公開フォーム

公開フォーム

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公開フォームを使用すると、組織外の誰でも、Zoho Sprintsのワークスペース内のプロジェクトに作業項目を直接送信できます。フォームのURLを共有するか、Webサイトに埋め込むことで、Zoho Sprintsへの登録やワークスペースへの参加なしに、依頼、問題、フィードバック、要件を収集できます。
 
公開フォームは、作業項目の処理に必要な情報を収集できるよう、必要な項目をすべて含めてカスタマイズできます。送信されると、作業項目は選択したプロジェクトに自動的に追加され、チームがその後の対応を進められます。

メリット

  1. 登録やサインインは不要
  2. フォームの共有や埋め込みが簡単
  3. フォームに標準で追加されるCAPTCHAによるスパム防止
  4. ドロップダウンメニューと必須項目による入力ミスの削減
Info
利用可否：この機能は現在、作業項目でのみサポートされています。
Alert
利用可能プラン：Premier、Enterprise、Zoho One、Remotely、Projects Plusプラン
Warning
プロフィール権限：「公開フォームの管理」権限を持つユーザーのみが、公開フォームの作成、編集、削除を実行できます。

使用例

1. バックログへの作業項目の送信

公開フォームを使用すると、顧客はワークスペース内のプロジェクト情報にアクセスすることなく、要件をユーザーストーリーとしてプロジェクトに直接追加できます。

例：顧客が自社のWebサイト用に新しいランディングページの追加を希望している場合。

2. 問題の報告

顧客に問題を報告してもらいたい場合、Webサイトに埋め込まれたフィードバックフォームに入力して送信するだけで簡単に報告できます。送信内容はバックログに直接追加され、有効な内容であれば今後のリリースサイクルで対応できます。

例：生成されたレポートに適切な情報が表示されないと顧客から連絡があった場合。

公開フォームの作成

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
  3. 右上の［+ 公開フォーム］をクリックします。
  4. フォームの作成ページで、
    1. ［フォーム名］を入力します。
    2. ［フォームの説明］を入力します。
    3. 公開フォームが属する［プロジェクト］を選択します。

  5. ［作成］または［作成してレイアウトを設定］をクリックします。
    1. 標準の項目でフォームを作成するには、［作成］をクリックします。
    2. フォームのレイアウトをカスタマイズするには、［作成してレイアウトを設定］をクリックします。
  6. 公開フォームのレイアウトで、チェックボックスを使用して必要な項目を選択します。

  7. ［レイアウトに追加］をクリックします。
    選択した項目がフォームに追加されます。
  8. フォーム内の項目にカーソルを合わせ、［必須に設定する］チェックボックスを選択して、必須項目として設定します。
  9. ［作成者］にユーザーを追加し、公開フォームが選択したユーザーに紐づくようにします。
  10. ［送信時の操作］を選択します。
    1. ［成功時のテキスト］：フォーム送信後に表示するテキストを入力します
    2. ［カスタムURLにリダイレクト］：フォーム送信後にWebサイトにリダイレクトします
  11. 正規のWebサイトにのみフォームを埋め込みたい場合は、ドメインを追加します。例：https://contact.zylker.com. 
    メモ。
    1. ドメインを追加する際は、ドメイン名の前に「https://」を含めてください。
    2. 最大10件のドメインを追加できます
    3. ドメインを入力した後、［+］をクリックして追加します。
    4. ドメインを削除するには、ドメイン名にカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
  12. 必要に応じて、公開フォームのURLをコピーします。
  13. Webサイトに埋め込み、ユーザーがスキャンしてフォームにアクセスできるようにするには、［QRをダウンロード］します。
  14. 公開後のフォームの表示を確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  15. フォームが作成途中の場合は、［下書きとして保存］をクリックします。
  16. フォームの準備ができている場合は、［公開］をクリックします。

Notes
メモ。
  1. ユーザーがフォームの所有権を移行できるように、フォームに［作成者］項目が追加されます。
  2. たとえば、公開フォームの管理権限を持つユーザーは、フォームを必要とする別のユーザーのためにフォームを作成し、その所有権を移行できます。

公開フォームの編集／更新

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
  3. 対象のフォームにカーソルを合わせ、［編集］をクリックします。

  4. フォームの更新ページで、［フォーム名］、［説明］を更新するか、ドメインを管理します。
  5. 公開フォームのレイアウトを変更するには、［レイアウトを編集］をクリックします。
  6. フォームで必要な変更を行います。
  7. 公開前に確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  8. 後で公開するには、［下書きとして保存］をクリックします。または
  9. 変更を反映するには、［公開］をクリックします。

公開フォームの公開

下書きとして保存されたフォームは、公開フォームの一覧ページから公開できます。
  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 下書きとして保存された公開フォームのステータス列に、［公開］ボタンが表示されます。
  4. ［公開］をクリックします。
  5. 再度［公開］をクリックして操作を確定します。
フォームが公開されると、フォームのURLを知っているユーザーは誰でも、公開フォームからプロジェクトに作業項目を追加できます。フォームに関連付けられたユーザーが、フォームから作成されたすべての作業項目のDRIとして割り当てられます。なお、そのユーザーがフォームの作成者でない場合でも、参照用として同じユーザーが［作成者］項目にも表示されます。

公開フォームの有効化／無効化  

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. トグルスイッチをクリックして、公開フォームを有効または無効にします。
  4. ［有効にする］または［無効にする］をクリックして操作を確定します。

公開フォームの削除

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 対象の公開フォームにカーソルを合わせ、［削除］をクリックします。
  4. 操作を確認し、［削除］をクリックします。

Notes
メモ：この公開フォームは、削除すると復元できません。