プロジェクト管理においては、コスト管理と予算策定が重要な要素です。プロジェクトにかかった費用を把握してはじめて、コストを管理することができます。費用とは、商品やサービスに実際に支払った金額を指します。これらの費用を継続的に監視することで、不要なコストの膨張を抑え、プロジェクトを成功に導くことができます。

 

Zoho Sprints の「Expense」タブを使用すると、プロジェクトの進行に伴って発生する日々のコストを簡単に追跡できます。プロジェクトに費用を追加する際には、その費用が発生したカテゴリもあわせて登録できます。費用の中には定期的に発生するものもあり、その場合は「定期費用」として登録できます。システムは、設定した頻度に基づいてこれらの定期費用を自動的に作成し、金額を計算します。これらの費用は予算ダッシュボードでも確認できます。プロジェクトで支出した合計金額は、「Expense」タブの費用一覧ビューで確認できます。承認済みの支出は緑色の文字で表示され、承認待ちの申請はオレンジ色の文字で表示されます。

あるソフトウェア開発会社が、新たに Web アプリケーション開発プロジェクトを受注しました。プロジェクト要件の一環として、正式リリース前に動作するプロトタイプのデモを行うよう、クライアントから依頼されています。これに対応するため、クライアントとの打ち合わせやオンサイトでのデモに伴い開発チームが負担した出張費は、すべて会社が負担します。チームメンバーは、これらの費用を精算するために、関連する領収書を提出する必要があります。提出後は、システムがすべての経費申請を記録・追跡し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて正確な予算管理が行われるようにします。

プロジェクトのために購入したあらゆる品目は、そのプロジェクトの費用として扱われます。プロジェクト用に原材料を購入しなければならない場合もあるでしょう。そのような購入も、プロジェクトの費用として記録できます。また、特定の作業項目に専門家の対応が必要な場合は、外部委託することができ、その費用もプロジェクトの費用として追加できます。費用が追加されると、管理者は内容を確認し、検証のうえで承認または却下できます。承認された費用のみが、プロジェクトの正式な費用として扱われます。

新しいプロジェクトを実施するために新たな作業スペースを賃借した場合、その賃料もプロジェクト予算に含める必要があります。この賃料は毎月発生する定期的な費用です。そのため、この定期費用を毎月自動的にプロジェクト予算に反映させたいと考えるでしょう。Zoho Sprints では、「定期費用」機能を利用することで、対象プロジェクト内に定期費用を作成し、その詳細情報を登録しておけば、毎月手動入力することなく費用が自動計算されます。あらかじめ発生が分かっている費用であるため、この定期費用を自動承認の費用として設定することもできます。