Zoho RPAアカウントの理解

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主な用語

フロー

RPA アクション、クラウドアプリ連携、ロジック・遅延・メール送信などの処理アクションを使ってタスクを自動化するために作成できるワークフローです。フローはトリガーと 1 つ以上のアクションで構成されます。

たとえば、オンプレミスの会計ソフトで新しい請求書が作成されたときに、その請求書の詳細を Zoho Books に自動で更新または追加できます。

トリガー

RPA フローにおけるトリガーとは、フローの実行を開始するイベントのことです。トリガーは次のようなさまざまなイベントに基づいて設定できます。

スケジュール: フローを特定の時刻、または一定の間隔で繰り返し実行します。

Webhook: 他のサービスから通知を受信したときにフローを開始します。

デスクトップイベント: ユーザーのデスクトップ上で発生する特定のイベントに応じてアクションが実行されたときにフローを開始します。

たとえば、スケジュールトリガーを使用して、毎日午前 10 時にタスク一覧をメールで送信できます。

アクション

RPA フローが実行する 1 つひとつの処理ステップです。アクションには、Windows アプリケーションの起動、Web URL への移動、CRM システムでの新しい見込み客の作成、メール送信、その他のタスクの実行などが含まれます。

たとえば、Excel ファイルを開き、そのデータを読み取り、クラウドアプリ連携を通じて CRM システムに新しいレコードを追加する RPA フローには、「Excel を開く」「Excel から読み取る」「CRM で新しいリードを作成」の 3 つのアクションがあります。

エージェント

コンピューターにインストールする必要があるソフトウェアプログラムです。アクションの実行やワークフローの実行を行うために、RPA サーバーと接続します。

たとえば、コンピューター A に RPA エージェントをインストールし、そのエージェントで RPA フローを実行するように設定すると、フローが実行されるときはコンピューター A 上で処理が行われます。つまり、RPA エージェントはコンピューターと RPA サーバーの間の橋渡しをする役割を持ちます。RPA サーバーからコンピューターにコマンドを送信し、その上でワークフローを実行できるようにします。

接続

Zoho RPA の接続は Zoho Flow によって提供されます。接続とは、Zoho Flow と Zoho CRM、Shopify、Dropbox などの他サービスとのリンクです。接続を使用することで、RPA フロー内でそれらのサービスのデータやリソースにアクセスし、利用できます。

たとえば、Gmail への接続を使用してフローからメールを送信したり、Zoho CRM への接続を使用して Zoho CRM に新しいリードを作成したりできます。

画面のクイックツアー

RPA アカウントの画面構成を理解するために、各画面を確認しましょう。

マイフロー

Zoho RPA アカウントにログインすると最初に表示される画面です。ここで次の操作ができます。

組織内のフロー一覧を表示する
フローをオン／オフに切り替える
フローを削除する
既存のフローをコピーして作成する

フローをクリックすると、編集したり実行履歴を確認したりできます。各フローは「サマリー」「履歴」「ビルダー」の 3 つのタブで構成されています。

ビルダー

ビルダーでは、フローの作成と編集を行います。画面右上にあるビルダー用ツールを使って、フローの構築を進められます。

画面右上のスライドボタンでフローをオン／オフに切り替えます。フローがオンの場合、Zoho RPA はトリガー条件に合致する変更を検知してワークフローを実行します。フローがオフの場合、変更は検知されません。フローをオフにしても、過去の実行結果には影響しません。

フローを実行するエージェントを更新することもできます。ただし、新しいエージェントは、そのワークフロー内のすべてのタスクに対応している必要がある点に注意してください。

サマリー

フローをクリックすると、まずこの画面が表示されます。サマリーは、そのフロー専用のダッシュボードで、実行データをグラフ形式で確認できます。このフローで最近実行された履歴や、使用されている接続の一覧もここに表示されます。ここから接続のテスト、再接続、削除を行うことができます。

フロー名や説明を編集するには、対象の項目付近にカーソルを合わせて編集アイコンを表示させます。アイコンをクリックして必要な変更を行い、ボックスの外をクリックすると変更内容が保存されます。

履歴

タスク履歴には、そのフローのすべての実行が記録されます。各実行をクリックすると、各タスクの入力値と出力値など、詳細を確認できます。特に、実行が失敗した場合に、どこでエラーが発生したかを確認してトラブルシューティングする際に役立ちます。ステータスや日付で絞り込んで、実行履歴をフィルタリングすることもできます。

ダッシュボード

ダッシュボードでは、組織内のフローに関する主要な指標をリアルタイムで可視化できます。組織内のフロー数、稼働中／一時停止中のフロー数、まだ稼働していない（下書きの）フロー数を確認できます。組織内のフローがどの程度うまく機能しているかを一目で把握し、生産性に関する判断材料とすることができます。

たとえば、顧客が新しい契約に署名したときにトリガーされるフローがあるとします。このフローが上位 5 件のフローに含まれ、実行回数が数千回に達している場合、売上収益が好調であることを意味します。

設定

「設定」セクションでは、プロフィール、フロー履歴、接続、エージェント、メンバーなど、組織に関する各種情報を管理できます。ここで編集できる内容は、組織内での自分の役割によって異なります。