Os Pipelines de Equipe desempenham um papel fundamental nos negócios, ajudando a visualizar as operações comerciais de estágio por estágio. Por exemplo, os representantes de vendas coletam dados em diferentes estágios do pipeline de vendas, e algumas dessas informações são essenciais para o fechamento do negócio. No entanto, não é ideal tornar esses campos obrigatórios durante a criação do negócio, pois os representantes podem ainda não ter essas informações.

Por exemplo, suponha que os representantes precisam inserir a data em que realizaram uma demonstração do produto no campo Demonstração realizada em, mas não seja possível tornar esse campo obrigatório no momento da criação do negócio, pois essa informação pode não estar disponível inicialmente.

Para garantir que essas informações essenciais não sejam esquecidas e para manter a consistência dos dados ao longo do pipeline, o Bigin oferece as regras de transição de estágio.

As regras de transição de estágio permitem especificar quais informações os usuários precisam fornecer ao mover um registro de pipeline de um estágio para outro. Ao criar regras de transição, é possível:

• Aprimorar o processo de rastreamento e captura de detalhes essenciais relacionados a um registro do pipeline.

• Evitar dados incompletos ou inconsistentes no módulo Pipelines.

• Manter informações padronizadas em todo o módulo Pipelines.

Disponibilidade

As Regras de Transição de Estágio estão disponíveis apenas na edição Premier.

Permissões

Usuários com o perfil de administrador podem criar e gerenciar regras de transição e restringir o encerramento de registros do pipeline.

Como criar regras de transição

1. Acesse sua conta do Bigin com privilégios de administrador.

2. Vá para Configurações > Sub-Pipelines e Estágios > Regras de Transição de Estágio.

3. Selecione o pipeline de equipe e o sub-pipeline desejado no menu suspenso.

4. Clique em +Nova Regra.

No pop-up Criar Nova Regra, insira as seguintes informações:

• De Estágio: Escolha um estágio de origem desejado no menu suspenso. Selecione Qualquer Estágio se desejar que os campos sejam preenchidos sempre que um registro do pipeline for movido para o Para Estágio, independentemente do estágio de origem.

• Para Estágio: Escolha um estágio de destino no menu suspenso. Sempre que um registro do pipeline for movido para este estágio a partir do De Estágio, o Bigin solicitará ao usuário que preencha os campos especificados nesta regra.

Exigir o fornecimento de informações

Nesta seção, é possível definir certos campos como obrigatórios, incluindo os seguintes:

• Campos: O usuário deve preencher determinados campos para que o registro possa ser movido para um estágio diferente.

• Notas: O usuário deve adicionar uma nota ao registro para que a transição entre estágios seja concluída.

• Arquivos: O usuário deve anexar arquivos ao registro para permitir a transição entre estágios.

Checklist

É possível criar uma checklist com todas as tarefas que precisam ser concluídas para mover um registro do De Estágio para o Para Estágio.

Essas checklists também podem ser visualizadas nas listas relacionadas dos registros. Os usuários podem marcar as ações concluídas e salvá-las parcialmente. As ações salvas também podem ser desfeitas.

Também é possível mover o registro para os respectivos estágios diretamente a partir desta seção. Se alguns dos campos obrigatórios ainda não estiverem preenchidos, um pop-up será exibido. O botão Salvar se transforma em Mover para o Próximo Estágio assim que todos os campos obrigatórios forem preenchidos.

Clique em Salvar.

Após salvar a regra, os usuários verão um aviso sempre que moverem um registro do pipeline entre os estágios especificados nesta regra. Eles deverão preencher os campos definidos na regra para que o registro possa ser movido para o estágio de destino.

Observações:

• É possível criar até 30 regras de transição para cada pipeline.

• Cada regra de transição pode exigir o preenchimento de no máximo cinco campos durante a transição (incluindo notas).

• As checklists devem ter pelo menos um item e podem conter no máximo 10 itens.

• Estágios/pipelines associados a regras de transição não podem ser excluídos.

• Nenhuma regra de transição pode ter os mesmos estágios de origem e destino.

Restringir o encerramento de registros do pipeline

É possível impedir que registros do pipeline sejam encerrados em determinados estágios. Isso evita o fechamento prematuro de um registro e garante que ele passe por todas as etapas essenciais do pipeline.

Por exemplo, no pipeline de vendas, pode-se impedir que um negócio (registro do pipeline) seja fechado nos estágios Não Contatado, Qualificado ou Análise de Necessidades. Essas restrições podem ser personalizadas para cada pipeline.

Como restringir o encerramento de registros do pipeline

1. Acesse sua conta do Bigin com privilégios de administrador.

2. Vá para Configurações > Pipelines e Estágios > Regras de Transição de Estágio.

3. Na aba Restringir Encerramento de Registros do Pipeline, clique em +Estágio.

4. Selecione os estágios no pipeline desejado nos quais os usuários não devem conseguir fechar o registro do pipeline.

Clique em Salvar.

Após salvar essa configuração, os usuários verão uma mensagem de aviso sempre que tentarem encerrar prematuramente um registro do pipeline a partir dos estágios especificados.

Observação:

Ao criar uma nova regra de transição de estágio que move um registro de um estágio aberto para um estágio fechado, se houver restrições de encerramento ativas para o estágio de origem, a criação dessa regra com essa combinação específica não será permitida.

Se você pretende configurar restrições de encerramento para um estágio que já possui uma regra de transição de estágio existente envolvendo qualquer uma das opções de estágio fechado (Para Estágio), será necessário remover a regra de transição preexistente antes de habilitar a restrição para esse estágio.

O Bigin orientará os usuários durante esse processo com avisos apropriados.