9. 必要に応じて、複数の条件を追加します。
    条件が複数ある場合は、AND条件またはOR条件を使用できます。
  10. 必要に応じて、メールの本文をカスタマイズします。
  11. ［作成］をクリックします。
メモ
自動リマインダーの作成時に、メールの件名と本文にプレースホルダーを挿入できます。これにより、通知メールをカスタマイズできます。
 

自動リマインダーの編集

  1. 右上のをクリックして、［設定］ページに移動します。
  2. ［自動化］に移動し、［自動リマインダー］を選択します。
  3. リマインダーにカーソルを合わせ、［編集］をクリックします。
  4. 自動リマインダーの詳細を変更します。
  5. ［更新］をクリックします。

自動リマインダーの削除

  1. 右上のをクリックして、［設定］ページに移動します。
  2. ［自動化］→［自動リマインダー］に移動します。
  3. リマインダーにカーソルを合わせます。［削除］リンクが表示されます。
  4. ［削除］をクリックします。確認のポップアップが表示されます。
  5. ［削除］ボタンをクリックして、自動リマインダーを削除します。
この操作が完了すると、自動リマインダーは削除され、復元できなくなります。

自動リマインダーの有効化と無効化

  1. 右上のをクリックして、［設定］ページに移動します。
  2. ［自動化］→［自動リマインダー］に移動します。
  3. ステータスの切り替えボタンで、リマインダーを有効または無効にします。
初期設定では、自動リマインダーは作成時に有効になります。
 
メモ
1つのワークスペースに最大30件のリマインダーを作成できます。