O complemento File Cabinet permite que você troque arquivos com seus contatos de forma fácil. Por exemplo, Martin, da Zylker Insurance, precisa enviar um formulário de solicitação de seguro a cada cliente e depois coletar os documentos preenchidos e outros, como certificado de saúde, comprovante de identidade e dados bancários. Para cada cliente, Martin precisava enviar e receber os arquivos manualmente, sem uma forma direta de compartilhamento.

Com o complemento File Cabinet ativado para seus clientes, Martin pode gerar um link externo único do WorkDrive para o registro do cliente e compartilhá-lo com ele. Para garantir segurança, o cliente deverá se autenticar com uma conta Zoho (ou receberá um código OTP por e-mail, caso não tenha uma conta Zoho).

Após a verificação, o cliente pode fazer upload de arquivos diretamente no link, e eles ficarão disponíveis na seção Arquivos do registro no Bigin. Martin será notificado via Signals. Ele também pode usar o mesmo link para compartilhar arquivos com o cliente, que será notificado por e-mail.

Informações

Disponibilidade

• Edições: Express, Premier e Bigin 360

• Preço: US$5/mês/organização (aplicável apenas para Express e Premier)

Permissões

• Apenas usuários com perfil de Super Admin podem instalar/integrar o complemento.

• Qualquer perfil pode ativar o File Cabinet para registros de contato.
  

Como configurar o File Cabinet

1. Instalar o complemento File Cabinet

• Acesse Configurações > Integrações / Toppings

• Vá até a aba Built by Bigin

• Pesquise por File Cabinet e clique em Instalar

O Super Admin poderá conectar uma conta WorkDrive existente ou uma conta WorkDrive será criada automaticamente (Plano Essential com 5 GB de armazenamento ou 1 GB de teste).

⚠️ Se a conta do WorkDrive for individual, ela será convertida em Team Account, e todos os membros da organização terão acesso aos arquivos na pasta do Bigin.

2. Ativar o File Cabinet para contatos
Pode ser feito por:

• Página de detalhes do registro

• Ação em massa

• Workflows

Observações:

• Máximo de 500 contatos/usuário/dia

• É necessário que o WorkDrive esteja integrado antes
  
  

Via página do registro

• Acesse o módulo Contatos e abra o registro desejado

• Vá para a aba Arquivos

• Clique em Ativar File Cabinet

• Um link será gerado. Edite o conteúdo do e-mail, se desejar, e envie-o ao contato.
  
  

Via ação em massa

• No módulo Contatos, selecione os registros desejados

• Clique em Mais > Ativar File Cabinet

• Edite o conteúdo do e-mail, se necessário. Um link exclusivo será enviado a cada contato.
  
  

Via Workflows
Para automatizar a ativação com base em critérios. Exemplo: ativar automaticamente ao criar novo contato.

1. Vá em Configurações > Workflows > +Criar Regra

2. Escolha o módulo Contatos

3. Nomeie a regra e clique em Próximo

4. Em Ação no Registro, selecione Criado

5. Em Condições, selecione Todos os contatos

6. Em Ações instantâneas, clique em +Ativar File Cabinet

7. Defina nome da ação e edite o e-mail, se desejar

8. Clique em Salvar

Visualizando os arquivos enviados

Após ativar o File Cabinet, haverá duas abas na seção Arquivos de um registro:

• Arquivos Internos: enviados por usuários da organização (não visíveis para o cliente)

• Arquivos Externos: enviados pelo cliente via link ou enviados por usuários para o cliente

Para visualizar:

1. Vá ao módulo Contatos e abra o registro

2. Clique na aba Arquivos > Arquivos Internos / Arquivos Externos

Desativar o File Cabinet para um contato

• Vá para Contatos > Registro > Arquivos

• Clique no menu Ações do File Cabinet > Desativar File Cabinet

• Confirme clicando em Desativar

⚠️ Isso não desinstala o complemento, apenas desativa para aquele contato.

Desinstalar o complemento

Se não for mais necessário:

1. Vá em Configurações > Toppings > Built by Bigin

2. Pesquise por File Cabinet e clique em Gerenciar