Een van de meest uitdagende taken in het CRM-systeem is het waarborgen van de geldigheid van gegevens in het systeem. Een slecht onderhouden set gegevens kan op meerdere manieren nadelig zijn. Het werkt vertragend op de activiteiten, de rapporten kloppen niet en het is erg vervelend om de gegevens van elke record handmatig te moeten controleren terwijl u wel wat belangrijkers te doen hebt.

Validatieregels helpen u dit probleem op te lossen door onjuiste gegevens te onderscheppen, zelfs voordat deze in het CRM-systeem terechtkomen.

Basisprincipes van validatieregels

• Met validatieregels in Zoho CRM kunt u de nauwkeurigheid en geldigheid van de gegevens definiëren die in CRM worden ingevoerd. Dat wil zeggen dat u de ongewenste waarden voor een veld in een validatieregel definieert. Als de veldwaarde die voor een record is ingevoerd, overeenkomt met de criteria die in de regel zijn gedefinieerd, wordt een waarschuwing weergegeven en kan de record niet worden opgeslagen.
  
• Bij het definiëren van de validatieregel kunt u opgeven of een waarschuwing moet worden weergegeven wanneer aan een specifieke voorwaarde wordt voldaan of wanneer dat niet het geval is.  Voorbeeld: u wilt 15% korting instellen voor deals. U kunt een validatieregel op twee manieren definiëren:
  
  • Geef waarschuwing weer wanneer niet aan de voorwaarde wordt voldaan: de gebruiker wordt gewaarschuwd wanneer er niet aan de voorwaarde wordt voldaan of wanneer het ingevoerde bedrag lager is dan 15%.
    
  • Geef waarschuwing weer wanneer aan de voorwaarde wordt voldaan: de gebruiker wordt gewaarschuwd wanneer het ingevoerde kortingsbedrag aan de opgegeven voorwaarde voldoet of hoger dan 15% is.
    
• Het foutbericht kan worden aangepast.  Voorbeeld: u wilt niet dat kortingen op deals hoger zijn dan 15%. Als u deze validatieregel in CRM zou instellen, is de essentie ervan als volgt:
  
  • 'Als de korting groter is dan 15%, geef waarschuwing weer'.
    
    
    
    Weer te geven fout: "Helaas. Een korting van meer dan 15% is niet toegestaan."
    
    
    
• U kunt de regel verder verfijnen door verschillende aangepaste foutberichten te definiëren op basis van specifieke criteria. Bijvoorbeeld: de korting voor India mag niet hoger zijn dan 15%, maar voor het Verenigd Koninkrijk mag de korting maximaal 20% bedragen. Hier vindt u vertakkingsvoorwaarden voor de kortingsvelden en geeft u de juiste foutberichten op. In de volgende secties vindt u meer informatie over het gebruik van meerdere voorwaarden.
  

Een validatieregel maken

1. Ga naar Instellingen  >  Aanpassen  >  Modules en velden.
   
2. Selecteer de module waarvoor u de validatieregels wilt maken.
   
3. Klik op de pagina [Module] op het tabblad  Validatieregels .
   
4. Klik op  + Validatieregel maken.
   
5. Ga bij  Pop-upvenster Validatieregel maken  als volgt te werk:
   
   • Kies de lay-out  waarbij het veld hoort dat u wilt valideren.
     
   • Kies het veld  en definieer de primaire voorwaarde om de regel te starten.
     
     Als u bijvoorbeeld het kortingsveld wilt valideren om kortingen van meer dan 15% te voorkomen, is de primaire voorwaarde  'Korting > 15%'.
     
     
     
6. Klik op Volgende.
   
7. Geef in de  validatieregel-editor de criteria voor validatie op.
   
   
   
8. Selecteer een  uitvoeringsregel  in de vervolgkeuzelijst.
   
9. In de Editor voor validatieregels
   
    Voert u het waarschuwingsbericht in  dat moet worden weergegeven voor records die aan de voorwaarde voldoen.
   
   Voorbeeld:  Helaas. Een korting van meer dan 15% is niet toegestaan. 
   
   
   
   Dit foutbericht wordt weergegeven voor  alle records  die aan de criteria voldoen. Dit betekent dat elke keer wanneer een deal met meer dan 15% korting wordt gemaakt, dit foutbericht wordt weergegeven.
   
   
   
10. Beweeg de muisaanwijzer over het pictogram  Meer  en klik op  Bewerken wanneer u meerdere voorwaarden moet maken.
    
    Soms is er bijvoorbeeld sprake van een beleid dat kortingen toewijst op basis van de regio. Voor India geldt bijvoorbeeld een maximale korting van 15%, terwijl voor de VS de korting kan oplopen tot 20%, enzovoort. U kunt deze aanvullende voorwaarden definiëren in de validatieregel en de foutberichten naar wens aanpassen.
    
    
    
11. Kies bij  Op welke records wilt u de regel toepassen?  de optie  Kiezen op basis van specifieke voorwaarden.
    
12. Definieer elke voorwaarde en geef het juiste foutbericht op.
    
13. Klik op  Een andere optie toevoegen  om de waarde van het primaire veld te wijzigen en zo nodig verschillende waarschuwingsberichten te configureren.
    
14. Klik op Opslaan.
    
    
    
15. Afhankelijk van de validatieregel worden nu verschillende foutberichten weergegeven voor de regio Verenigd Koninkrijk en de regio India.
    
    
    

Voorbeeldscenario's

Hieronder volgen een paar veelvoorkomende voorbeeldscenario's waarin u validatieregels kunt configureren.

1. Als het veld  Telefoonnummer  geen 10 cijfers bevat: geef een waarschuwing weer.
   
   
   
2. Als het veld  BSN  geen 9 tekens bevat: geef een waarschuwing weer.
   
   
   
3. Holiday Inc  moet de leeftijd van reizigers soms valideren. Personen jonger dan 18 jaar en ouder dan 35 jaar mogen niet deelnemen aan avontuurlijke reizen. De validatieregel kan dus luiden:  Als de leeftijd niet tussen 18 en 35 ligt: geef een waarschuwing weer.
   
   
   
4. Zylker Inc is een softwarebedrijf dat persoonlijke producttraining biedt als afzonderlijke service. Maar alleen klanten die ten minste 10 gebruikerslicenties voor de software hebben aangeschaft, komen in aanmerking voor een persoonlijke training. Anders wordt een trainingsaanvraag niet geaccepteerd.
   
   Hiervoor kan een validatieregel worden gemaakt. Als  Training  is geselecteerd als  Vereist, maar  Aantal gebruikers  is minder dan  10: geef een waarschuwing weer - Helaas. Een trainingsaanvraag wordt alleen geaccepteerd vanaf 10 gebruikers. Dit kan verder worden verfijnd op basis van het gekozen product.
   
   • Bij product A - 10 gebruikers
     
   • Bij product B - 20 gebruikers
     
   • Bij product C - 30 gebruikers, enzovoort. 
   
   
   
   
5. Als Leadbron  Chat is, maar het veld Skype {Leeg} is: geef een waarschuwing weer.
   
   
   

Een validatieregel verwijderen

Wanneer u een validatieregel verwijdert, worden de regel en het bijbehorende waarschuwingsbericht verwijderd. Wanneer u probeert een veld te verwijderen dat aan een validatieregel is gekoppeld, wordt u gevraagd om eerst de regel te verwijderen. Daarna kunt u het veld verwijderen.

Een validatieregel verwijderen

1. Ga naar Instellingen  >  Aanpassen  >  Modules en velden.
   
2. Selecteer de module waarvoor u de validatieregels wilt verwijderen.
   
3. Klik op de pagina [Module] op het tabblad  Validatieregels .
   
4. Wijs de regel aan die u wilt verwijderen, klik op het pictogram  Prullenbak  en bevestig de actie.