Het opbouwen van een proces bestaat uit drie hoofdstappen. 

1. Basisgegevens invoeren:
   
   Geef de  module, de  lay-out  en het  veld  op waarvoor het proces moet worden gemaakt.
   
2. De processtroom definiëren: 
   
   Definieer in de  Blueprint-editor de hele processtroom vanaf de  Status Beginnen of Standaard  (naar gelang wat van toepassing is) tot en met de status  Afsluiten.
   
3. Overgangsinstellingen configureren: 
   configureer  waar nodig de instellingen voor Voor overgang ,  Tijdens overgang  en  Na overgang  tussen de verschillende statussen in het proces.  

​Stap 1: basisinformatie invoeren

1. Ga naar  Instellen  >  Automatisering  >  Blueprint.
   
2. Klik op  Blueprint maken.
   
3. Kies in het pop-upvenster  Blueprint maken  de module, de lay-out en het veld waarvoor het proces wordt gemaakt.
   
   
   
   
   
   Omdat in ons scenario het proces Deal opvolgen is, kiezen we de module  Deals  , de lay-out  Standaard  en het veld  Status  .
   
4. Geef zo nodig criteria op waaraan records moeten voldoen om dit proces binnen te komen. Voorbeeld: bedrag is >= 50.000.
   
   Als u geen criteria invoert, komen alle records die in de lay-out zijn gemaakt dit proces binnen. Klik op  Volgende.
   

Opmerking

• Onder  Geavanceerde configuratie kunt u een doorlopende blueprint maken. Een doorlopende blauwdruk is een blauwdruk die zonder onderbreking plaatsvindt. Dit is ideaal voor het maken van belscripts voor salesmedewerkers.
  

Stap 2: definieer de processtroom in de Blauwdruk-editor

1. Sleep in de  Blueprint-editor alle statussen (fasen) die deel uitmaken van het proces en zet ze neer.
   
2. Bepaal hoe de statussen in de processtroom passen door de  statusknoppen met elkaar te verbinden.
   
   
   
   
   
   Let op: de status  Beginnen  is het equivalent van de waarde Geen voor het gekozen keuzelijstveld. 
   
3. Maak overgangen door op de knop  +  tussen twee statussen te klikken.
   
   (Als u een overgang wilt verwijderen,  klikt u met de rechtermuisknop  op de overgangsregel en vervolgens op  Overgang verwijderen)
   
   
   

Wat betekent de voorgaande processtroom?

Het is een grafische weergave van het proces om deals op te volgen dat binnen het bedrijf Zylker Inc. wordt gehanteerd. Deals die dit proces ingaan, doorlopen elke fase in de volgorde die in de afbeelding wordt weergegeven.

1. De witte knoppen vertegenwoordigen statussen in de blauwdruk (fasen in het dealproces).
   
2. De groene knoppen staan voor overgangen (voorwaarden waaraan moet worden voldaan om de betreffende fasen te voltooien).
   
3. Elke overgang die u configureert, wordt weergegeven als een knop op de pagina met recordgegevens.
   
   
   
4. Om een overgang te voltooien, klikt u op de overgangsknop en voert u de acties uit die in het pop-upvenster worden vermeld.
   
5. Als u bijvoorbeeld op  Kwalificeren  klikt, wordt een pop-upvenster weergegeven met informatie die u helpt bij het uitvoeren van deze overgang.
   
6. Als de overgang met succes is voltooid, gaat u naar de volgende status in de blauwdruk.
   
7. De blauwe knop Deal verloren wordt een  Gemeenschappelijke overgang  genoemd en wordt voor alle statussen van de blueprint weergegeven.
   

• Klik hier  voor meer voorbeelden van processtromen uit verschillende sectoren, zoals onderwijs, vastgoed en verzekeringen.
  

Stap 3: overgangsinstellingen configureren

‘Overgang’ verwijst naar de wijziging van een status in een proces. Het is de verbinding tussen twee statussen, die de voorwaarden voor de overgang van de ene naar de andere status eenduidig definieert. Een overgang bestaat uit drie delen:  Voor,,  Tijdens en  Na.

Laten we bijvoorbeeld kijken naar de overgang tussen de statussen  Gekwalificeerd en  Onderhandeling afgerond . Deze overgang noemen we Onderhandelen. In het voorbeeld van Zylker moeten de volgende richtlijnen worden gehanteerd bij het configureren van de overgangsinstellingen in deze processtroom.
Opmerking: de naam van de overgang mag maximaal 50 tekens lang zijn. 

• Om de overgang Onderhandelen te voltooien, moet een salesmedewerker binnen Zylker een  kortingspercentage  en een  sluitingsdatum invoeren.
  
• Volgens het beleid van Zylker kan de korting voor een product niet groter dan 25% zijn.
  
• Zodra de overgang  Onderhandelen  wordt uitgevoerd, moet er automatisch een e-mailbericht worden verzonden naar de manager van de salesmedewerker om deze op de hoogte te brengen van de indiening van de deal.
  

We bekijken nu hoe we al deze punten in de blauwdruk kunnen verwerken.

Voor overgang

• Geef  personen  op die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een overgang.
  
  Bijvoorbeeld: recordeigenaar. Als u recordeigenaar kiest, kan alleen de eigenaar van de record (en de personen hoger in de rollenhiërarchie) de overgang bekijken.
  
• Definieer de  criteria  die precies bepalen wanneer deze overgang beschikbaar moet zijn voor de records in een proces. 
  
  Voorbeeldcriterium: Productdemonstratie is voltooid.
  
  In dit geval wordt de overgang alleen getoond voor records waarvoor het veld  Productdemonstratie  is bijgewerkt naar  Voltooid. 
  
  Als in uw processtroom dergelijke criteria afwezig zijn, kunt u het criteriagedeelte overslaan. In dat geval is de overgang voor alle records meteen zichtbaar.
  

 

Tijdens overgang

Dit gedeelte begeleidt de eigenaren van de overgang bij het voltooien van een bepaalde procesfase door hun te vragen specifieke velden, opmerkingen, bijlagen en andere contextuele informatie in te voeren. Bijvoorbeeld: afhankelijk van het bedrijfsbeleid zijn salesmedewerkers in het proces om deals op te volgen, verplicht om een kortingspercentage en notities in te voeren, en enkele salesdocumenten bij te voegen. In dit geval kunnen al deze gegevens verplicht worden gesteld in het gedeelte  Tijdens overgang  van de overgang  Onderhandelen. 

In het gedeelte Tijdens overgang kunt u de volgende gegevens verplicht stellen:

• Velden van de primaire module en gerelateerde modules verplicht stellen en valideren, waaronder velden voor het opzoeken van meerdere selecties en velden voor meerdere gebruikers. 
  
• Checklists opnemen
  
• Gekoppelde items verplicht stellen
  
• Een bericht aan overgangseigenaren toevoegen
  
• Notities verplicht stellen
  
• Bijlagen verplicht stellen
  
• Tags verplicht stellen 
  
• Widgets toevoegen 
  

Velden in modules verplicht stellen en valideren

1. • Korting voor de deal
     
   • Naam gerelateerde account
     
   • Jaaromzet van de account
     
   • Functietitel en telefoonnummer van contactpersoon
     

   Voer de volgende stappen uit om velden in de blauwdrukmodule en gerelateerde modules verplicht te stellen
   

   1. Klik in het tabblad  Tijdens overgang  op  Toevoegen.
      
   2. Kies in de vervolgkeuzelijst de benodigde module.
      
   3. Selecteer het veld dat u verplicht wilt stellen.
      
      Herhaal deze handeling voor het vereiste aantal velden.
      

De checklist maakt deel uit van het gedeelte Tijdens overgang. Als de checklist door de manager of de procesontwerper wordt geconfigureerd, wordt deze getoond aan de betreffende overgangseigenaren.

Bijvoorbeeld: in ons proces voor het opvolgen van deals kunnen de volgende items deel uitmaken van een checklist voor de  overgang Onderhandelen .

• Kortingspercentage bevestigen
  
• Verplichte onderhandelingsdocumenten bijvoegen
  
• Kortingen van concurrenten controleren
  

Voer de volgende stappen uit om checklists verplicht te stellen:

1. Klik in het tabblad  Tijdens overgang  op  Toevoegen.
   
2. Selecteer  Checklist.
   
3. Voeg een titel toe voor de checklist en de to-dolijst.
   
   
   

   
   

   Dit wordt weergegeven voor de geselecteerde overgangseigenaren. Alleen wanneer de overgangseigenaar alle items in de lijst heeft ‘afgevinkt’, wordt de stap naar de volgende blauwdrukstatus gezet. Dit geeft u een betrouwbaar en duidelijk beeld van de voortgang van elke fase. 
   

• Taken
  
• Meetings 
  
• Gesprekken
  
• Offertes
  
• Salesorders
  
• Cases
  

Bijvoorbeeld: als de korting is goedgekeurd en de deal zich in de contractfase bevindt, kunt u de salesmedewerkers vragen de Offerte te koppelen en een telefoongesprek met de klant te plannen om daarna verder te gaan met de juridische vereisten. Hier kunt u dus het maken van taken en het koppelen van inkooporders verplicht stellen.

Dit is contextueel en helpt de salesteams een mogelijk overweldigend proces op te splitsen in kleinere stukken en uitvoerbare actie-items.

Voer de volgende stappen uit om het maken van gekoppelde items verplicht stellen:

1. Klik in het tabblad  Tijdens overgang  op  Toevoegen.
   
2. Selecteer  Gekoppelde items.
   
3. Kies in de vervolgkeuzelijst van  Gekoppelde Items : Taken en offerte.
   
   
   

Een bericht aan overgangseigenaren toevoegen

Er gaat niets boven duidelijke instructies voor salesteams om ervoor te zorgen dat ze een proces efficiënt uitvoeren. Voeg in elke fase berichten voor salesteams toe, zodat overgangseigenaren weten wat er van hen wordt verwacht.

Voer de volgende stappen uit om een bericht voor overgangseigenaren toe te voegen:

1. Klik in het tabblad  Tijdens overgang  op  Toevoegen.
   
2. Selecteer  Bericht.
   
3. Schrijf het bericht in het tekstvak.
   
   
   

Notities verplicht stellen

Mogelijk wilt u meer informatie over verschillende aspecten van een proces, zoals waarom een salesmedewerker een bepaalde korting heeft ingevoerd of waarom een bepaalde taak blijft hangen. Deze extra gegevens kunnen worden toegevoegd als notities en deze notities kunnen ook verplicht worden gesteld in de fase Tijdens overgang van een proces.

Voer de volgende stappen uit om notities verplicht te stellen:

1. Vink in het tabblad  Tijdens overgang het selectievakje  Notities verplicht stellen  aan.
   
   
   
   
   
   In dit proces is de eigenaar van de overgang  Kwalificeren  verplicht om tijdens deze overgang gegevens over de klantenvereisten in te voeren als notities, volgens de beschrijving in het bericht.
   

Bijlagen verplicht stellen

Of het nu gaat om sales, verzekering, productie of onroerend goed, voor elk bedrijfsproces zijn meerdere documenten nodig. In verschillende fasen van een proces zijn documenten vereist, bijvoorbeeld salescontracten, Service Level Agreements en juridische documenten. U kunt de documenten verplicht stellen in de vereiste blauwdrukfase.

Voer de volgende stappen uit om bijlagen verplicht te stellen:

1. Vink in het tabblad  Tijdens overgang  het selectievakje  Bijlage verplicht stellen  aan.
   
   
   
   In dit proces is de eigenaar van de overgang  Onderhandelen  verplicht om tijdens deze overgang de documenten die volgens de checklist vereist zijn als bijlagen toe te voegen.
   

   
   

   U kunt de items die in het pop-upvenster moeten worden weergegeven, anders ordenen met behulp van de pijlen omhoog en omlaag. U kunt ook samenvoegvelden gebruiken om gegevens van CRM op het scherm weer te geven.
   

Tags verplicht stellen 

Als onderdeel van de instellingen Tijdens overgang kunt u ook opgeven dat tags moeten worden ingevoerd.

Wanneer een gebruiker deze overgang uitvoert, wordt hij gevraagd een waarde voor tags in te voeren als onderdeel van de blueprint. 

 

Widgets toevoegen

U kunt widgets ook verplicht stellen als onderdeel van de instellingen Tijdens overgang in blueprint.  

Door een widget verplicht te stellen, kunt u uw eigen parameters definiëren die moeten worden ingevoerd als onderdeel van het proces. Niet alleen velden en notities, maar ook andere gegevens dan de standaard CRM-gegevens. U kunt een locatie op een kaart opgeven. Of een agenda-afspraak.

Dit geldt naast uw eigen velden en opmerkingen, zoals gedefinieerd door de functies van de widget. 

Hier volgt een voorbeeld van widgets die verplicht zijn als onderdeel van een blueprint:

Let op:

Beschikbaar vanaf de Enterprise Edition

Na overgang 

Definieer  acties die na voltooiing van de overgang automatisch moeten worden uitgevoerd. Acties die in het gedeelte Na overgang kunnen worden geautomatiseerd, zijn:

• E-mailmelding verzenden
  
• Taken toewijzen
  
• Een veldupdate uitvoeren
  
• Webhooks activeren
  
• Aangepaste functies activeren
  
• Record converteren (van toepassing op de modules Leads en Offertes) 

In het voorbeeld van Zylker moet een e-mailbericht aan de salesmanager worden geautomatiseerd. Het bericht heeft betrekking op een verzoek tot goedkeuring voor korting voor een deal. Kies  E-mailwaarschuwingen en koppel de benodigde e-mailsjabloon.

Op deze manier kunt u voorwaarden inbouwen voor elke overgang in het proces.

Gemeenschappelijke overgang

Een gemeenschappelijke overgang is een overgang die vanuit alle statussen in een proces kan worden uitgevoerd. 

Bijvoorbeeld in een proces om deals op te volgen, weet u of u een deal hebt gewonnen of verloren nadat de record een aantal fasen heeft doorlopen, zoals kwalificatie, onderhandeling en goedkeuring van kortingen.   Deal verloren  is dus een overgang die alleen beschikbaar is aan het einde van het proces. Maar stel dat een klant geen interesse toont en dat u een deal al in de kwalificatiefase wilt laten vallen. In dat geval moet u de overgang  Deal verloren  meteen kunnen uitvoeren, zonder eerst alle tussenliggende fasen te doorlopen. 

Om dit te doen, moet u van  Deal verloren  een Gemeenschappelijke overgang maken door het selectievakje aan te vinken, zoals in de volgende afbeelding wordt weergegeven. Daarna ziet u de overgang  Deal verloren  in alle statussen. 

Automatische overgangen

Er zijn automatische overgangen geïntroduceerd in blueprints, zodat u vertragingen in processen kunt tegengaan. Vaak stagneert een record dat een proces doorloopt in een bepaalde status en beseft u het misschien niet eens. Dit veroorzaakt ongerechtvaardigde vertragingen. Eén ding dat u zeker kunt doen, is een SLA instellen voor de status en een melding ontvangen wanneer er sprake is van een escalatie.

Maar uiteindelijk is SLA ook een melding of een taak-/veldupdate; u moet uiteindelijk handmatig reageren op de record om verder te kunnen gaan in het proces. Als u alleen op de hoogte wilt worden gesteld van escalaties, kunt u SLA's configureren. Als u echter wilt dat het systeem een record op elk gewenst moment automatisch van de ene status naar de andere verplaatst, kunt u nu automatische overgangen maken.

Wat zijn automatische overgangen en hoe werken ze?

Een automatische overgang is een overgang waarbij een record in een blueprint automatisch van de ene status naar de andere wordt verplaatst nadat een opgegeven wachttijd is verstreken.

Volgens het proces moet u een overgang A uitvoeren om een record van status A naar status B te laten gaan. Als deze overgang A niet is uitgevoerd binnen een genoemde tijdsperiode, bijvoorbeeld 5 dagen, wordt de automatische overgang die voor die status is geconfigureerd uitgevoerd en wordt de record automatisch doorgestuurd naar een andere status in de blueprint volgens de configuratie.

In de volgende schermafbeelding wacht CRM bijvoorbeeld tot een van de overgangen plaatsvindt: Interesse bevestigen of Deal laten vallen. Als er tot een genoemde datum geen actie wordt ondernomen op deze record, wordt de record automatisch verplaatst naar de fase Prijsopgave en kunnen de gebruikers deze vanaf daar overnemen.

Een automatische overgang configureren

Vink het selectievakje  Automatische overgang  aan wanneer u een normale overgang maakt.

Geef vervolgens een  wachttijd  op en de bijbehorende automatische acties.

Volgens de volgende schermafbeelding moeten binnen de processtroom voor het opvolgen van deals een aantal belangrijke stappen worden uitgevoerd voordat een offerte kan worden opgesteld, namelijk contact opnemen, kwalificatie, behoeftenanalyse en waardevoorstel. Als een bepaalde deal is verplaatst naar de fase Contact opgenomen, maar de gebruiker de vereiste actie voor kwalificatie niet heeft uitgevoerd, wacht Blueprint 5 dagen en wordt de deal direct verplaatst naar de status ID-besluitvorming. De betrokken gebruiker kan dan het opstellen van een offerte overnemen.

Een offerte kan niet worden gemaakt zonder de vereisten, contactgegevens, enz. te kennen. Daarom kunnen ook de actie-items van eerdere statussen volledig kunnen worden uitgevoerd om te voorkomen dat er meer tijd verloren gaat.    

Meerdere keren in dezelfde status

Een proces bevat vaak stappen die meerdere pogingen vereisen voordat de stap succesvol is uitgevoerd. Een typisch voorbeeld is een poging om contact op te nemen met een klant. Om de wensen van klanten te verzamelen, moet u hen bellen. Maar vaak zijn ze niet beschikbaar of vragen ze u om later terug te bellen. Alleen wanneer u met hen hebt gesproken, kunt u naar de volgende fase gaan. Dus het proces blijft in dezelfde status totdat uw met de klant hebt gesproken. Maar als het proces in dezelfde status blijft, betekent dit niet dat u uw werk niet hebt gedaan. U moet het gewoon meerdere keren proberen voordat het lukt.

In dergelijke gevallen kunt u nu een overgang maken die terugkeert naar dezelfde fase. De Van- en Tot-status zijn hetzelfde. In het volgende proces voor de follow-up van deals kunt u bijvoorbeeld onbeperkt de overgang Opnieuw proberen contact op te nemen gebruiken, totdat het is gelukt. In dat geval selecteert u Klant beschikbaar en gaat u verder.

SLA's voor statussen configureren 

Wanneer u een proces in uw organisatie implementeert, moet u ervoor zorgen dat het ook op tijd wordt uitgevoerd. SLA is de afkorting van Service Level Agreement en wordt gewoonlijk gebruikt in de context van een relatie tussen een serviceleverancier en een klant. In Blauwdruk staat deze term voor een overeenkomst tussen teams binnen een bedrijf waarin wordt afgesproken hoe lang een salesmedewerker of -team een bepaalde record maximaal in een bepaalde status kan vasthouden. Bijvoorbeeld: als een deal te lang in de kwalificatiefase blijft, moet de salesmanager of de eigenaar van de record hiervan op de hoogte worden gesteld. Maar hoe lang is te lang? Wie moet er op de hoogte worden gesteld en wat moet eraan worden gedaan als een deal te lang in een bepaalde status blijft hangen? Deze details kunnen in de blauwdruk worden geconfigureerd via SLA's. Wanneer u een SLA configureert, houdt CRM bij hoe lang elke record zich in een bepaalde status bevindt. Als de opgegeven tijdslimiet wordt overschreden, verzendt het systeem de geconfigureerde waarschuwingen naar de gebruikers die worden vermeld in de SLA-instellingen. Dit helpt u inzicht te houden in de voortgang van uw bedrijfsprocessen en deadlines te halen. 

Voer de volgende stappen uit om een SLA voor een status te configureren 

1. Klik in uw Blauwdruk-editor op de status waarvoor u de SLA wilt configureren. Voorbeeld:   Onderhandelen/Beoordelen.                       
   
2. Stel de maximale tijd in dat de deal zich in de status Onderhandelen mag bevinden. Bijvoorbeeld maximaal 5 dagen. 
   
3. Geef op wie wanneer op de hoogte moet worden gesteld, mocht de deal de SLA-tijdslimiet overschrijden. 
   Bijvoorbeeld: escaleer op de vijfde dag naar de eigenaar van de record. 
4. Naast deze standaard escalatiemelding kunt u een extra waarschuwing instellen die voor of na het verstrijken van de SLA-tijdslimiet moet worden verzonden. 
   
   

Let op:

Door de gebruiker gedefinieerde SLA-acties zijn beschikbaar vanaf de Enterprise Edition 

Blueprints opnieuw bestellen

Blauwdruk maken in Sandbox

Wanneer u een blauwdruk voor uw salesproces ontwerpt, moet u deze waarschijnlijk vaak aanpassen voordat u uiteindelijk de juiste blauwdruk hebt opgesteld. Zoho CRM biedt een testomgeving met de naam Sandbox, waarin u kunt controleren hoe uw blauwdruk werkt, zonder dat dit invloed heeft op de live-gegevens.
Zie ook: Sandbox

Voorbeelden van processtromen

In de volgende diaserie vindt u voorbeelden van processtromen voor bedrijven in verschillende sectoren, zoals onderwijs, vastgoed, verzekering, en bancaire en financiële diensten. Dit zijn algemene processtromen die u het perspectief geven dat u nodig hebt om uw eigen blauwdrukken te ontwerpen. U kunt de statussen, overdrachten en processtroom aanpassen aan uw unieke behoeften. Blader nu door de galerij.