プロジェクト管理において、費用コントロールと予算管理は主要なアップデート要素です。費用は、発生した経費を把握することでのみ管理が可能です。経費とは、実際に支出された金額および物品やサービスのことを指します。経費を継続的に監視することで、不要な支出を抑え、プロジェクトの成功につながります。

 

Zoho Sprints の経費タブを使用すると、プロジェクト進行中に発生した日々のコストを簡単に管理できます。プロジェクトに経費を追加する際には、経費が発生したカテゴリを指定できます。中には繰り返し発生する経費もあり、その場合は繰り返し経費として作成可能です。システムは設定した頻度に従い、これらの繰り返し経費を自動的に作成・計算します。経費は予算ダッシュボードでも確認できます。プロジェクトにおける総支出額は、経費タブの経費一覧で確認可能です。承認済みの支出は緑色のフォントで、保留中の申請はオレンジ色のフォントで表示されます。

ソフトウェア開発会社が新しいプロジェクトでウェブアプリケーションの開発を請け負いました。プロジェクト要件の一環として、クライアントから公式リリース前に動作するプロトタイプのデモを求められています。これに対応するため、開発チームがクライアントとの打ち合わせやオンサイトデモのために発生した出張経費は会社が負担します。チームメンバーは、これらの経費を請求するため、該当する領収書を提出する必要があります。提出後、システムはすべての経費申請を記録・追跡し、プロジェクト期間中の正確な予算管理を実現します。

プロジェクトのために購入した商品は、すべてプロジェクトの経費として扱われます。プロジェクトで原材料などを購入する必要がある場合は、それらも経費として記録可能です。また、特定の作業商品のために専門家に業務を委託する場合も、それを経費として追加できます。追加後、管理者が内容を確認し、適切な検証を経て経費を承認または却下できます。承認された経費のみがプロジェクトの経費として計上されます。

新しいプロジェクトのために新規ワークスペースを借りる場合、その賃料もプロジェクト予算に含める必要があります。この賃貸経費は繰り返し発生し、毎月発生することが想定されます。そのため、毎月自動的に繰り返し経費としてプロジェクト予算に追加したい場合があります。Zoho Sprints では、繰り返し経費機能を使い、該当プロジェクト内で繰り返し経費を作成し必要な詳細を入力することで、手動入力なしで毎月自動計算が可能です。あらかじめ分かっている経費の場合は、繰り返し経費を自動承認済み経費とすることもできます。