プロジェクト管理では、費用のコントロールと予算管理が重要な要素です。プロジェクトで発生した経費を把握しておくことでのみ、コストを管理できます。経費とは、物品やサービスの購入に実際に支払った金額のことです。これらの経費を継続的に監視することで、不要なコストの膨張を抑え、プロジェクトを完了へと導くことができます。

 

Zoho Sprints の［経費］タブを使用すると、プロジェクトの進行に伴い発生する日々のコストを簡単に追跡できます。プロジェクトに経費を追加する際には、その経費が発生したカテゴリも追加できます。一部の経費は繰り返し発生する場合があり、そのような経費については「繰り返し経費」を作成できます。システムは、設定された頻度に基づいてこれらの繰り返し経費を自動的に作成し、金額を計算します。これらの経費は予算ダッシュボードでも確認できます。プロジェクトで支出された合計金額は、［経費］タブの経費一覧に表示されます。承認済みの支出は緑色のフォントで、保留中の申請はオレンジ色のフォントで表示されます。

あるソフトウェア開発会社が、Web アプリケーションを開発する新規プロジェクトを受注しました。プロジェクト要件の一環として、正式リリースの前に動作するプロトタイプをデモするよう、クライアントから依頼されています。これを実現するため、クライアントとの打ち合わせやオンサイトでのデモに伴い開発チームが負担した出張経費は、すべて会社が負担します。チームメンバーは、これらの経費を精算するために、関連する領収書を提出する必要があります。提出後、システムはすべての経費申請を記録・追跡し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて正確な予算管理を行います。

プロジェクトのために購入されたあらゆる品目は、そのプロジェクトの経費として扱われます。プロジェクトのために原材料を購入する必要がある場合もありますが、それらもプロジェクトの経費として記録できます。また、特定の作業項目に専門家の協力が必要な場合は、その作業を外部委託し、その費用をプロジェクトの経費として追加できます。経費が追加されると、管理者は内容を確認し、検証のうえで承認または却下できます。承認された経費のみが、プロジェクトの経費として計上されます。

新しいプロジェクトを実施するために新たな作業スペースを賃借した場合、その賃料もプロジェクト予算に含める必要があります。この賃料経費は毎月発生する繰り返し経費であり、毎月発生することが想定されます。そのため、この繰り返し経費を毎月自動的にプロジェクト予算へ計上したいと考えるでしょう。Zoho Sprints では、繰り返し経費機能を使用して、対象プロジェクト内に繰り返し経費を作成し、その詳細を設定することで、毎月の経費を手動入力なしで自動計算できます。あらかじめ発生がわかっている経費であるため、この繰り返し経費を自動承認の経費として設定することもできます。