公開フォーム

公開フォーム

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公開フォームを使用すると、組織外のユーザーがZoho Sprintsワークスペース内のプロジェクトに作業項目を直接送信できます。フォームのURLを共有するか、Webサイトに埋め込むことで、Zoho Sprintsへの登録やワークスペースへの参加を必要とせずに、依頼、問題、フィードバック、要件を収集できます。
 
作業項目の処理に必要な情報を取得できるように、必須項目を含めて公開フォームをカスタマイズします。送信された作業項目は選択したプロジェクトに自動的に追加され、チームは作業項目をさらに処理できます。

メリット

  1. 登録やサインインが不要
  2. フォームの共有と埋め込みが簡単
  3. フォームに標準で追加されるCAPTCHAによるスパム防止
  4. ドロップダウンメニューと必須項目によるエラーの最小化
Info
利用可否：この機能は現在、作業項目でのみサポートされています。
Alert
利用可能なプラン：Premier、Enterprise、Zoho One、Remotely、Projects Plusプラン
Warning
プロフィール権限：公開フォームを作成、編集、削除できるのは、「公開フォームの管理」権限を持つユーザーのみです。

ユースケース

1. バックログへの作業項目の送信

顧客は、公開フォームを使用することで、ワークスペース内のプロジェクト情報にアクセスしなくても、要件をユーザーストーリーとしてプロジェクトに直接追加できます。

例：顧客が自社のWebサイトに新しいランディングページを追加したい場合。

2. 問題の報告

顧客に問題を報告してもらいたい場合、顧客はWebサイトに埋め込まれたフィードバックフォームに入力して送信するだけで簡単に報告できます。この送信内容はバックログに直接追加され、有効な場合は今後のリリースサイクルで対応できます。

例：生成されたレポートに適切な情報が表示されないと顧客が報告する場合。
Info
公開フォームに関する別のユースケースはこちらをご参照ください。

公開フォームの作成

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の下にある［公開フォーム］を選択します。
  3. 右上の［+ 公開フォーム］をクリックします。
  4. フォームの作成ページで、
    1. ［フォーム名］を入力します。
    2. ［フォームの説明］を入力します。
    3. 公開フォームが属する［プロジェクト］を選択します。

  5. ［作成］または［レイアウトを設計］のいずれかをクリックします。
    1. 既定の項目でフォームを作成するには、［作成］をクリックします。
    2. フォームのレイアウトをカスタマイズするには、［レイアウトを設計］をクリックします。
  6. 公開フォームのレイアウトで、チェックボックスを使用して必要な項目を選択します。

  7. ［レイアウトに追加］をクリックします。
    選択した項目がフォームに追加されます。
  8. フォーム内の項目にカーソルを合わせ、［必須に設定］チェックボックスを選択して、必須項目として設定します。
  9. 公開フォームが選択したユーザーに紐付けられて追跡されるように、［作成者］にユーザーを追加します。
  10. ［送信時の操作］を選択します。
    1. ［成功時のテキスト］：フォーム送信後に表示するテキストを入力します
    2. ［カスタムURLにリダイレクト］：フォーム送信後にWebサイトへリダイレクトします
  11. 正規のWebサイトにのみフォームを埋め込めるようにする場合は、ドメインを追加します。例：https://contact.zylker.com. 
    メモ：
    1. ドメインを追加する際は、ドメイン名の前に「https://」を含めてください。
    2. 最大10件のドメインを追加できます
    3. 追加するドメインを入力した後、［+］をクリックします。
    4. ドメインを削除するには、ドメイン名にカーソルを合わせて削除アイコンをクリックします。
  12. 必要に応じて公開フォームのURLをコピーします。
  13. Webサイトに埋め込み、ユーザーがスキャンしてフォームにアクセスできるようにするには、［QRをダウンロード］をクリックします。
  14. 公開後のフォームの表示を確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  15. フォームが作成途中の場合は、［下書きとして保存］をクリックします。
  16. フォームの準備ができている場合は、［公開］をクリックします。

Notes
メモ。
  1. フォームの所有権を移管できるように、［作成者］項目がフォームに追加されています。
  2. たとえば、公開フォームの管理権限を持つユーザーが、フォームを必要としている別のユーザーのためにフォームを作成し、所有権を移管できます。

公開フォームの編集または更新

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の下にある［公開フォーム］を選択します。
  3. 対象のフォームにカーソルを合わせ、［編集］をクリックします。

  4. フォームの更新ページで、フォーム名や説明を更新するか、ドメインを管理します。
  5. 公開フォームのレイアウトを変更するには、［レイアウトを編集］をクリックします。
  6. フォームで必要な変更を行います。
  7. 公開前に確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  8. 後で公開するには、［下書きとして保存］をクリックします。または
  9. 変更を公開するには、［公開］をクリックします。

公開フォームの公開

下書きとして保存されたフォームは、公開フォームの一覧ページから公開できます。
  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の下にある［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 下書きとして保存された公開フォームでは、ステータス列に［公開］ボタンが表示されます。
  4. ［公開］をクリックします。
  5. もう一度［公開］をクリックして操作を確定します。
フォームを公開すると、フォームのURLを知っているユーザーは誰でも、公開フォームを通じてプロジェクトに作業項目を追加できます。フォームに関連付けられたユーザーが、フォームを通じて作成されたすべての作業項目のDRIとして割り当てられます。参考情報として、フォームの作成者でない場合でも、同じユーザーが［作成者］項目にも表示されます。

公開フォームの有効化または無効化  

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の下にある［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 公開フォームを有効または無効にするには、切り替えスイッチをクリックします。
  4. ［有効にする］または［無効にする］をクリックして操作を確定します。

公開フォームの削除

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の下にある［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 対象の公開フォームにカーソルを合わせ、［削除］をクリックします。
  4. 操作を確定し、［削除］をクリックします。

Notes
メモ：削除した公開フォームは復元できません。