公開フォーム

公開フォーム

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公開フォームを使用すると、組織外のユーザーがZoho Sprintsのワークスペース内のプロジェクトに作業項目やデータを直接送信できます。フォームのURLを共有するか、Webサイトに埋め込むことで、Zoho Sprintsへの登録やワークスペースへの参加を求めることなく、依頼、問題、フィードバック、要件を収集できます。
 
作業項目やデータの処理に必要な情報を収集できるよう、必要な項目を追加して公開フォームをカスタマイズします。送信された内容は、選択したプロジェクトに自動的に追加され、チームでさらに処理できるようになります。

メリット

  1. 登録やサインインが不要
  2. フォームの共有や埋め込みが簡単
  3. フォームに標準で追加されるCAPTCHAによるスパム防止
  4. ドロップダウンメニューと必須項目による入力ミスの軽減
Info
利用対象：公開フォームは、作業項目とカスタムタブのデータに対して作成できます。
Alert
利用可能なプラン：Premier、Enterprise、Zoho One、Remotely、Projects Plusプラン
Warning
権限：「公開フォームの管理」権限を持つユーザーのみ、公開フォームを作成、編集、削除できます。

利用例

1. バックログへの作業項目の送信

公開フォームを使用すると、顧客はワークスペース内のプロジェクト情報にアクセスすることなく、要件をユーザーストーリーとしてプロジェクトに直接追加できます。

例：顧客が、自社のWebサイトに新しいランディングページを追加したい場合。

2. 問題の報告

顧客に問題を報告してもらう場合、Webサイトに埋め込まれたフィードバックフォームに入力して送信するだけで、簡単に報告できます。送信内容はバックログに直接追加され、有効な内容であれば今後のリリースサイクルで対応できます。

例：顧客から、生成されたレポートに適切な情報が表示されないとの報告があった場合。
Info
公開フォームの別の利用例については、こちらをご参照ください。

公開フォームの作成

  1. 右上にある歯車アイコンをクリックします。［設定］画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
  3. 右上の［+公開フォーム］をクリックします。
  4. フォームの作成ページで、次の操作を行います。
    1. フォーム名を入力します。
    2. タブの種類を選択します。
      標準タブまたはカスタムタブ（全体またはプロジェクト固有）を選択できます。
    3. フォームの説明を入力します。
    4. 公開フォームを関連付けるプロジェクトを選択します。

  5. ［作成］または［レイアウトの設計］をクリックします。
    1. 標準の項目を使用してフォームを作成するには、［作成］をクリックします。
    2. フォームのレイアウトをカスタマイズするには、［レイアウトの設計］をクリックします。
  6. 公開フォームのレイアウトで、チェックボックスを使用して必要な項目を選択します。

  7. ［レイアウトに追加］をクリックします。
    選択した項目がフォームに追加されます。
  8. フォーム内の項目にカーソルを合わせ、［必須に設定］チェックボックスを選択して、必須項目に設定します。
  9. 公開フォームを選択したユーザーに関連付けて管理できるように、［作成者］にユーザーを追加します。
  10. ［送信後の処理］を選択します。
    1. ［完了メッセージ］：フォームの送信後に表示するメッセージを入力します。
    2. ［カスタムURLにリダイレクト］：フォームの送信後にWebサイトにリダイレクトします。
  11. 正規のWebサイトにのみフォームを埋め込めるようにする場合は、ドメインを追加します。例：https://contact.zylker.com. 
    メモ。
    1. ドメインを追加する際は、ドメイン名の前に「https://」を含めてください。
    2. 最大10件のドメインを追加できます。
    3. ドメインを入力した後、［+］をクリックして追加します。
    4. ドメインを削除するには、ドメイン名にカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
  12. 必要に応じて、公開フォームのURLをコピーします。
  13. Webサイトに埋め込み、ユーザーがスキャンしてフォームにアクセスできるようにするには、［QRコードをダウンロード］します。
  14. 公開後のフォームの表示を確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  15. フォームが作成途中の場合は、［下書きとして保存］をクリックします。
  16. フォームの準備が完了している場合は、［公開］をクリックします。

Notes
メモ。
  1. ユーザーがフォームの所有権を移管できるように、［作成者］項目がフォームに追加されます。
  2. たとえば、公開フォームの管理権限を持つユーザーは、フォームを必要とする別のユーザーのためにフォームを作成し、その所有権を移管できます。

公開フォームの編集または更新

  1. 右上にある歯車アイコンをクリックします。［設定］画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
  3. 対象のフォームにカーソルを合わせ、［編集］をクリックします。

  4. フォームの更新ページで、フォーム名や説明を更新するか、ドメインを管理します。
  5. 公開フォームのレイアウトを変更するには、［レイアウトの編集］をクリックします。
  6. フォームに必要な変更を加えます。
  7. 公開前に確認するには、［プレビュー］をクリックします。
  8. 後で公開する場合は、［下書きとして保存］をクリックします。
  9. 変更内容を公開する場合は、［公開］をクリックします。

公開フォームの公開

下書きとして保存したフォームは、公開フォームの一覧ページから公開できます。
  1. 右上にある歯車アイコンをクリックします。［設定］画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 下書きとして保存された公開フォームでは、［ステータス］列に［公開］ボタンが表示されます。
  4. ［公開］をクリックします。
  5. 確認画面でもう一度［公開］をクリックします。
フォームを公開すると、そのURLを知っているユーザーは誰でも、公開フォームからプロジェクトに作業項目を追加できます。フォームに関連付けられたユーザーが、フォームから作成されたすべてのデータのDRIとして割り当てられます。また、そのユーザーがフォームの作成者でない場合でも、参照情報として［作成者］項目に表示されます。

公開フォームの有効化または無効化 

  1. 右上にある歯車アイコンをクリックします。［設定］画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 切り替えスイッチをクリックして、公開フォームを有効または無効にします。
  4. 操作を確定するには、［有効にする］または［無効にする］をクリックします。

公開フォームの削除

  1. 右上にある歯車アイコンをクリックします。［設定］画面が表示されます。
  2. ［カスタマイズ］の［公開フォーム］を選択します。
    すべての公開フォームの一覧が表示されます。
  3. 対象の公開フォームにカーソルを合わせ、［削除］をクリックします。
  4. 操作を確認し、［削除］をクリックします。

Notes
メモ：削除した公開フォームは復元できません。