ベンダーユーザーの管理

ベンダーユーザーの管理

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仕入先とは、顧客へのサービス提供を支援する専門的なサービスを提供する外部の協力者です。簡単に言えば、仕入先にとって、あなたは顧客にあたります。顧客の要件を満たすために、仕入先に特定のサービスを依頼します。クライアントと同様に、仕入先は組織の一員ではありませんが、業務を円滑に進めるために一定のやり取りが必要です。

Info
利用可能なプラン：プレミアプラン、エンタープライズプラン
Notes
メモ：管理者ユーザー、およびクライアントと仕入先のプロフィールを管理する権限を持つユーザーは、仕入先企業を作成して外部ユーザーを追加できます。
例
Idea
民間の観光会社向けに、スケジュール管理およびチケット発行ソフトウェアを開発する企業を例に見てみましょう。この企業はソフトウェアの開発と保守を行っています。しかし、クライアントから他言語への対応を要求されています。そのため、翻訳とレビューを担当する専任チームが必要になります。社内翻訳チームの人員を新たに採用することは、必ずしも得策ではありません。仕入先に業務を委託すれば、コストを抑え、手間も軽減できます。ただし、この外部サービス業者は、翻訳対象となる完成済みのモジュールを受け取り、翻訳済みファイルを返送するために、開発チームと連携する必要があります。Zoho Sprintsでは、仕入先に情報への制限付きアクセス権を付与し、チームとの連携を可能にします。

仕入先企業の追加

仕入先ユーザーを追加するには、ユーザーが所属する仕入先企業を作成する必要があります。その企業用のユーザーグループを作成することで、簡単かつ円滑にコミュニケーションを取ることができます。

仕入先企業を追加するには。
  1. 右上にある歯車アイコンをクリックして、［設定］ページに移動します。
  2. ［ユーザー管理］の［仕入先ユーザー］セクションに移動します。
  3. ［仕入先企業］ボタンのドロップダウンをクリックします。
  4. ［仕入先企業］を選択します。［仕入先企業の追加］画面が表示されます。
  5. 企業名を入力します。
  6. 企業に関連付けるプロジェクトを選択します。
  7. 連絡先情報と郵送先住所を追加します。
  8. 企業用のユーザーグループを作成するには、［ユーザーグループを作成する］チェックボックスを選択します。

  9. ［作成する］をクリックします。企業が作成され、一覧ページに追加されます。

たとえば、自社が民間の観光会社向けにスケジュール管理および発券ソフトウェアを開発しているとします。これらの観光会社は自社の顧客であり、ソフトウェアの開発や保守の進捗状況を把握する必要があります。Zoho Sprintsでは、顧客に情報への限定的なアクセス権を付与し、作業の進捗状況を確認してもらうことができます。これにより、顧客に定期的に進捗レポートを共有する手間が省けるほか、顧客からすぐにフィードバックを受けられるため、手戻りや納品遅延のリスクを軽減できます。

仕入先のデフォルト権限

これらの仕入先には、チーム内で最小限のアクセス権が付与されます。さらにユーザーを追加する場合は、ユーザーごとにライセンスを購入する必要があります。

仕入先のカスタム権限
  1. チーム内でのアクセスを許可または制限することで、仕入先の権限をカスタマイズできます。仕入先の権限をカスタマイズするには、ユーザーライセンスを購入する必要があります。

仕入先企業の追加

仕入先ユーザーをプロジェクトに追加するには、仕入先企業をワークスペースに追加する必要があります。仕入先企業を追加した後、新しいユーザーを作成し、そのユーザーが所属する企業を関連付けます。また、その企業用のユーザーグループを作成すると、簡単かつ円滑にコミュニケーションを取ることができます。

仕入先企業を追加するには。
  1. 右上にある［歯車］アイコンをクリックして、設定ページに移動します。
  2. ［仕入先ユーザー］セクション（［ユーザー管理］内）に移動します。
  3. ［仕入先企業］を選択します。［仕入先企業の追加］画面が表示されます。
  4. ［企業名］を入力します。
  5. 必要に応じて、企業のその他の詳細を追加します。
    1. 仕入先企業に関連付けるプロジェクトを選択します。メモ：プロジェクトは後から関連付けることもできます。
    2. 連絡先情報と郵送先住所を追加します。
    3. 企業用のユーザーグループを作成するには、［ユーザーグループを作成］のチェックボックスを選択します。
  6. ［作成］をクリックします。企業が作成され、一覧ページに追加されます。
  1. 企業を作成すると、仕入先ポータルのリンクも発行されます。このリンクは、登録用に仕入先にメールで共有されます。
  2. 一覧ページで、対象の仕入先企業と同じ行にある［プロジェクトを関連付ける］アイコンをクリックすることもできます。
  3. 仕入先企業からユーザーグループを作成した場合、今後追加される仕入先ユーザーは、そのユーザーグループに自動的に追加されます。

仕入先ユーザーの追加

仕入先企業を作成したら、仕入先ユーザーを追加できます。

仕入先ユーザーを追加するには。
  1. 右上にある［歯車］アイコンをクリックして、設定ページに移動します。
  2. ［仕入先ユーザー］セクション（［ユーザー管理］内）に移動します。
  3. ［仕入先企業］ボタンのドロップダウンをクリックします。
  4. ［仕入先ユーザー］を選択します。［仕入先ユーザーの追加］画面が表示されます。
  5. ユーザーの［メールアドレス］を入力します。
    1. メモ：複数のユーザーを追加する場合は、カンマで区切って入力できます。
  6. 対象の仕入先企業を選択します。
  7. ユーザーの役割と権限を割り当てます。
    メモ：デフォルトの役割と権限を選択するか、仕入先ユーザー用のカスタムの役割と権限を作成できます。
  8. ［ユーザーを追加］ボタンをクリックします。ユーザーが仕入先として追加されます。


仕入先ユーザーを追加したら、関連するプロジェクトにそのユーザーを関連付けることができます。

Notes
メモ：［ユーザー管理］セクションから仕入先ユーザーをプロジェクトに関連付けることはできますが、対象のユーザーをプロジェクトに追加しない限り、そのユーザーはプロジェクトにアクセスできません。

プロジェクトへの仕入先ユーザーの追加（必須）

既存企業のユーザーとプロジェクトの関連付け

  1. ワークスペース内の対象のプロジェクトに移動します。
  2. プロジェクト名にカーソルを合わせ、［詳細を表示］ボタンをクリックします。
  3. 右側のパネルにある［+］アイコン（追加アイコン）をクリックします。
  4. ［+仕入先企業］を選択します。
  5. 既存の仕入先企業を選択します。
    その企業に関連付けられているユーザーが一覧表示されます。
  6. 対象のユーザーを選択します。
  7. ［関連付ける］をクリックします。

  1. 企業を作成すると、仕入先ポータルのリンクが発行されます。このリンクは、登録用に仕入先にメールで共有されます。
  2. 一覧ページで、対象の仕入先企業と同じ行にある［プロジェクトを関連付ける］アイコンをクリックすることもできます。
新しいユーザーとプロジェクトの関連付け
  1. ワークスペース内の対象のプロジェクトに移動します。
  2. プロジェクト名にカーソルを合わせ、［詳細を表示］ボタンをクリックします。
  3. ［仕入先ユーザー］タブに移動し、グリッド表示に切り替えます。
  4. ［ユーザーを関連付ける］ボタンをクリックします。
  5. ［新しい仕入先ユーザー］タブで、ユーザー情報を入力します。
  6. ［作成］をクリックします。

仕入先企業またはユーザーの編集

仕入先企業またはユーザーの詳細を編集できます。

仕入先企業またはユーザーの詳細を編集するには。
  1. 右上の歯車アイコンをクリックして、設定ページに移動します。
  2. ［仕入先ユーザー］セクション（［ユーザー管理］内）に移動します。
  3. 仕入先企業にカーソルを合わせ、［編集］リンクをクリックして詳細を更新します。
  4. 一覧ページで仕入先ユーザーのカードをクリックし、ユーザーの詳細を表示して更新します。

仕入先企業またはユーザーの削除

仕入先ユーザーを削除するには、次の手順を実行します。
  1. 右上の歯車アイコンをクリックして、設定ページに移動します。
  2. ［ユーザー管理］の［仕入先ユーザー］セクションに移動します。
  3. 仕入先企業にカーソルを合わせ、［削除］リンクをクリックして企業を削除します。
  4. 一覧ページで仕入先ユーザーのカードにある削除アイコンをクリックします。ユーザーが削除されます。

リスト表示とグリッド表示

ワークスペースのユーザーをリスト形式またはグリッド形式で表示できます。

リスト表示：ユーザーと企業の詳細がシンプルな表形式で表示され、必要なデータにすばやく簡単にアクセスできます。表には、ユーザー、各仕入先企業、関連付けられているプロジェクト、項目の完了率などの詳細が表示されます。表示する列を選択したり、列の順序を並べ替えたりできます。
グリッド表示：仕入先企業とユーザーがカード形式で表示されます。この表示では、企業名、ポータルのリンク、ユーザーの重要な詳細に加え、編集および削除の操作を利用できます。

詳細フィルター

詳細フィルターでは、あらかじめ用意された条件や独自に作成した条件を使用して、特定の情報を検索できます。フィルターは保存して再利用できます。詳細はこちらをご確認ください。

Cliqチャット

仕入先企業の担当者とCliqで会話を開始できます。内蔵のコミュニケーション機能を使用して、チームで共同作業を行えます。会話を開始するには、省略記号アイコンをクリックし、［Cliqグループチャットを開始］を選択します。

仕入先ポータルへのログイン

仕入先ユーザーを追加すると、ポータルのリンクと登録依頼が記載されたメールがユーザーに送信されます。ユーザーはアクセス用のパスワードを入力し、［更新］をクリックする必要があります。

ポータルのパスワードのリセット

仕入先がパスワードを忘れた場合は、次の手順を共有してパスワードをリセットしてもらうことができます。仕入先は次の操作を行う必要があります。
  1. ［パスワードを忘れた場合］の下にあるリンクをクリックします。
  2. メールアドレスを入力します。
  3. CAPTCHAコードを入力し、［次へ］をクリックします。
  4. ［覚えていませんか？］をクリックします。
  5. メールで受信したワンタイムパスワードを入力して、パスワードをリセットします。
ポータルからログアウトするには、仕入先は次の操作を行う必要があります。
  1. 右上のプロフィールアイコンをクリックします。
  2. ［サインアウト］をクリックします。