音声ファイルのカスタマイズ

音声ファイルのカスタマイズ

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Zoho Voiceでは、組織のトーンやブランドを反映したカスタム音声ファイルをアップロードして、発信者の体験をカスタマイズできます。対象は以下のとおりです。

  • カスタム保留音：発信者が保留中のときに、用途に合わせた音楽やメッセージを再生できます。

  • ボイスメール応答メッセージ：担当者用にパーソナライズしたボイスメールメッセージを設定できます。

これらの音声ファイルにより、ブランドイメージを強化しながら、より魅力的でプロフェッショナルな発信者体験を提供できます。

カスタム保留音 

組織単位でカスタム音声ファイルをアップロードし、発信者が保留になったときの保留音として再生できます。発信者が待っている間、一貫したブランドトーンを保ったり、有用な情報を伝えたりできます。

カスタム保留音の音声ファイルをアップロードするには

  1. 左サイドバーのメニューで［設定］に移動し、［音声ファイル］タブを選択します。

  2. ［音声ファイル］ページで、［カスタム保留音］タブをクリックします。

  3. 右上にある［音声をアップロード］ボタンをクリックします。

  1. ［カスタム保留音］の画面で、次の操作を行います。

    • 音声ファイルの名前を入力します。

    • ［ファイルを選択］をクリックし、音声ファイルを選択して、［アップロード］をクリックします。

Notes

 メモ： 

    • 音声の長さは60秒未満にしてください。

    • 対応形式は.mp3と.wavです。

    • カスタム保留音ファイルのアップロードと設定を行えるのは、スーパー管理者と管理者のみです。

アップロードした カスタム保留音のデフォルト設定

［カスタム保留音］で最初にアップロードした音声ファイルは、自動的にデフォルトの音声に設定されます。複数の音声ファイルをアップロードしている場合は、目的のファイルにカーソルを合わせて［デフォルトに設定］ボタンをクリックすると、任意のファイルをデフォルトに設定できます。

アップロードしたファイルは、［カスタム保留音］のページに表示されます。

  • ファイル名を編集するには、ファイル横の［編集］アイコンをクリックして必要な変更を行い、［保存］アイコンをクリックします。

  • 各アイコンを使用して、ファイルを［ダウンロード］、［再生］、または［削除］できます。

Notesメモ：アップロードしたカスタム保留音ファイルを一括削除する際、削除対象にデフォルトの音声が含まれている場合、Zoho Voiceでは自動的に内蔵の保留音に戻ります。

ボイスメール応答メッセージ 

担当者が応答できない場合に、ボイスメール応答メッセージとして再生するカスタム音声ファイルをアップロードできます。発信者に、よりパーソナライズされた体験を提供できます。

ボイスメール応答メッセージ用の音声ファイルをアップロードするには

  1. 左サイドバーのメニューで［設定］に移動し、［音声ファイル］タブを選択します。

  2. ［音声ファイル］ページで、［ボイスメール応答メッセージ］タブをクリックします。

  3. 右上にある［音声をアップロード］ボタンをクリックします。

  1. ［ボイスメール応答メッセージ］プロンプトで、次の操作を行います。

    • 音声ファイルの名前を入力します。

    • ［ファイルを選択］をクリックし、音声ファイルを選択して、［アップロード］をクリックします。

Notes

 メモ： 

    • 音声ファイルのサイズは100MB未満にする必要があります。

    • 対応形式は.mp3と.wavです。

アップロードしたボイスメール応答メッセージの割り当て     

アップロードした音声ファイルは、個別のボイスメール応答メッセージの設定に使用できます。
役割に基づく権限：  

  • 特権管理者と管理者は、自分自身と他のユーザーに応答メッセージを割り当てることができます。

  • スーパーバイザープラスとスーパーバイザーは、自分自身と関連付けられている担当者に応答メッセージを割り当てることができます。

  • 技術担当者は、自分自身にのみ応答メッセージを割り当てることができます。

一括で割り当てるには：  

  1. ［ボイスメール応答メッセージ］ホームページで、ファイルの［割り当て］アイコンをクリックします。

  1. ユーザーを入力して選択し、［保存］をクリックします。

自分にボイスメール応答メッセージを割り当てるには：  

  1. ［設定］→［自分のプロフィール］に移動します。

  2. ［ボイスメール応答メッセージ］セクションまでスクロールします。

  1. 次のいずれかを選択できます。

  • テキスト：設定済みの言語でメッセージを入力します。

  • 音声：

    • ［音声］タブをクリックします。

    • ドロップダウンからファイルを選択します（［設定］→［音声ファイル］→［ボイスメール応答メッセージ］で事前にアップロードしたもの）。

    • 必要なファイルがない場合は、［アップロード］アイコンをクリックし、ファイル名を入力して直接アップロードします。新しいファイルは、今後使用できるようにドロップダウンに追加されます。

 ボイスメール応答メッセージの編集または削除     

  • アップロード済みのすべてのファイルは、ボイスメール応答メッセージホームページ（［設定］→［音声ファイル］→［ボイスメール応答メッセージ］）に表示されます。
  • 名前を変更するには、対象のファイルにカーソルを合わせ、［編集］アイコンをクリックします。

  • 変更を加え、［保存］アイコンをクリックします。

Notes

メモ：権限の低いユーザーは、権限の高いユーザーがアップロードしたファイルを編集できません。たとえば、スーパーバイザーが音声ファイルをアップロードして技術担当者に割り当てた場合、その技術担当者はファイルの表示、再生、ダウンロードはできますが、名前の変更はできません。

  • 音声ファイルを再生またはダウンロードするには、［再生］アイコンと［ダウンロード］アイコンを使用します。

  • ボイスメール応答メッセージを削除するには、目的のファイルの横にある［削除］アイコンをクリックします。

Notesメモ：エージェントに関連付けられているボイスメール応答メッセージが削除された場合、代わりに、その番号の［通話設定］タブで設定されているデフォルトのボイスメール応答メッセージが再生されます。