Os fluxos de trabalho no Bigin ajudam a otimizar seus processos de negócios automatizando ações repetitivas quando um critério específico é atendido. Você pode atribuir tarefas automaticamente, enviar

Durante um dia de trabalho agitado, é fácil esquecer de acompanhar leads ou atualizar status de registros. Com a ajuda dos fluxos de trabalho, você economiza tempo executando essas ações manualmente e reduz o risco de erro humano.

Por exemplo, seus representantes de vendas podem esquecer de acompanhar clientes que demonstraram interesse em seu produto. Nesse caso, você pode criar uma regra de fluxo de trabalho para enviar automaticamente uma notificação por e-mail quando um novo contato for criado e agendar um e-mail de acompanhamento lembrando o representante de se conectar com o cliente.

Além de automatizar tarefas repetitivas, os fluxos de trabalho ajudam a implementar práticas padrão, como seguimentos regulares por e-mail, atribuição de tarefas e atualização de estágio de registros, melhorando significativamente seus processos de negócios.

Configuração de Fluxos de Trabalho

Um fluxo de trabalho é composto por três componentes: o gatilho, a condição e a ação.

Gatilho

Você deve especificar quando o fluxo de trabalho será acionado para os registros. Há dois tipos de gatilhos disponíveis:

• Executar com base na ação do registro: Os fluxos de trabalho podem ser acionados quando os registros são:
  
  

• Criados

• Editados

• Criados ou editados

• Executar com base no valor de um campo de data: Os fluxos de trabalho podem ser acionados com base no valor de um campo de data selecionado. Por exemplo, você pode criar uma tarefa para o usuário atribuído acompanhar um registro de pipeline se ele estiver inativo por mais de 15 dias.
  

Condição

Você deve especificar a quais registros o fluxo de trabalho será aplicado.

• Registros que atendem a determinadas condições: O fluxo de trabalho será aplicado apenas aos registros que atendem a uma condição específica. Por exemplo, registros cujo país de correspondência seja o Reino Unido.

• Todos os registros: O fluxo de trabalho será aplicado a todos os registros no módulo.

Editar padrão de critérios Se houver mais de um critério em um fluxo de trabalho, você pode especificar o padrão a ser seguido para esses critérios.

O padrão de critérios usa operações lógicas simples com AND e OR para determinar como os critérios serão aplicados aos registros.

• Use o operador AND se todos os critérios adicionados devem ser verdadeiros para acionar a regra do fluxo de trabalho.

• Use o operador OR se apenas um dos critérios precisar ser verdadeiro para acionar a regra do fluxo de trabalho.

• Use uma combinação de ambas as condições AND e OR para criar suas próprias expressões lógicas.

Ações

A ação determina o que o fluxo de trabalho fará com os registros aos quais se aplica. Você deve especificar pelo menos um dos seguintes tipos de ações para serem automatizadas:

• Ações instantâneas: A ação será acionada imediatamente quando o fluxo de trabalho for executado. As ações instantâneas disponíveis incluem notificações por e-mail, criação de tarefas, atualização de campos, criação de registros conectados, ação de criação de registros e adição ou remoção de tags.

• Ações agendadas: A ação será acionada em um intervalo de tempo especificado após a execução do fluxo de trabalho. As ações agendadas disponíveis incluem notificações por e-mail, criação de tarefas e atualização de campos.

Criando Fluxos de Trabalho

Há quatro etapas para criar um fluxo de trabalho:

1. Inserir os detalhes básicos.

2. Especificar o gatilho.

3. Especificar a condição.

4. Especificar a ação.

Inserir Detalhes Básicos

1. Acesse Configurações > Fluxos de Trabalho.

2. Clique em +Novo Fluxo de Trabalho.

3. Na janela Criar Novo Fluxo de Trabalho:

• Selecione o módulo para o qual você está criando a regra de fluxo de trabalho.

• Insira o Nome da Regra.

• Insira uma descrição para sua regra de fluxo de trabalho.

4. Clique em Próximo.

Especificar o Gatilho

Na ação de registro:

Clique na aba Na Ação de Registro.

Selecione uma das opções para acionar o fluxo de trabalho:

• Criado

• Editado (selecione a caixa de seleção para repetir o fluxo de trabalho sempre que o registro for editado)

• Criado ou editado

Na Data/Hora:

1. Clique na aba Na Data/Hora.

2. Especifique quando deseja acionar a regra:

• Escolha o campo de data que determinará se o fluxo de trabalho será acionado.

• Selecione a data de execução (na data do campo ou um número de dias/semanas/meses após essa data).

• Escolha a hora de execução.

• Selecione Mensalmente, Anualmente ou Nunca para repetição.

3. Clique em Próximo.

Especificar a Condição

1. Escolha uma das opções:

• Registros que atendem a determinadas condições (adicione os critérios necessários).

• Todos os registros.

2. Clique em Próximo.

Especificar as Ações

1. Selecione Ação Instantânea ou Ação Agendada.

• Se for ação agendada, insira o número de horas, dias ou minutos após a execução do fluxo de trabalho.

2. Escolha uma ação.

Para Configurar Notificações por E-mail

1. Clique em + Notificação por E-mail.

2. Insira os detalhes e escolha os destinatários.

3. Escolha um modelo de e-mail ou crie um novo.

4. Clique em Salvar.

Para Atualizar um Campo

1. Clique em + Atualizar Campo.

2. Escolha o módulo e o campo a ser atualizado.

3. Insira o novo valor.

4. Clique em Salvar.

Para Criar um Registro Conectado

1. Clique em + Criar Registros Conectados.

2. Escolha o pipeline filho.

3. Mapeie os campos do pipeline pai para o filho.

4. Clique em Salvar.

Para Criar uma Atividade

• Criar tarefa, evento ou chamada agendada automaticamente.

Para Adicionar ou Remover Tags

1. Clique em + Tags e selecione a opção Adicionar ou Remover.

2. Especifique as tags.

3. Clique em Salvar.

Notas

• Você pode adicionar no máximo 3 ações instantâneas e 5 ações agendadas por fluxo de trabalho.

• O número máximo de registros criados por dia depende da edição do Bigin.
  

Isso conclui a configuração e execução dos fluxos de trabalho no Bigin.

https://www.youtube.com/watch?si=VDcUM0cnMGXZ1PAE&embeds_referring_euri=https%3A%2F%2Fhelp.zoho.com%2F&source_ve_path=MzY4NDIsMjg2NjQsMTY0NTA2&v=QhFkEmYSfyc&feature=youtu.be

Para criar registros conectados
Mova automaticamente registros de um Team Pipeline para outro Team Pipeline com Registros Conectados. Quando um registro atinge o estágio desejado em um Team Pipeline, você pode criar automaticamente um registro em outro Team Pipeline que capture o próximo conjunto de atividades de negócios. Leia mais sobre isso aqui.
Clique em + Criar Registros Conectados.
Escolha o Team Pipeline Filho.
Na janela pop-up Criar Registro Conectado, você precisará mapear os campos do Team Pipeline Pai para os campos do Team Pipeline Filho.
Especifique mais detalhes relacionados ao Team Pipeline Filho, como o proprietário do registro que será criado no Team Pipeline Filho, o estágio ao qual o registro será atribuído quando for criado, a data de fechamento e outros detalhes relevantes.
Clique em Salvar.

Para criar um registro
Suponha que você queira criar automaticamente um novo negócio sempre que adicionar um novo contato. Você pode alcançar isso usando a funcionalidade Criar Registro nos fluxos de trabalho. Esse recurso permite que você gere registros automaticamente em um módulo quando uma atualização ocorre em outro módulo, simplificando suas tarefas dentro do Bigin. Ao configurar essa automação, você pode estabelecer um fluxo de trabalho que gera registros automaticamente em qualquer módulo, sem precisar fazer isso manualmente a cada vez.

Para criar a ação de registro:
Clique em Criar Registro e escolha o módulo no qual deseja criar o registro.
Insira os detalhes necessários e clique em Salvar.

Notas
Você pode adicionar apenas uma ação de "Criar Registro" por fluxo de trabalho. Essa restrição garante que a automação permaneça focada e não crie redundâncias ou conflitos dentro do fluxo de trabalho.

A ação Criar Registro está disponível apenas para fluxos de trabalho criados nos módulos Empresas, Contatos, Tarefas e Eventos. Para o módulo Pipelines, você pode usar Registros Conectados.

Limites diários de criação de registros por fluxo de trabalho:

• Premier Edition: 50.000 registros

• Express Edition: 10.000 registros

• Free Edition: 100 registros

• Trial Edition: 100 registros
  

Para contas de avaliação (Trial), o limite diário é de 100 registros por organização.

Para criar uma atividade

Criar Evento
A ação Criar Evento foi desenvolvida para funcionar com uma variedade de módulos compatíveis, incluindo Pipelines, Contatos e Empresas.

Agendar uma Chamada
Para aqueles que precisam agendar chamadas como parte do fluxo de trabalho, a ação Agendar Chamada é uma solução poderosa. Ela foi desenvolvida especificamente para o módulo Contatos, garantindo que você possa programar chamadas telefônicas automaticamente com seus contatos de forma simples e eficiente.

Notas: Essas ações são compatíveis com as seguintes edições: Express, Premier e Zoho One.

Para adicionar tags

1. Clique em + Tags e selecione Adicionar Tags.

2. Insira as tags que deseja adicionar ao registro na janela pop-up Adicionar tags.

3. Se quiser adicionar mais de uma tag, separe-as usando vírgulas.

4. Marque a caixa de seleção se quiser substituir as tags existentes pelas novas tags especificadas.

5. Clique em Salvar.

Para remover tags

1. Clique em + Tags e selecione Remover Tags.

2. Na janela pop-up Remover tags, selecione as tags existentes que deseja remover.

3. Clique em Remover.

Para adicionar mais ações à sua regra de fluxo de trabalho
Após adicionar uma ação, clique em + Nova Ação e adicione outra ação conforme necessário.