Uma exibição de lista é o agrupamento de registros baseados em um conjunto definido de critérios. As exibições de lista são benéficas para exibir dados específicos do cliente de acordo com suas necessidades dos negócios. Por exemplo, você pode estar interessado em acompanhar os leads criados durante a última semana ou rever as tarefas em atraso ou talvez queira filtrar as grandes transações. A melhor maneira de lidar com essas situações é filtrar os registros usando as exibições de lista. Você também pode usar as exibições de lista para alterar os proprietários de registros, excluir registros e enviar e-mails em massa.

O Zoho CRM fornece um conjunto de exibições da lista Padrão que estão prontas para serem usadas por todos os usuários em sua organização. Além disso, você também pode criar exibições de lista e compartilhar com os colegas em sua organização.

• Exibições da lista padrão: você pode modificar as exibições padrão e classificar a ordem das colunas na lista. Você não pode excluir essas exibições de lista.
  
• Exibições de lista personalizada: você pode criar, modificar e excluir as exibições personalizadas e também pode classificar a ordem das colunas na lista. As informações serão registradas no registro de auditoria.
  

As Visualizações de lista são categorizadas da seguinte forma:

• Favoritas – Serão exibidas as visualizações que você marcou como favoritas.
  
• Criadas por mim – Serão exibidas as visualizações personalizadas criadas por você (o usuário).
  
• Compartilhadas comigo – Serão exibidas as visualizações personalizadas compartilhadas explicitamente com você por qualquer usuário na sua conta do CRM.
  
• Visualizações públicas – Serão exibidas as visualizações acessíveis a todos na sua conta do CRM.
  
• Exibições de outros usuários – Exibições personalizadas criadas por outros usuários em sua conta do CRM, que não aparecem nas categorias acima, serão exibidas. Somente os administradores poderão ver as exibições criadas por outros usuários.
  

Exibições da lista padrão

Esses são os conjuntos predefinidos de visualizações de lista que estão prontos para serem usados por todos os usuários na organização. Dependendo das suas necessidades, você pode modificar as exibições padrão e classificar a ordem das colunas na lista. No entanto, as visualizações de lista padrão não podem ser excluídas. Você pode selecionar uma visualização de lista na página inicial do módulo clicando no ícone  Visualização . Algumas exibições da lista padrão são: Todos os registros, Meus registros, Registros criados recentemente, Registros modificados recentemente, Registros visualizados recentemente etc.

Criar exibições de lista personalizada

Você pode definir critérios e criar sua própria visualização de lista, e os registros serão filtrados com base nos critérios definidos. É possível modificar, excluir e também classificar a ordem das colunas em uma visualização de lista personalizada. As visualizações de lista criadas pelo usuário são listadas em Criadas por mim.

Permissão necessária
Os usuários com permissão Gerenciar exibições personalizadas podem acessar este recurso.

Para criar exibições personalizadas

1. Clique na Guia [Módulo] .(Por exemplo: Leads, Contatos, Contas etc.)
   
2. Na página Inicial [Módulo] , mova o cursor do mouse para o menu suspenso da exibição da lista.
   
3. Clique no link Criar exibição .
   
4. Na página Nova exibição , faça o seguinte:
   
   • Digite o Nome da visualizaçãopersonalizada.
     
   • Marque como Favorita, se necessário.
     As exibições de lista personalizada marcadas como favoritas serão listadas em primeiro lugar no menu suspenso da exibição de lista.
   • Especifique critérios para filtrar os registros.
     As tags também podem ser usadas como parte dos critérios para filtrar registros. 
     
   • Selecione as colunas a serem exibidas no módulo.
     
   • Na seção  Compartilhar com , escolha quem pode visualizar esta exibição.
     
5. Clique em Salvar.
   

Especificação de critérios de exibição de lista

A tabela a seguir lista as opções de critérios para determinados tipos de campos:

Nota

1. Você pode adicionar até 25 critérios.
   
2. Especifique os números sem pontos. Por exemplo, especificar 15.000 como 15000.
   
3. Se você selecionar a opção  Nenhum , a exibição personalizada não será criada.
   
4. A opção Idade em dias é muito útil para a campos de Data e Hora. Ela pode ser usado para filtrar os registros como leads que foram criados nos últimos 15 dias, negociações que foram fechadas nos últimos 10 dias ou usuários cujas assinaturas foram renovadas nos últimos 5 dias.
   
5. Devido em dias é uma opção que permite definir critérios para os campos Data e Hora com base em um número específico de dias de vencimento. Por exemplo, se você deseja filtrar as negociações que serão fechadas em 6 dias, você pode criar uma exibição personalizada no módulo de negociações com o critério "Data de fechamento" "Devido em dias = 6".
   
6. O nome completo é uma combinação do Nome e do Sobrenome. O nome completo será mostrado nas exibições de lista do módulo Leads e contatos como Nome de lead e Nome de contato, respectivamente. 
   
7. Seleção de colunas da exibição de listas
   
8. Os detalhes !Criado por” e “Modificado por” serão mostrados na página de exibição personalizada.
   

Na seção Escolher colunas na caixa de listas  Colunas disponíveis , você pode selecionar as colunas que devem ser exibidas na Exibição de lista. Após selecionar as colunas na caixa de lista Colunas selecionadas , será possível alterar a ordem ou remover as colunas desnecessárias.

Nota

1. É melhor selecionar menos de 10 colunas para evitar rolagem horizontal na Exibição de lista.
   

Configurar permissões para a exibição de lista

Na seção Detalhes de accessibilidade , defina a acessibilidade do usuário para exibir as listas personalizadas. As seguintes opções estão disponíveis:

• Todos os usuários têm permissão para visualizar esta exibição personalizada.
  
• Mostrar esta exibição personalizada apenas para mim.
  
• Permitir que os usuários a seguir visualizem esta exibição personalizada.
  

Selecionar todos os registros em uma exibição de lista personalizada

A Zoho CRM permite que você selecione todos os registros que pertencem a uma determinada exibição personalizada de uma só vez.

Considere este cenário. Você deseja alterar o proprietário do registro de todos os leads na exibição personalizada chamada Leads de feiras de negócios. Digamos que você tenha mais de 20000 leads na exibição personalizada. É complicado navegar até a página "Próximo" e selecionar todos os leads em todas as páginas.

Em vez disso, você pode simplesmente clicar em Selecionar todos os [registros] nesta exibição e todos os 20000 leads serão selecionados de uma vez. Você poderá alterar o proprietário de todos esses registros com facilidade.

Para selecionar todos os registros em uma exibição personalizada

1. Vá para o módulo desejado.
   
2. Escolha a exibição da lista personalizada desejada.
   
3. Clique na caixa de seleção Selecionar tudo na primeira página.
   
4. Clique em Selecionar todos [registros] nesta exibição que é exibida.
   
   Todos os registros nessa exibição de lista serão selecionados.

1. Atualização em massa
   
2. Alterar proprietário
   
3. Excluir
   

Nota

1. O link Selecionar tudo [Registros] nesta exibição está disponível apenas nas edições Enterprise e Ultimate do Zoho CRM.
   
2. O link Selecionar tudo [Registros] nesta exibição não aparece em dois casos:
   
1. se houver mais de 50000 registros na exibição de lista personalizada.
   
2. se houver uma atualização em massa da exibição de lista em andamento
   
3. Suponha que você tenha uma regra de fluxo de trabalho para o módulo selecionado no qual as ações Atualização em massa/Alteração de proprietário/Exclusão estejam associadas de acordo com o acionador ou a ação. Vamos imaginar que você tem uma regra que diz que quando os “Leads de feiras de exposição são excluídos, enviar e-mail ao gerente de vendas”. Nesse caso, a regra do fluxo de trabalho será executada se o total de registros selecionados for menor que 1000. Se mais de 1000 registros forem selecionados na exibição de lista, a regra de fluxo de trabalho não será executada.
   

Editar padrões de critérios

O Editor de padrões de critérios nas exibições de lista personalizada ajudam a definir os filtros avançados usando lógica simples como  e / ou.

Permissão necessária
Os usuários que têm acesso à exibição de lista personalizada podem usar essa opção.

Nota

1. Você pode especificar um máximo de 25 critérios para uma exibição de lista.
   

Para editar padrões de critérios

1. Clique na guia Módulo .
   
2. Selecione uma Exibição de lista na lista suspensa.
   
3. Clique em Editar.
   
4. Na página Editar exibição , revise seus critérios existentes e clique no link Alterar padrão .
   
5. Na caixa Editor de padrão , modificar filtros e clicar no link Salvar .
   
6. Salvar a exibição personalizada modificada.
   

Exemplo:
você gostaria de filtrar os leads registrados para um visitante do site ou feira de negócios da Califórnia ou Texas, e cujo setor é grande empresa.

A Origem do Lead contém o “Visitante do site ou Feira de Negócios” e o estado é “Califórnia ou Texas” e o setor é “Grande Empresa”

É possível criar esses critérios facilmente usando a opção Critérios fornecida abaixo:


O padrão de critérios será definido automaticamente como:
Como o padrão de critérios não corresponde ao requisito, você pode editá-lo como:

1. Parênteses: ( )
   
2. e/ou operadores
   
3. Número de linhas do critério
   

Pontos a lembrar

1. Quando a caixa de seleção Alterar padrão estiver aberta, você não pode adicionar nem excluir uma linha de critérios na seção Especificar critérios .
   
2. A precedência do operador não será levada em consideração se você não especificar os parênteses. Por exemplo, se você especificar os critérios como 1 ou 2 e 3, será considerado como ((1 ou 2) e 3)
   
3. Você pode alterar e ou ou das linhas de critérios e isso será atualizado no editor abaixo.
   
4. Você pode alterar a condição e ou ou  no padrão e isso será atualizado nas linhas acima.
   
5. Se você especificar e salvar 1 e 2 , na edição da exibição do padrão será mostrado como (1 e 2). Para (1 e 2) ou 3 , o padrão será mostrado como ((1 e 2) ou 3)
   
6. Se você adicionar mais linhas no editor e excluir uma a uma, parênteses adicionais serão exibidos no padrão. Por exemplo, se houver 5 linhas adicionadas e você excluir a 4a fileira, ela será mostrada como ( ( ( ( 1 e 2 ) ou 3) )ou 4 ) e se a 3a fileira for excluída novamente, ela será mostrada como ( ( ( ( 1 e 2 ) ) ) ou 3 ). Se a primeira linha for excluída, ela será mostrada como ( ( ( ( 1 ) ) ) ou 2 ). No entanto, depois de salvar os critérios, ela se tornará ( 1 ou 2 ). ( ( ( 1 e 2 ) e 3 ) ) será exibido se o último critério for excluído.
   
7. Certifique-se de não usar o seguinte, pois é inválido: (), (e), (ou)
   
8. Se os parênteses não corresponderem, serão tratados como inválidos.
   
9. Você receberá uma mensagem de erro, se o número de linhas e os números fornecidos no padrão não coincidirem, e além disso, se houver números faltando no padrão especificado.
   
10. Os botões Salvar e Cancelar  na exibição personalizada ficarão ocultos durante a edição do padrão de critérios.
    
11. No caso de faltarem os parênteses finais, haverá uma diferença no editor de padrões de critérios e seu modo de exibição.
    

    Seu Padrão de Critérios no Editor	Seu Padrão de Critérios no Modo de Exibição
    (1 e 2) ou (3 e 4)	((1 e 2) ou (3 e 4))
    1 e 2 e 3 e 4	(1 e 2 e 3 e 4)
    (1 ou 2) e (3 ou 4)	((1 ou 2) e (3 ou 4))

Nota

1. Essa opção é suportada para os módulos Leads, Contas, Contatos, Negociações e módulos personalizados.
   
2. A hora da última atividade nos critérios de exibição de lista e a hora da Última atualização na página Detalhes do Registro são as mesmas.
   
3. Você pode usar estes critérios somente para as exibições de lista personalizada.
   

Permissão exigida
Os usuários que têm acesso à exibição de lista personalizada podem usar essa opção.

As atividades e atualizações que serão registradas como hora da Última Atividade:

1. o nome da exibição
   
2. critérios usados para criar a exibição personalizada
   
3. colunas exibidas na visualização
   
4. permissão de compartilhamento de exibição personalizada 
   
   

A exibição personalizada pode ser bloqueada pelos administradores do CRM e aqueles que têm permissão para gerenciar a exibição personalizada. Ela pode ser desbloqueada somente pelos Administradores do CRM e pelo usuário que criou a exibição personalizada.

1. Clique na guia [Módulo].( Por exemplo, Leads, Contatos, Contas, etc.)
   
2. Na exibição da lista Módulo, clique no menu suspenso Exibir e selecione + Nova exibição personalizada.
   
   
3. Na página Criar nova exibição, marque a caixa de seleção Bloquear esta exibição a partir de outras alterações.
   Essa opção será exibida somente se você compartilhar a exibição.
   
   
4. Clique em Salvar.
   

Editar exibição da lista padrão

1. Clique na aba [Módulo] . (Por exemplo, Leads, Contatos, Contas etc.)
   
2. Na página Inicial [Módulo] , selecione a exibição de lista que você deseja editar.
   
3. Clique no link Editar .
   
4. Na página Editar exibição , selecione e mova os campos para a caixa de lista Colunas disponíveis .
   Depois de selecionar as colunas, você pode alterar a ordem das colunas ou remover colunas desnecessárias da caixa  Colunas selecionadas .
5. Clique em Salvar.
   

Trabalhar com a exibição de lista

1. Definido pelo sistema: Filtra registros usando campos definidos pelo sistema, como registros tocados, registros intocados, listas relacionadas, atividades etc.
   
2. Atividade do site: Filtra registros usando campos como bate-papos, navegador, mecanismo de pesquisa etc. Observe que esta seção será exibida somente se o SalesIQ estiver ativado.
   
3. Filtrar por campos: Filtra os registros com base nos diferentes campos do módulo. Os campos padrão e personalizado podem ser usados para localizar registros.