プロジェクト管理では、コスト管理と予算編成が重要です。プロジェクトのコストを管理するには、発生した経費を把握する必要があります。経費とは、物品やサービスに実際に支払った金額を指します。経費を継続的に把握することで、不要な支出を減らし、プロジェクトを成功に導くことができます。

 

Zoho Sprintsの［経費］タブでは、プロジェクトの進行に伴って日々発生するコストを簡単に把握できます。プロジェクトに経費を追加する際は、その経費のカテゴリーを指定できます。定期的に発生する経費は、定期経費として登録できます。システムは、設定された頻度に従って定期経費を自動で作成し、金額を計算します。これらの経費は、予算ダッシュボードでも確認できます。プロジェクトで支払った合計金額は、［経費］タブの経費のリスト表示で確認できます。承認済みの支出は緑色、承認待ちの申請はオレンジ色で表示されます。

あるソフトウェア開発企業が、Webアプリケーションを開発する新しいプロジェクトを受注しました。顧客からは、プロジェクトの要件として、正式リリース前に動作する試作品のデモンストレーションを行うよう求められています。そのため、開発チームが顧客との打ち合わせや現地でのデモンストレーションのために出張する際の経費は、組織が負担します。チームのメンバーは、経費を精算するために、該当する領収書を提出する必要があります。提出後は、システムがすべての経費申請を記録して追跡し、プロジェクトの開始から終了まで正確な予算管理を支援します。

プロジェクトのために購入した物品は、プロジェクトの経費として扱われます。たとえば、プロジェクトで原材料の購入が必要になった場合は、その費用をプロジェクトの経費として記録できます。また、特定の作業項目に専門家の対応が必要な場合は、外注し、その費用をプロジェクトの経費として追加できます。追加後、管理者は経費の内容を照合し、適切な検証を行ったうえで承認または却下できます。承認された経費のみが、プロジェクトの経費として計上されます。

新しいプロジェクトのために新たな作業スペースを借りる場合、賃料もプロジェクトの予算に含める必要があります。この賃料は毎月発生する定期経費のため、プロジェクトの予算に毎月自動で追加できると便利です。Zoho Sprintsでは、定期経費機能を使用してこれを実現できます。対象のプロジェクトで定期経費を作成し、必要な詳細情報を入力すると、手動で入力しなくても毎月の経費が計算されます。あらかじめ発生が分かっている経費のため、自動で承認されるように設定することもできます。