ミーティングの作成と管理

ミーティングの作成と管理

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会議の作成と管理

Zoho Sprintsでは、会議を作成できます。会議の予定、リマインダー、定期的な会議を設定し、予定済み、進行中、完了済みの会議を追跡できます。

予定する会議は、要件に応じてオフライン会議またはオンライン会議に設定できます。オンライン会議では、プロバイダーを選択できます。Zoho Sprintsで会議を開催できるようになりました。要件に応じて、Zoho Sprintsまたはその他のプロバイダーを選択できます。外部プロバイダーを使用するには、クラウド会議サービスをZoho Sprintsと連携する必要があります。

Info
利用条件。
  1. ［会議］タブは、すべての有料プランで利用できます
  2. オンライン会議は、プレミアプランとエンタープライズプランで開催できます

会議の表示形式

［表示形式］のドロップダウンから希望する形式を選択すると、会議をすばやく簡単に確認できます。
  1. ［グリッド表示］：会議がカード形式で表示されます
  2. ［一覧表示］：会議が表形式で表示されます
  3. ［カレンダー表示］：会議が日付ごとにカレンダーに追加されます

グリッド表示と一覧表示には会議の詳細が含まれており、カードまたは表から会議の詳細情報を確認できます。表示項目は次のとおりです。
  1. 会議名
  2. スプリント名
  3. 会議の種類
  4. 時刻
  5. 場所
  6. 参加者
  7. 日付
Notes
メモ：
  1. ［会議］タブは、［タブのカスタマイズ］設定でワークスペースに対して有効になっている場合にのみ利用できます。
  2. ［検索］アイコンをクリックし、会議名を入力して会議を検索します。

会議の作成

  1. Zoho Sprintsで対象のプロジェクトに移動します。
  2. ［会議］タブに移動します。
  3. ［作成］ボタンをクリックします。
    1. 会議名を入力します。
    2. ［予定日］項目に会議の日付を入力します。
    3. 会議の時間を選択します。
    4. 主催者を追加します。（主催者は参加者にも自動的に追加されます）
    5. 会議のプロバイダーを選択します。
    6. 参加者を選択します。
    7. 繰り返しの種類と回数を選択します。
    8. 会議の種類を選択します。
    9. リマインダーを設定します。
    10. 会議の議題を入力します。
  4. ［予定］ボタンをクリックします。会議が一覧ページの［予定済み］に追加されます。

会議の編集

  1. ［会議］タブに移動します。
  2. 対象の会議を選択します。会議の詳細が表示されます。
  3. 詳細を変更します。
  4. ［更新］ボタンをクリックします。変更内容が保存されます。

Notes
進行中または完了済みの会議の詳細は編集できません。

会議の削除

  1. ［会議］タブに移動します。
  2. 対象の会議を選択します。会議の詳細が表示されます。
  3. 右側のメニューバーにある［削除］アイコンをクリックします。確認画面が表示されます。
  4. ［削除］ボタンをクリックします。会議が削除されます。


オンライン会議の開始

会議用に選択したプロバイダーに応じて、一覧表示、グリッド表示、または会議の詳細表示からオンライン会議を開始できます。
  1. 一覧表示では、対象の会議にある［開始］ボタンをクリックして会議を開始します。
  2. グリッド表示では、対象の会議カードにある［開始］ボタンをクリックします。
  3. 会議の詳細表示では、右上にある［開始］ボタンをクリックします。
会議が終了すると、自動的に［完了済み］の表示に移動します。

会議の文字起こし

会議中のチャット内容の文字起こしをダウンロードできます。［完了済み］の会議の一覧表示にある［文字起こしをダウンロード］アイコンをクリックしてダウンロードできます。


会議の録画

会議の録画が開始され、終了している場合は、録画をダウンロードできます。［完了済み］の会議の一覧表示にある［録画をダウンロード］アイコンをクリックしてダウンロードできます。


オフライン会議

会議はいつでもオフラインで開催できます。予定時刻を過ぎると、会議は自動的に［完了済み］の表示に移動します。コメントに会議の議事録を追加します。

メール通知

予定済みの会議：会議を予定すると、会議の参加者にメールが送信されます。このメールには会議の詳細情報が記載されているため、参加者は会議の内容を確認できます。

予定が変更された会議：会議の予定が変更されると、すべての参加者にメールが送信されます。

削除された会議：会議が削除されると、すべての参加者にメールが送信されます。

リマインダー：会議の予定時に設定したリマインダーと繰り返し頻度に基づいて、参加者にリマインダーメールが送信されます。

Zoho Sprintsで定期的な会議のリマインダーメールが送信される仕組み

「デイリースタンドアップ」を予定すると、参加者に毎日リマインダーが送信されます。繰り返し頻度は「毎日」に設定され、繰り返し回数にはスプリントが完了、キャンセル、または削除される日付が設定されます。スプリントが終了すると、リマインダーメールは自動的に停止します。

フィード通知

会議の予定時に設定したリマインダーと繰り返し頻度に基づいて、フィード通知が送信されます。会議の開始時刻にもリマインダーが送信されます。主催者は、リマインダー内の［開始］ボタンをクリックして会議を開始できます。参加者は、リマインダー内の［参加］ボタンをクリックして会議に参加できます。