Toda empresa que usa o Bigin precisa fornecer faturas, orçamentos e outros tipos de documentos comerciais, mas fazer isso manualmente todas as vezes é um processo trabalhoso. Em vez disso, os usuários do Bigin podem criar documentos comerciais personalizados usando os modelos de mesclagem do Zoho Writer, evitando a necessidade de recriar documentos sempre que forem necessários.

Disponibilidade

• Disponível para todas as edições do Bigin.

• Todos os usuários da conta Bigin podem criar modelos de mesclagem no Zoho Writer.

• Os modelos de mesclagem estão disponíveis na Edição Gratuita do Zoho Writer.

• Se você estiver usando o Zoho Writer (edição gratuita), terá 200 créditos gratuitos/mês/organização.

• Se você estiver usando o Zoho Writer (edição paga), terá 1000 créditos gratuitos/mês/organização.
  

Componentes dos Modelos de Mesclagem

Selecionar Fonte de Dados

Com este componente, você pode escolher outros aplicativos para integrar ao Zoho Writer.
Aqui, vamos selecionar o Bigin. Escolha a conta da organização desejada e seus respectivos módulos/pipelines.

Você também pode criar filtros para clientes, caso deseje enviar o documento apenas para determinados clientes.

Gerenciar Campos

Aqui, você pode escolher os campos que deseja adicionar ao documento comercial. Os campos disponíveis aqui também podem ser modificados, se necessário. Os campos são classificados em duas categorias:

Campos Principais:

Todos os campos disponíveis nos módulos Pipelines, Contatos e Empresas estarão disponíveis aqui. Você também pode incluir informações relacionadas às organizações e aos usuários.

Subformulários:

Todos os campos do módulo Produto ou Serviço estarão disponíveis na aba de subformulários, assim como os detalhes das listas relacionadas.

Além dos campos mencionados acima, você também pode incluir alguns campos avançados.

Pré-visualizar Documento
Com este componente, você pode obter uma pré-visualização rápida do documento criado, bem como uma visualização dinâmica dos detalhes do cliente.

Aqui, você não apenas pode pré-visualizar o documento, mas também baixá-lo ou enviá-lo por e-mail diretamente da página de visualização.

Quando Mesclar
As mesclagens podem ser acionadas ou agendadas para ocorrer em um determinado momento.

Escolher Saída
Com este componente, você pode definir o método de saída. O Zoho Writer fornece seis tipos diferentes de saída:

• Mesclar como um novo documento: A mesclagem é executada no primeiro registro correspondente.

• Mesclar e salvar como um arquivo individual: Os documentos criados são salvos como arquivos individuais em uma pasta do WorkDrive. Se você não tiver uma pasta no WorkDrive, poderá criá-la na hora. Os nomes dos arquivos podem ser dinâmicos com base nos campos selecionados.

• Mesclar e enviar e-mail: Isso enviará e-mails para todos os endereços de e-mail relevantes. Os e-mails podem ser incluídos como conteúdo no corpo do e-mail ou como anexo.

• Mesclar e enviar para coleta de assinatura: Para isso funcionar, o usuário deve ter uma conta no Zoho Sign. Isso se aplica a situações em que um documento precisa ser autorizado (assinado) antes de ser enviado. A ordem dos signatários pode ser modificada conforme necessário.
  
  

• Mesclar e invocar função personalizada: Os usuários também podem criar funções personalizadas além das configurações padrão fornecidas.

• Mesclar e enviar como formulário: O documento é enviado como um formulário.
  
  

Uma vez que a mesclagem é concluída, você pode visualizar o log. Você também receberá um e-mail confirmando a conclusão da mesclagem.

Nota: Se quiser enviar o documento mesclado apenas para determinados clientes, você pode aplicar filtros na aba Fonte de Dados.

Criar Modelos de Mesclagem

1. Acesse writer.zoho.com.

2. Clique no botão +Criar Novo. Na seção Modelos de Automação, selecione Modelo de Mesclagem > Criar do zero / Criar sobre PDF.

3. Crie o documento desejado com o contexto necessário. Você pode criar faturas, orçamentos, contratos legais, etc.

4. No painel à esquerda do seu documento, vá para Automatizar, e na seção Selecionar a fonte de dados, selecione Bigin e escolha o módulo/pipeline desejado.

5. Na seção Gerenciar Campos, vá até a aba Campos principais e clique nos campos que deseja adicionar ao seu modelo. Você também pode encontrar campos de outros módulos aqui.

6. Vá até a aba Subformulário para listar os detalhes do produto, como Produto, Preço de Lista, Quantidade, Total. Esses campos são buscados da lista relacionada Produtos no módulo de Pipelines.

7. Clique em Pré-visualizar Mesclagem para ver como o documento aparecerá ao ser enviado.

8. Na seção Quando Mesclar, escolha a opção apropriada.

9. Na seção Escolher Saída, você encontrará várias opções. Escolha as opções desejadas.

10. Salve a configuração ou clique em Executar Mesclagem conforme necessário.
    
    

Cenários
Suponha que você tenha uma empresa que vende carros. Você pode criar faturas, contratos, orçamentos de serviço e certificados no Zoho Writer e, em seguida, usar campos de mesclagem para incluir detalhes específicos do cliente, como nome, endereço, data da fatura, valor, e então mapear os campos no Bigin para os campos do documento. Com esse método, você pode enviar documentos personalizados para cada cliente usando um único modelo padrão, sem precisar adicionar novas informações manualmente a cada vez. Isso não apenas economiza tempo e esforço, como também garante consistência e precisão nos seus documentos.

Notas

• Cada mesclagem consome um crédito. Por exemplo, se você mesclar e enviar um arquivo por e-mail para cinco clientes, cinco créditos serão deduzidos.
  

• Merges adicionais podem ser adquiridos, se necessário. Acesse Zoho Writer > Painel do Usuário > Limite de Mesclagem > Comprar Limites de Mesclagem Adicionais.