免責事項の作成と管理
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Zoho Sprintsでは、ディスクレーマーはワークスペースのユーザーに対して、組織が初めに伝えたい内容を周知する役割を果たします。ディスクレーマーのポップアップは、新しいユーザーが初めてログインする時、または最新のディスクレーマーをまだ確認していない既存ユーザーが、ディスクレーマーの内容が更新された後にログインした場合に表示されます。これにより、情報が確実に伝達され、対象となるユーザーが内容を受け取ったことを保証できます。この仕組みにより、管理者やワークスペースの担当者は、情報のやりとりが完了し、ユーザーが既に内容を受領したことを確認できます。
メリット
ディスクレーマーは、ユーザーが同意する法的または契約上の義務として利用できるだけでなく、さまざまな場面で活用できます。以下の用途があります：
- プロジェクト管理システムのルールを周知する
- 作業アイテムを扱う際に従うべきガイドラインやベストプラクティスを詳しく説明する
- 組織の目標やポリシーに関する必読記事へのリンクを提供する
- 規定やSLA（サービスレベル合意）に関する変更を共有する
- データセキュリティ問題に関連する法的影響について説明する
ディスクレーマーにおける同意の要素は、ユーザーに対して組織の規範を守る一定の責任を求めるものです。
メモ: ワークスペースの担当者のみがディスクレーマーを作成および管理できます。
ディスクレーマーの作成
ディスクレーマーを作成するには：
- 画面右上のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
- ワークスペース設定の中からDisclaimerを選択します。ディスクレーマーのウィンドウが表示されます。
- テキストエリアにディスクレーマーの内容を入力します。このテキストエディターには、リンク挿入や書式設定ツールが備わっています。
- ディスクレーマーを表示するユーザーの種類を選択します。
- 新しいユーザー: このオプションを選択すると、初めてワークスペースにログインするユーザーにディスクレーマーが表示されます。
- 既存ユーザー: このオプションを選択すると、ディスクレーマーが更新された後に初めてログインする既存ユーザーに、更新後のディスクレーマーが表示されます。これらのユーザーは前回のディスクレーマーには既に同意していますが、更新された内容についても同意が必要です。
- 保存ボタンをクリックしてディスクレーマーを保存します。保存後、ワークスペースにログインするすべてのユーザーにディスクレーマーが表示されます。ユーザーは同意しなければ、各自の商品やタブに進めません。
ディスクレーマー履歴の表示
ディスクレーマー履歴では、ディスクレーマーの修正内容を追跡できます。作成時からすべての更新がここに記録されます。「詳細を表示」リンクから変更内容を確認できます。
ディスクレーマー履歴を表示するには：
- 右上のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
- Workspace 設定内のDisclaimerを選択します。ディスクレイマーウィンドウが表示されます。
- 上部の履歴ボタンをクリックします。Disclaimer 履歴ウィンドウが表示され、変更内容の日付付きデータが確認できます。
- 詳細を表示するリンクをクリックして、変更内容を表示します。
ディスクレイマーの更新
ディスクレイマーを更新するには:
- 右上のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
- Workspace 設定内のDisclaimerを選択します。ディスクレイマーウィンドウが表示されます。
- ディスクレイマー内容を修正します。
- 更新するボタンをクリックします。確認のポップアップが表示されます。
- 更新したディスクレイマーを、すでに前のディスクレイマーを承認済みの既存ユーザーにも表示するかどうかを選択します。（既存ユーザーにも更新後のディスクレイマーを表示することをおすすめします。）
- 更新するボタンをクリックします。ディスクレイマーが更新されます。
ユーザーの表示
ユーザー承認状況の表示ボタンをクリックすると、ディスクレイマーを承認したユーザーと未承認のユーザーを表示できます。
ディスクレイマーの削除
ディスクレイマーを削除するには:
- Disclaimerウィンドウに移動します。
- 下部の削除ボタンをクリックします。確認のポップアップが表示されます。
- 削除をクリックします。ディスクレイマーが削除され、ユーザーに表示されなくなります。