予算管理では、プロジェクトに割り当てられた金額に基づきプロジェクト予算を設定できます。たとえば、貴社のソフトウェア開発会社が特定の商品ユーザーインターフェースを再設計する社内プロジェクトを開始したとします。このプロジェクトに割り当てられた合計予算は25,000ドルです。

 

この場合、予算の種類をプロジェクトの合計金額として設定することで、予算を適切に管理できます。金額が固定されている社内プロジェクトのため、適切なチーム人数や投入時間を決定し、プロジェクト完了までその金額内に収めることが可能です。予算予測やその他の指標を活用し、金額超過を防ぐこともできます。

プロジェクトに割り当てられた時間に基づいて予算を評価できます。たとえば、新規タブ開発のための新しいプロジェクトがあり、見積もりで200時間以内に完了するとします。このプロジェクトで記録された工数が100時間に達した時点で、予算進捗は50%となります。その100時間で完了した商品と、残り時間で保留中の商品が、見積もり200時間内に収まるかどうかの判断材料となります。

 

例えば、合計200商品のうち、100時間で50商品のみが完了している場合、残り100時間で150商品を完了させる必要があります。これは200時間の予算超過の可能性を示唆します。一方で、残り150商品がより簡単であれば、残り100時間内で予定通り完了できる場合もあります。

予算管理は、リリース単位で決定・追跡することも可能です。たとえば、継続的にウェブ開発プロジェクトを進めており、各バージョンごとにリリースされる場合、プロジェクト資金は各リリースごとに割り当てられます。このようなプロジェクトの予算を決定するには、予算の種類としてリリース金額を選択できます。

 

これにより、リリースごとの予算進捗を追跡し、リリースに割り当てられた金額のインサイトを得て、そのリリースの計画予算を立てることができます。

一部のプロジェクトは、リリース時間に基づいて予算設定されます。例えば、各リリースをバージョンとみなすモバイルアプリプロジェクトを例に挙げます。各リリースごとに、プロジェクトマネージャーが特定の期間を設定します。プロジェクト種類がリリース時間に設定されている場合、この種のプロジェクトの予算を算出可能です。

プロジェクトマネージャーは、各リリースごとに4名の開発者をチームに割り当て、作業時間を500時間に設定します。このリリースは500時間以内に完了予定です。プロジェクトダッシュボードで、作業時間の進捗とプロジェクトの進行状況が合致しているか、また予定納品日までに完了できるかを確認できます。