Zoho Cliq拡張機能
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スピードが求められる慌ただしい環境では、十分に会話する時間を確保するのは容易ではありません。どのような職場でも、コミュニケーションはキーとなる要素です。チームのメンバーは、プロジェクトの更新通知を即座に取得し、同僚とチャットできる最も迅速な方法を求めています。Zoho CliqにZoho Sprints拡張機能を追加すると、チームのメンバーとつながり、Sprintボットや選択したチャンネルでプロジェクトの通知を受け取れます。
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通知は、Webhookを作成した場合にのみ送信されます。WebhookはPremierプランのユーザーが利用できます。料金プランの詳細
- 管理者、マネージャー、メンバーが拡張機能を利用できます（プロジェクトをZoho Cliqのチャンネルに関連付けられるのは、管理者とマネージャーのみです）。
ヘレン・コリンズさんは、50人のメンバーからなるチームを管理するZoho Sprintsの管理者です。EUで働いており、顧客はすべて中国にいます。チームのコミュニケーション手段はチャットのみです。顧客とのやり取りにはZoho Cliqを使用し、スプリントの会議はすべてビデオ会議で行うようにスケジュールしています。
課題：顧客の要件についてチャットで話し合った後、担当チームがZoho Sprintsで作業項目を作成しています。
ヘレンはこの課題をどのように解決できるでしょうか？会話のたびにタスクを作成するのは、チームのメンバーにとって手間のかかる作業です。会話を直接作業項目に変換できる連携機能があれば、チームのメンバーの負担を軽減できます。
解決策：
Zoho CliqからのZoho Sprintsアプリのインストール
Zoho CliqのマーケットプレイスからZoho Sprintsアプリをインストールできます。
- Zoho Sprintsをhttps://marketplace.zoho.com/cliq で検索します。
- Zoho Sprints for Zoho Cliqアプリを選択します。
- ［インストール］をクリックします。
- ［インストールの詳細］を確認し、［インストール］をクリックします。
- ［アクセスを許可］を選択します。
- ［Cliqに移動］をクリックします。
メンバーの場合は、次の手順でZoho Sprintsに登録します。
- 検索バーにSprintsと入力し、［Sprintsボット］を選択します。
- ［登録］をクリックします。
- ［許可に進む］をクリックします。
これで、Zoho CliqにSprintsボットが追加されました。設定手順を案内するウェルカムカードが表示されます。
SprintsボットのZoho Sprintsワークスペースの設定
インストール後、Zoho CliqのSprintsボットにZoho Sprintsのワークスペース（ポータル）を設定する必要があります。
- ウェルカムカードの［チームの設定］をクリックするか、下部の［設定］をクリックして［チームの設定］を選択します。
- ［アクセスを許可］をクリックして、Zoho OAuthアカウントへのアクセス権限を要求します。
- ポップアップで［承諾］をクリックします。
- ドロップダウンからワークスペースを選択します。（Zoho Sprintsで新しいワークスペースを作成するには、［作成］をクリックします。）
- ［設定］をクリックします。
通知の有効化
ボットにワークスペースを設定したら、すべてのプロジェクトの活動に関する通知を有効にする必要があります。
- ［続行］をクリックします。
- ［アクセスを許可］を選択します。これにより、SprintsのワークスペースからOAuthトークンへのアクセスが許可されます。
- ［許可に進む］をクリックします。
ウェブフックが作成され、いずれかのプロジェクトに活動が追加されることを実行条件として、Sprintsボットに通知が送信されます。
プロジェクトとチャンネルの関連付け
Sprintsボットを使用して、プロジェクトを特定のチャンネルに関連付けることができます。
- ［プロジェクトの関連付け］をクリックするか、下部の［設定］をクリックして［他のプロジェクトを関連付ける］を選択します。
- プロジェクトを選択します。
- ［すべて］、［バックログ］、または特定のスプリントを選択します。
- すべて - 選択したプロジェクトのバックログとすべてのスプリントがチャンネルに関連付けられます。
- バックログ - 選択したプロジェクトのバックログのみがチャンネルに関連付けられます。
- 特定のスプリント - プロジェクト内で選択したスプリントのみがチャンネルに関連付けられます。
- ［プロジェクトの関連付け］をクリックします。
関連付けが完了すると、プロジェクト内の関連付けた項目に関するすべての通知がチャンネルに届きます。
メモ：特定のプロジェクトをすでにチャンネルに関連付けている場合、同じチャンネルに再度関連付けることはできません。例：ヘレンが「マーケティング」プロジェクトと「ソーシャルメディア」スプリントを選択し、「広告」チャンネルに関連付けたとします。このチャンネルには、スプリントの更新に関する通知が届きます。同じプロジェクトとスプリントを「広告」チャンネルに再度関連付けることはできません。すでに関連付けられているためです。プロジェクト内のすべての更新に関する通知を受け取りたい場合は、［すべて］を選択できます。
- プロジェクトをチャンネルに関連付けると、Sprintsボットが自動的にチャンネルに追加されます。プロジェクトに関するすべての通知が送信されます。
- Sprintsボットを手動でチャンネルに追加し、プロジェクトを関連付けることもできます。
- Sprintsボットをチャンネルから削除すると、それ以降はチャンネルに通知が投稿されなくなります。
作業項目の取得
ボットに関連付けられたすべてのプロジェクトから、条件に一致する作業項目の一覧を取得できます。
- 下部の［項目の取得］をクリックします。
- 項目の取得フォームで条件を選択します。
- ［項目の取得］をクリックします。
/itemsコマンドを使用して作業項目を取得することもできます。/itemsと入力し、［/items - Sprints拡張機能経由］をクリックして、項目の取得フォームで条件を選択します。
作業項目の更新
- 対象の作業項目の横にある［詳細］をクリックします。
- ［編集］をクリックし、作業項目を変更します。
- ［更新］を選択します。
工数の追加
- ［工数の追加］をクリックします。
- ［担当者］、［時間］、［日付］、［メモ］、［請求状況］を入力します。
- ［工数の追加］ボタンをクリックします。
項目の追加
ボットから直接、新しい作業項目を追加することもできます。
- 下部の［項目の追加］をクリックします。
- フォームに作業項目の詳細を入力します。
- ［項目の追加］をクリックします。
Zoho Sprintsの項目レイアウトに必須のカスタム項目が設定されている場合、Cliqから作業項目を追加することはできません。この場合、項目を追加できるのはZoho Sprintsからのみです。
ミーティングの追加
ボットから直接、チームメンバーとのスクラムミーティングを予定できます。
- 下部の［ミーティングの追加］をクリックします。
- ミーティングの詳細を入力します。
- ［ミーティングの追加］をクリックします。
チャットメッセージから作業項目への変換
クリック操作で会話を作業項目に変換できます。
- チャットメッセージの横にある［その他の操作］をクリックします。
- ［その他］を選択します。
- ［項目の追加 - Sprints拡張機能経由］をクリックします。
- 項目の追加フォームでその他の詳細を選択します。
- ［項目の追加］をクリックします。
ボットの通知
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項目
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追加
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更新
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削除 |
リマインダー |
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作業項目
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作業項目のコメント
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スプリント
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スプリントのコメント
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ミーティング
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工数の記録
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プロジェクト
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チャンネル通知
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操作
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タブ
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対象
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追加
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［バックログ］ |
不具合 |
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追加
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［進行中のスプリント］ |
ストーリー、タスク、不具合 |
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更新
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［バックログ］と［スプリント］ |
作業項目の日付と見積もりポイント |
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更新
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［スプリント］ |
開始日と終了日 |
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リマインダー
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［ミーティング］ |
リマインダー通知 |