Aperçu des modules de Zoho Projects

Aperçu des modules de Zoho Projects



Dans cet article nous découvrirons les différents modules dans Zoho Projects qui vont vous permettre de gérer vos projets en stimulant la productivité, en améliorant la transparence du projet et en fournissant une vision claire à l'équipe.

ACCUEIL

L'accueil ou le tableau de bord de Zoho Projects vous donne deux vues;
  • La vue personnelle où vous allez trouver les détails sur l'ensemble des projets dont vous faites partie. Cette vue peut être personnalisée.
  • La vue portefeuille où vous avez un aperçu des détails de l'ensemble des projets du portail de votre organisation. Un compteur affiche les statistiques relatives à vos projets, tâches, problèmes, clients et groupes de projets. Le time line du projet Gantt donne un indicateur visuel du calendrier du projet et de son état d'avancement.

FLUX

Par défaut, les flux sont affichés pour tous les projets. Sous le module "Flux", il y a trois onglets :
  • Flux - Flux est un système automatisé qui enregistre les activités dans vos projets. Chaque fois que des utilisateurs effectuent des activités dans les projets auxquels vous êtes associé, vous recevrez des mises à jour. Vous pouvez également partager vos avis sur ces flux en les commenter et même ajouter des pièces si nécessaire.
  • Statut - Sous l'onglet "Statut", vous trouverez les mises à jour du statut d'activité de tous les utilisateurs de tous les projets desquels vous faites partie. Il vous permet de connaître les statuts récemment publiés par vos collaborateurs.
  • Flux d'activités - Les activités de tous les utilisateurs dans les projets sont affichées dans une vue chronologique, ce qui vous permet d'être informé sur les activités des membres de votre projet au quotidien et de savoir qui fait quoi. Vous pouvez également accéder à une chronologie spécifique pour vérifier l'activité particulière exécutée par votre membre du projet.

Vérifier les flux pour un projet spécifique

  • Depuis la liste déroulante de "Sélectionner un projet", choisissez un projet. Le flux s'affiche pour ce projet spécifique.

DISCUTER

Il s'agit d'une fonction de collaboration interne qui vous permet de mener des discussions par chat ou par les réunions audio-vidéo avec les personnes associées à vos projets.

Entamer une conversation

  • Sélectionnez "Converser par discussion" depuis la liste déroulante.
  • Cliquez sur "La nouvelle conversation".
  • Sélectionnez le nom du projet, ajoutez le titre de la discussion.
  • Ajoutez les participants parmi les collaborateurs du projet sélectionné.
  • Cliquez sur "Ajouter".
  • Une nouvelle fenêtre de chat s'affiche et est prête à entamer la discussion.
  • Les participants peuvent toujours revenir à "Discuter" et cliquer sur le chat pour communiquer.
  • Les participants peuvent accéder aux anciens chats à partir de l'onglet " Anciens salons de discussion"

Entamer une réunion

  • Sélectionnez "Discuter via Meeting" depuis la liste déroulante.
  • Vous pouvez suivre les indications à l'écran pour programmer la réunion.

CALENDRIER

Suivez toutes les activités de votre projet à l'aide du module Calendrier. Le calendrier vous permet d'organiser rapidement des réunions, des événements, de planifier des rendez-vous et de gérer des tâches et des problèmes. Il aide l'équipe à rester au top du planning. Il aide également l'équipe à identifier facilement les dates auxquelles elle est engagée afin qu'elle puisse planifier à l'avance et terminer son travail à temps.

Ajouter les activités dans le calendrier

Gérez les échéances de vos projets et les principaux éléments livrables avec vos modules de calendrier. Vous pouvez créer des jalons, des tâches, des événements, des étapes et des problèmes dans le calendrier. Vous pouvez également afficher toutes les activités de projet prévues pour des dates particulières dans votre calendrier.

   Programmer un événement dans votre calendrier

  • Cliquez sur "Ajouter une activité"
  • Sélectionnez le projet, ajoutez le nom de l'événement
  • Remplissez les autres détails demandés et enregistrez

   Programmer une tâche/ un problème / un jalon

  • Cliquez sur "Ajouter une activité"
  • Survolez sur l'icône des options complémentaires 
  • Choisissez parmi les options disponibles
  • Suivez les indications s'affichant sur l'écran.
  • Voilà : la tâche, le problème ou le jalon sont créés dans votre calendrier.

Avec l'option filtre, vous pouvez paramétrer les vues selon les projets, le statut, le type, les balises, etc.
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PROJETS

L'onglet projets donne un aperçu rapide de tous les projets auxquels vous participez. Les utilisateurs peuvent voir le statut du projet, le nombre de tâches accomplies, la date de début et de fin, les coûts prévus et réels, les détails du budget et bien plus encore. Les champs affichés peuvent être personnalisés pour afficher vos propres champs ou même désactiver des champs.

Personnaliser l'aperçu

  • Allez sur l'onglet "Projets"
  • Sélectionnez l'onglet " Personnaliser colonne".
  • Choisissez les colonnes que vous voulez activer ou désactiver.
  • Réorganisez les colonnes en glisser-déposer.
  • Depuis les affichages prédéfinis vous pouvez choisir les projets que voulez afficher ou même créer une vue personnalisée.

Modifier / supprimer un projet

  • Survolez sur le projet que vous voulez modifier/ supprimer
  • Depuis l'onglet paramètres à coté, vous pouvez soit modifier, supprimer ou archiver un projet

Les modèles de projet

Les modèles de projet peuvent vous aider à gérer votre travail plus efficacement. Vous n'avez pas à saisir les mêmes tâches à plusieurs reprises, ce qui vous permet de gagner du temps et d'être plus productif. Les modèles de projet sont accessibles à partir de la vue de la liste des projets.

Créer un modèle de projet

  • Allez sur l'onglet "Projets"
  • Depuis la liste déroulante à gauche, sélectionnez " Modèles de projets"
  • Cliquez sur "Nouveau modèle"Sélectionnez la mise en page du projet que vous souhaitez appliquer au modèle. Si vous n'avez pas créé de mise en page de projet, la mise en page standard sera affichée dans la liste déroulante.
  • Remplissez les détails demandés.
  • Cliquez sur "Ajouter le modèle" et voilà : un modèle projet est créé.

Dans l'article suivant nous verrons le module "Rapports" de Zoho Projects.

N'hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

L'équipe Zoho France
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    • Sticky Posts

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      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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      Hello, our Zoho calendar recently does not send the calendar invites to emails with hotmail and yahoo domains and comes back with a "soft bounce". other domains like Gmail works fine. Also sending "email" to the same emails to the above domains work well

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      Suddenly we cant send mail, we are getting this error for all outbound mail to multiple domains.

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      I'm attempting to make an intentional Zoho Flow loop using the below layout. However, when "WithinLimit" condition is met, the program fails to execute the action "Get & Add Request Co..." again. Is this by design? Is Zoho Flows unable to repeat actions

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      Last modified on 01/04/2024: Cadences is now available for all Zoho CRM users in all data centres (DCs). Note that it was previously an early access feature, available only upon request, and was also known as Cadences Studio. As of April 1, 2024, it's

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      We are exploring ways to enhance our within Zoho CRM. Our Goal: We want to fully integrate RingCentral with Zoho CRM to enable click-to-call functionality for our sales team. However, to comply with data privacy regulations and protect customer contact

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      Hi, My team and I have been having this constant issue of cliq not working when connected to an airplane's wifi. Is there a reason for this? We have tried on different Airlines and it doesn't work on any of them. We need assistance here since we are constantly

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      I just switched everything over to ZoHo books, but I am trying to find out why the CRM Estimates, Invoices, and Sales Orders created in ZoHo CRM are not then duplicated in ZoHo Books? I had Quickbooks before, and had to do everything twice, I thought

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      Is there any way we can integrate Zoom Phone with Zoho CRM while ensuring that customer phone numbers remain masked? We need a solution where agents can make outbound calls but cannot see customer phone numbers. Please let us know if there is any solution

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      How do we turn off the setting that emails reminders to everyone who has accepted or declined a calendar invite? If 8 of us have been invited to the same meeting, we receive 8 notifications for every step of the process, from invitation to decision.

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      Is it possible to set the default sorting options on the related lists. For example on the Contact Details view I have related lists for activities, emails, products cases, notes etc... currently: Activities 'created date' newest first Emails - 'created

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      I have a contact that manages different accounts, so he needs to see the invoices of all the companies he manage in Portal but I found it not possible.. any idea? I tried to set different customers with the same email contact with the portal enabled and

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      I believe the Zoho for Desktop app is built using a proprietary protocol. For the growing number of people using services such as odrive to sync multiple accounts from various providers (Google, Dropbox, Box, OneDrive, etc.) it would be really helpful if you implemented standard protocols such as WebDAV / FTP / SFTP so that alternative inc clients can be used.

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      I am doing a widget where I send a rest api call to make a new draft to the ticket I am viewing. The issue is sometimes it refresh a ticket view and I can see inserted draft right away, but sometimes I do not see it even if it is inserted correctly and

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      I provide services, I do not sell items. In each estimate I send I provide a customized job description. A two or three sentence summary of the job to be performed. I need to be able to include this job description on each estimate I send as it's a critical

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      Hi, I have set up a Supervisor Rule in Zoho Desk to send an email alert when a ticket has been on hold for 48 hours. Is there a way to change it so that the alert only sends once and not on an hourly basis? Thank you Laura

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      Had email bounce. Let me know if you can fix this. Thanks. Michael

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      Hi, I see that the example pages load always one of our related lists in a custom template, but I dont know how to work with that:  1) How can i make my own custom templates for related lists?  2) Where and how can i check out existing custom templates?

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      Rockel is a top-tier client of Zylker traders. Marcus handles communications with Rockel and would like to add Terence, the CTO of Zylker traders to the email conversations. In this case, the emails coming from user address rockel.com should have Terence

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      Just signed up and doing my first email test. I sent it to my google email account but it got flagged as Dangerous" due abnormal characters. My DNS setup looks ok. Page snips attached Help Please Thanks, Rick DC PowerWorld

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      I am writing a scheduled function that retrieves all the tasks and send an reminder on cliq. I cannot seem to find a API to fetch tasks (by user / board / section) What are the way to fetch tasks?

    • Having trouble fetching contents of Zoho Connect Feeds using the API, requesting alternative API documentation.

      I'm trying to retrieve feed/post data from Zoho Connect using the API but facing challenges with the current documentation. What I've tried: OAuth authentication is working correctly (getting 200 OK responses) Tested multiple endpoints: /pulse/nativeapi/v2/feeds,

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      Does anyone know how to add the related account name to a task?  When we look at the list of activities and when the reminders pop up, there is no way of quickly seeing who the account is. 

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      Right now Im trying to have a zoho flow trigger on the labeling/classification of a file in a folder. Looking at the trigger options they arent great for something like this. File event occurred is probably the most applicable, but the events it has arent

    • SendMail to multiple recipients

      Hi, I'm trying to send an email to a list of recipients.  Right now the "to" field is directed to a string variable. (List variables won't work here). In the string variable, how can I make it work? trying "user@app.com;user2@app.com" or "user@app.com; user2@app.com" just failed to send the emails. Ravid

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      Hello, I found how to do that, but not in case of a subform. I have a Product form that has a subform for unit and prices. A product might have more than one unit. For example, the product "Brocoli" can be sold in unit at 3$ or in box of 10 at 25 $. Both

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      Minha maior dor hoje em usar o zoho é a gestão do meu estoque. Sou uma empresa de varejo e essa gestão é fundamental pra mim. Obviamente preciso que esse estoque seja visível no CRM, Inicialmente fiz através de módulos personalizados no próprio Zoho CRM,

    • Signup forms behaviour : Same email & multiple submissions

      My use case is that I have a signup form (FormA) that I use in several places on my website, with a hidden field so I can see where the contact has been made from. I also have a couple of other signup forms (FormB and FormC) that slight differences. All

    • getting error in project users api

      Hello, I'm getting a "Given URL is wrong" error when trying to use the Zoho Projects V3 API endpoint for adding users to a project. The URL I'm using is https://projectsapi.zoho.com/api/v3/portal/{portalid}/projects/{projectid}/projectusers/ and it's

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      Hi! Would it be possible to display the total of the value entered in the weekly time log in the same format that the user input? This could be an option in the general settings -> display daily timesheet total in XX.XX format or XX:XX.

    • Different Company Name for billing & shipping address

      We are using Zoho Books & Inventory for our Logistics and started to realize soon, that Zoho is not offering a dedicated field for a shipping address company name .. when we are creating carrier shipping labels, the Billing Address company name gets always

    • How to display historical ticket information of the total time spent in each status

      Hi All, Hoping someone can help me, as I am new to Zoho Analytics, and I am a little stuck. I am looking to create a bar chart that looks back over tickets raised in the previous month and displays how much time was spent in each status (With Customer,

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      Hello everyone! In the latest version(v3.10.10) of the Zoho Projects app update, we have brought in support for Global Web Tabs. You can now access the web tabs across all the projects from the Home module of the app. Please update the app to the latest

    • Zoho Community Weekend Maintenance: 13–15 Sep 2025

      Hi everyone, We wanted to give you a heads-up that Zoho Community will undergo scheduled maintenance this weekend. During this period, some community features will be temporarily unavailable, while others will be in read-only mode. Maintenance Window:

    • Agent Performance Report

      From data to decisions: A deep dive into ticketing system reports An agent performance report in a ticketing system provides a comprehensive view of how support agents manage customer tickets. It measures efficiency and quality by tracking key performance

    • Show both Vendor and Customers in contact statement

      Dear Sir, some companies like us working with companies as Vendor and Customers too !!! it mean we send invoice and also receive bill from them , so we need our all amount in one place , but in contact statement , is separate it as Vendor and Customer, 

    • URL validation

      We use an internal intranet site which has a short DNS name which Zoho CRM will not accept.   When attempting to update the field it says "Please enter a valid URL". The URL I am trying to set is http://intranet/pm/ Our intranet is not currently setup with a full DNS name and given the amount of links using the shortname probably isn't a feasible change for us.

    • Pourquoi dans zohobooks version gratuite on ne peut ajouter notre stock d'ouverture??

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      One issue I keep running into is as I show or hide columns in reports, the column widths get weird. Some columns have text cut off while others can take a fourth of the page for just a few characters. I checked report layout guides and my settings, but

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